Checklist definitivo sobre o eSocial para empresas

Data 17/01/2017
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Recursos humanos, departamento pessoal, tecnologia da informação, medicina e segurança do trabalho. Esses são só alguns dos departamentos que o eSocial irá movimentar. Mas, independentemente de qual seja o departamento responsável na sua companhia pela condução das adequações, existem alguns itens básicos que não podem passar despercebidos.

Se você é a pessoa que está à frente desse projeto, precisa conferir se essas etapas estão sendo bem conduzidas:

1 – Orçamento para o eSocial

Todo ano as empresas realizam seu planejamento para o período que está por vir. Geralmente, nele são realizadas as definições de orçamentos e contratos com os fornecedores. Por isso, vale lembrar que o eSocial precisa ser um dos temas prioritários contemplados no orçamento.

  • A empresa já realizou uma avaliação da infraestrutura técnica que dará suporte às operações do eSocial, por exemplo, acesso à internet, performance dos servidores, dentre outros?
  • Já avaliou a possiblidade de automatização dos processos através de fluxos de workflow, por exemplo?
  • As informações exigidas pelo eSocial estão automatizadas e os sistemas que gerenciam essas informações estão atualizados com a última versão do layout?
  • A empresa possui mais de um fornecedor envolvido nos processos que envolvem o eSocial? Se sim, as integrações necessárias entre esses fornecedores já foram mapeadas?
  • Será necessário contratar mais colaboradores para apoiar na adequação?
  • Os funcionários estão capacitados? Há necessidade de investir em treinamentos?
  • Sua empresa já possui certificado digital? Ele está atualizado?

Ao responder essas perguntas sua empresa terá a dimensão de quanto será necessário investir para ficar em dia com o eSocial. Por isso, vale a pena reforçar junto à presidência a necessidade de reservar um investimento exclusivo para o projeto.

2 – Definição de escopo e cronograma

Além de garantir que o eSocial estará contemplado no orçamento, também é necessário mapear as atividades que precisam ser realizadas para que os dados sejam entregues dentro do novo formato. Ou seja, definir o escopo do projeto na empresa, pois cada organização tem cultura e complexidade diferentes. Por isso, é importante entender quais processos terão que ser revistos e quais departamentos deverão ser envolvidos nessa adequação.

Para levantar esses dados, é preciso realizar as seguintes ações:

  • Mapear todas as informações exigidas nos layouts do eSocial e quais departamentos são responsáveis por elas atualmente;
  • Identificar possíveis “gaps” e fazer um plano de ação para saná-los;
  • Estabelecer uma matriz de responsabilidade entre as áreas envolvidas;
  • Avaliar a aderência à legislação vigente e às convenções coletivas sobre cumprimento dos prazos legais, incidências das rubricas, exposição a vínculo de emprego, dentre outras medidas;
  • Identificar possíveis divergências na prestação de informações entre as diversas obrigações do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e o eSocial.

Confira os novos prazos para cada evento do eSocial!

3 – Acompanhar de perto os fornecedores de software

Outro ponto fundamental do processo de adaptação ao eSocial, é o relacionamento com os fornecedores de software que irão suportar a parte de automatização do envio das informações ao ambiente digital do governo federal.

A Diretora Executiva da Nith Treinamentos, Zenaide Carvalho, reforça que embora o governo acene uma simplificação dos processos, o começo será de muitos ajustes, por isso a necessidade de estreitar a relação com as empresas de soluções tecnológicas. “Eu sempre oriento as pessoas a estudarem bastante sobre eSocial, ajustar as rotinas e cobrar dos seus fornecedores de sistemas, mais suporte e acompanhamento. Esse período pré e pós-implantação será muito difícil, por isso as companhias vão precisar de toda ajuda possível”, destaca a especialista.


Sua empresa está preparada para o eSocial? Os sistemas dos seus fornecedores já estão atualizados com o último leiaute do projeto? Confira como estamos ajudando a Leão Alimentos e Bebidas no processo de adequação ao eSocial!


 

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