5 dicas para um orçamento de pessoal bem-sucedido

Data 14/10/2016

orçamento de pessoal

Quando o ano vai se aproximando do fim, a maior parte das empresas começa a planejar seus gastos para o ano seguinte. Nesse cenário, o RH fica encarregado de um grande desafio: realizar o orçamento de pessoal. Também chamada de orçamento de Recursos Humanos, essa prática é fundamental para a projeção dos custos, gastos e investimentos que a empresa terá relacionada aos seus colaboradores.

Apesar da relevância do orçamento de pessoal dentro das companhias, chegar ao resultado preciso ainda demanda muito trabalho, pois envolve diversas áreas. Não obstante às dificuldades enfrentadas na elaboração do planejamento, há outros imprevistos relacionados à execução do orçamento em si. Pensando nisso, listamos algumas dicas para apoiar você na elaboração desse documento:

1 – Defina o plano de contas e as regras de cálculo

A primeira dica para desenvolvimento do orçamento de pessoal é delimitar o plano de conta. Esse plano nada mais é do que um conjunto de cálculos e agrupadores de operações financeiras que permite a análise do orçamento em vários níveis. Por exemplo, ao definir os valores que serão desembolsados com salário, a empresa precisa delimitar as regras de cálculos das horas extras e das comissões. As regras de cálculos são as variáveis que compõem cada item do plano de conta. Em resumo, esse é o momento de definir a maneira que será detalhada a versão final do orçamento, ou seja, que premissas ele deve ter.

2 – Defina o headcount

No orçamento de pessoal, definir o headcount significa calcular a quantidade de colaboradores efetivos, as vagas em aberto e o aumento de quadro. Isso é necessário, segundo o Diretor Executivo da EY, Rogério Bretas, porque o custo relacionado a contratação de pessoas carrega outras despesas indiretas vinculadas a essa atividade. “Se a empresa contrata, é necessário ter estação de trabalho, espaço, computador e benefícios a mais. Então, é importante estar atento a esses custos, porque proporcionalmente outros também podem ser impactados”, explica o diretor.

3 – Faça análises e variações

Nem sempre é possível ter um orçamento 100% preciso, mas é fundamental realizar várias simulações, tendo em vista os principais cenários da organização. De acordo com o Gerente Geral de Relações Sociais, Remuneração e Benefícios da América Latina da Peugeot Citroën, Moacyr Santos, apesar das incertezas ao realizar o orçamento de pessoal, ter um planejamento ajuda na tomada decisão. “Além de conferir à empresa informações mais robustas, o orçamento permite a antecipação de vários acontecimentos, possibilitando que a organização se prepare para os diversos cenários. Também ajuda as empresas a definir previamente estratégias em relação a eventos do futuro, viabilizando uma reação rápida e com menor impacto nos custos da organização”, pontua Moacyr.

4 – Automatize os processos

Conseguir fechar um orçamento de pessoal sem erros não é uma tarefa fácil, pois são necessários vários cálculos. Por isso, o investimento em tecnologia é essencial. Rogério Bretas ressalta que a falta de informatização prejudica o tempo de reação das empresas, nos casos em que o orçamento de pessoal sofre alteração. “Quanto mais informatizada a empresa estiver, maior será sua velocidade de reação. Dessa forma, ela conseguirá realizar as atividades vinculadas ao orçamento rapidamente e terá ganho de produtividade”, ressalta Rogério.

5 – Acompanhe durante todo o ano

Também conhecida como forecast, essa é uma importante etapa que tem por objetivo comparar o que foi orçado com o realizado. “O orçamento não pode ser visto como uma peça parada no tempo. Ele precisa ser dinâmico e revisto periodicamente. É necessário que essas revisões sejam feitas tendo em vista perspectivas futuras. Por exemplo, se o ano tem 12 meses e já se passaram três, é preciso ver se o orçamento está sendo cumprido. Se não, qual é a perspectiva para os próximos nove meses restantes?”, questiona o Diretor Executivo da EY, Rogério Bretas.

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