As vantagens obtidas pela administração do tempo são infindas, entre elas, obter mais controle do seu trabalho; tornar o trabalho mais fácil; economizar tempo; definir o que é realmente importante para você e conseguir fazer o que é importante para você, que hoje você deixa de fazer por falta de tempo.
O 1º passo, e com certeza o mais importante, é que você pare e faça uma reflexão sobre as perguntas abaixo:
No último bimestre, quantas atividades você fez que realmente proporcionaram diferença em sua vida?
Foram atividades que trouxeram resultados reais para sua vida pessoal e profissional? Estavam relacionadas com sua missão, objetivos ou pessoas importantes para você?
No último mês, quanto tempo foi dedicado à resolução de problemas urgentes?
Na última semana, quantas vezes você utilizou seu tempo em atividades que nada têm a ver com seus objetivos?
Após essa reflexão, está na hora de colocar o planejamento do seu tempo em prática. O processo é mais simples do que se imagina, basta identificar a sua tríade do tempo através do método das três esferas. As três esferas juntas compõem a forma que você utiliza seu tempo e não há interseção entre elas.
Identificando sua Tríade
A Esfera da Importância
Nesta esfera as atividades são relacionadas com nossas metas, projeto de vida, sonhos e visão de futuro.
Tarefas importantes têm prazo suficiente para serem feitas. Do contrário seriam urgentes;
São pessoais, importantes para você;
Proporcionam algum prazer em serem executadas;
Trazem algum resultado positivo;
Em geral são espontâneas.
Certa vez perguntaram a Buda o que mais o surpreendia na humanidade e ele respondeu: “Os homens que perdem a saúde para juntar dinheiro e depois perdem o dinheiro para recuperar a saúde. Por pensarem ansiosamente no futuro, esquecem o presente, de tal forma que acabam por nem viver no presente nem no futuro. Vivem como se nunca fossem morrer e morrem como se nunca tivessem vivido.”
Escreva algumas atividades importantes que você gostaria de fazer nos próximos dias:
Atividades Importantes
Data
A Esfera da Urgência
É toda tarefa que deve ser feita imediatamente, que gera algum tipo de problema se não for executada;
O mundo globalizado é dependente da urgência;
Uma tarefa importante pode se tornar urgente se não for feita no tempo previsto.
A Esfera das Circunstâncias
Qualquer tipo de atividade que você é levado a fazer em função de uma situação, condição, ambiente ou outra pessoa – sem a sua vontade total.
Você deixa as circunstâncias tomarem conta da sua vida quando está na posição de passageiro e deixa que a vida faça escolhas para você;
Nela você está colocando sua vida e seu destino nas mãos da sorte. Do que der e vier.
Por exemplo: Alguém te chama para tomar um café, você está cheio de coisas para fazer, mas acaba indo, porque, afinal de contas…
Agora vamos conhecer a Tríade Ideal:
Diminuindo a Esfera da Urgência
Pense nas atividades urgentes que você teve que resolver na última semana e responda as perguntas abaixo:
Por que esta atividade era urgente?
Como eu poderia ter prevenido a urgência dessa atividade?
Que atividades posso planejar para evitar essa urgência?
É possível pedir para alguém me ajudar com essa atividade?
A melhor forma de prevenir as urgências é o planejamento. Todas as suas urgências já foram importantes.
Dicas para diminuir a Esfera da Urgência
Planeje, planeje e planeje;
Faça previsões de coisas que podem se tornar urgentes;
Quando uma urgência aparecer, aprenda com ela;
Se possível, tente delegar a urgência para alguém que possa te ajudar;
Aja imediatamente sobre a urgência;
Não entre em pânico.
Diminuindo a Esfera das Circunstâncias
Para fugir das circunstâncias além de disciplina e planejamento é necessário mudar hábitos, e isto exige ATITUDE.
Definir objetivos para serem alcançados;
Manter o foco;
Saber dizer não.
Pense nas tarefas circunstanciais da semana passada.
– Quantas poderiam ser eliminadas com um simples não?
– Quantas não tinham nada a ver com seus objetivos?
– Quantas poderiam ter sido delegadas?
Dicas para diminuir a Esfera das Circunstâncias
Seja sincero.
Não aceite chantagens;
Seja simpático, sem agressividade ou mentiras;
Não tenha medo e não volte atrás.
Assuma a responsabilidade
Se você quer realmente diminuir a esfera da circunstância e da urgência é preciso assumir a responsabilidade por essas decisões;
Assuma uma postura mais assertiva e proativa;
Comece a tomar iniciativa na sua vida, controlar seus sentimentos, e ser mais ativo.
Pare de culpar os outros por tudo.
Agradeça!
A coisa mais divina que há no mundo é viver cada segundo como nunca mais. Então organize sua tríade e viva seu tempo.
Fernanda Palácius é consultora de desenvolvimento pessoal e profissional e sócia da Crescimentum. Especialista em coaching de executivos e treinamentos comportamentais nas áreas de Comunicação, Técnicas de Apresentação, Negociação, Relacionamento Interpessoal, Liderança e Motivação.
04/05/2010 
