As cinco maiores dificuldades no gerenciamento de tarefas

Data 15/12/2014

Sabe por que o gestor passa por tantas dificuldades? Porque é só ele(a) que consegue resolvê-las. Eu sei que não é fácil lidar com toda essa responsabilidade, mas manter as demandas dos projetos em ordem também não precisa dar tanto trabalho. Por isso, para cada problema que você disser que enfrenta no gerenciamento de tarefas da sua equipe, propomos uma solução. Aqui vai:

1. Minha equipe não faz o que eu peço

Mas sua equipe sabe o que fazer primeiro? A raiz do mal-entendido está em dois problemas: um briefing mal explicado e a má comunicação das prioridades. Além disso, quando uma tarefa é complexa, maior a chance de confusão. Em vez de mandar um e-mail cada vez que se lembrar de um novo detalhe, meu conselho é que você quebre grandes tarefas em várias menores. Dessa maneira, será mais fácil para seus colaboradores entenderem e para você mensurar o tempo e o dinheiro gastos. Além disso, confira se você não está demandando demais de uns do que de outros.

2. Não tenho tempo para minha vida pessoal

Se você dormir 8h e trabalhar 12h, você ainda terá 4h livres para sua vida pessoal, todos os dias. Cabe a você estimar quanto tempo pode levar em cada compromisso, e a qualidade desse tempo. Afinal, 1h bem gasta é muito melhor do que 3h de estresse ou de pouco comprometimento. Com planejamento, seu tempo será gasto com muito mais prazer.

3. Sou cobrado de todos os lados

A diretoria espera por resultados, enquanto sua equipe espera por orientação. Você não conseguirá evitar isso, mas poderá administrar esse cabo de guerra em que a corda é você. Agende um horário na sua semana para gerar e interpretar seus relatórios gerenciais e de custos. Com esses dados, identifique soluções, apresente novas ideias à diretoria, reduza os gargalos dos processos. Por outro lado, você também estará munido para fazer uma avaliação de desempenho dos seus colaboradores. Reserve um dia a cada seis meses para esse feedback individual.

4. Minha equipe tem vários “chefes”

Você pode ter passado por empresas nas quais as demandas vêm de todos os lados, de vários pseudochefes, e isso é algo natural naquelas organizações. Acontece que a falta de um fluxo de trabalho ordenado atrasa tarefas importantes que estavam em dia e cria uma pilha só de urgências. Em situações de crise, isso só tende a se agravar. Mas você pode delimitar quem deve receber ordens de quem, deixando claro para os demais gestores. Fora dessa hierarquia, nada feito, combinado? No começo você poderá encontrar resistência, mas depois ficará claro para todo mundo que essa é a melhor forma de trabalhar.

5. Não consigo tomar decisões satisfatórias

Bibianna Teodori, consultora italiana e fundadora da Positive Transformation Coaching, lista dez passos para você chegar mais perto da resolução dos seus problemas:

1. Defina o problema e descreva a situação com base no que você e sua equipe/empresa têm: conhecimento, habilidades, comportamento, pensamentos e sentimentos.

2. Investigue o que realmente está causando a situação ou o problema. É com a equipe? É um problema da empresa? Ou é pessoal?

3. Quais serão as mudanças concretas que, se realizadas, comprovariam que o problema foi resolvido? O que mudará? Em quanto tempo?

4. Crie soluções potenciais para o problema. Para isso, imagine que ele desapareceu e identifique o que mudou. Explore as diferenças e identifique os passos para implementar um plano de ação até chegar ao futuro ideal.

5. Selecione a melhor ou as melhores soluções definidas no item anterior.

6. Avalie as que teriam falhado e por que você não se deu conta de que isso poderia acontecer.

7. Investigue os potenciais obstáculos para as soluções definidas no item 5.

8. Converse com os envolvidos para fazer um plano de ação.

9. Acompanhe a implementação do plano de ação.

10. Monitore, reveja o progresso do plano e, finalmente, mensure os resultados.


Essa dica foi publicada no Blog RunRun it, em 09/12/2014

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