Como administrar seu tempo

Data 04/05/2010

 

As vantagens obtidas pela administração do tempo são infindas, entre elas, obter mais controle do seu trabalho; tornar o trabalho mais fácil; economizar tempo; definir o que é realmente importante para você e conseguir fazer o que é importante para você, que hoje você deixa de fazer por falta de tempo.

O 1º passo, e com certeza o mais importante, é que você pare e faça uma reflexão sobre as perguntas abaixo:

  • No último bimestre, quantas atividades você fez que realmente proporcionaram diferença em sua vida?
  • Foram atividades que trouxeram resultados reais para sua vida pessoal e profissional? Estavam relacionadas com sua missão, objetivos ou pessoas importantes para você?
  • No último mês, quanto tempo foi dedicado à resolução de problemas urgentes?
  • Na última semana, quantas vezes você utilizou seu tempo em atividades que nada têm a ver com seus objetivos?

Após essa reflexão, está na hora de colocar o planejamento do seu tempo em prática. O processo é mais simples do que se imagina, basta identificar a sua tríade do tempo através do método das três esferas. As três esferas juntas compõem a forma que você utiliza seu tempo e não há interseção entre elas. 
 

Identificando sua Tríade

A Esfera da Importância

Nesta esfera as atividades são relacionadas com nossas metas, projeto de vida, sonhos e visão de futuro.

  • Tarefas importantes têm prazo suficiente para serem feitas. Do contrário seriam urgentes;
  • São pessoais, importantes para você;
  • Proporcionam algum prazer em serem executadas;
  • Trazem algum resultado positivo;
  • Em geral são espontâneas.

Certa vez perguntaram a Buda o que mais o surpreendia na humanidade e ele respondeu: “Os homens que perdem a saúde para juntar dinheiro e depois perdem o dinheiro para recuperar a saúde. Por pensarem ansiosamente no futuro, esquecem o presente, de tal forma que acabam por nem viver no presente nem no futuro. Vivem como se nunca fossem morrer e morrem como se nunca tivessem vivido.”

Escreva algumas atividades importantes que você gostaria de fazer nos próximos dias: 
 

Atividades Importantes Data
   
   
   

A Esfera da Urgência

  • É toda tarefa que deve ser feita imediatamente, que gera algum tipo de problema se não for executada;
  • O mundo globalizado é dependente da urgência;
  • Uma tarefa importante pode se tornar urgente se não for feita no tempo previsto.

A Esfera das Circunstâncias

  • Qualquer tipo de atividade que você é levado a fazer em função de uma situação, condição, ambiente ou outra pessoa – sem a sua vontade total.
  • Você deixa as circunstâncias tomarem conta da sua vida quando está na posição de passageiro e deixa que a vida faça escolhas para você;
  • Nela você está colocando sua vida e seu destino nas mãos da sorte. Do que der e vier.
  • Por exemplo: Alguém te chama para tomar um café, você está cheio de coisas para fazer, mas acaba indo, porque, afinal de contas…

Agora vamos conhecer a Tríade Ideal:
 

Diminuindo a Esfera da Urgência

 

Pense nas atividades urgentes que você teve que resolver na última semana e responda as perguntas abaixo:

  1. Por que esta atividade era urgente?
  2. Como eu poderia ter prevenido a urgência dessa atividade?
  3. Que atividades posso planejar para evitar essa urgência?
  4. É possível pedir para alguém me ajudar com essa atividade?

A melhor forma de prevenir as urgências é o planejamento. Todas as suas urgências já foram importantes.

Dicas para diminuir a Esfera da Urgência

  • Planeje, planeje e planeje;
  • Faça previsões de coisas que podem se tornar urgentes;
  • Quando uma urgência aparecer, aprenda com ela;
  • Se possível, tente delegar a urgência para alguém que possa te ajudar;
  • Aja imediatamente sobre a urgência;
  • Não entre em pânico.

Diminuindo a Esfera das Circunstâncias

Para fugir das circunstâncias além de disciplina e planejamento é necessário mudar hábitos, e isto exige ATITUDE.

  • Definir objetivos para serem alcançados;
  • Manter o foco;
  • Saber dizer não.
  • Pense nas tarefas circunstanciais da semana passada.
    – Quantas poderiam ser eliminadas com um simples não?
    – Quantas não tinham nada a ver com seus objetivos?
    – Quantas poderiam ter sido delegadas?

Dicas para diminuir a Esfera das Circunstâncias

  • Seja sincero.
  • Não aceite chantagens;
  • Seja simpático, sem agressividade ou mentiras;
  • Não tenha medo e não volte atrás.

Assuma a responsabilidade

Se você quer realmente diminuir a esfera da circunstância e da urgência é preciso assumir a responsabilidade por essas decisões;

  • Assuma uma postura mais assertiva e proativa;
  • Comece a tomar iniciativa na sua vida, controlar seus sentimentos, e ser mais ativo.
  • Pare de culpar os outros por tudo.
  • Agradeça!

A coisa mais divina que há no mundo é viver cada segundo como nunca mais. Então organize sua tríade e viva seu tempo.

 

Fernanda Palácius é consultora de desenvolvimento pessoal e profissional e sócia da Crescimentum. Especialista em coaching de executivos e treinamentos comportamentais nas áreas de Comunicação, Técnicas de Apresentação, Negociação, Relacionamento Interpessoal, Liderança e Motivação.