Como não desperdiçar a sua vida em reuniões

Data 17/01/2017
como otimizar tempo em reunioes

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Não importa se você trabalha em uma empresa grande ou pequena, reuniões fazem parte da rotina. Mas se você já chegou ao ponto de querer chorar só de ouvir a palavra “reunião”, talvez elas estejam sendo um verdadeiro desperdício de tempo.

Um dos piores sentimentos é o de que você perdeu uma hora de sua vida, ainda mais quando você está abarrotado de coisas para fazer. Pensando em melhorar esse quesito na sua vida, confira uma lista para tornar suas reuniões mais curtas e produtivas.

  1. Elimine problemas técnicos

Tempo gasto em falhas técnicas podem rapidamente ocupar metade de uma reunião. Isto acontece principalmente quando vamos nos comunicar com pessoas que não estão fisicamente presentes. É sempre melhor se certificar de que você tem tudo o que precisa antes da reunião começar.

  1. Planeje reuniões curtas

O tradicional encontro de uma hora pode arrastar-se para o que parece ser para sempre. Assim, o planejamento de uma reunião mais curta pode fazer maravilhas para a eficiência destes encontros.

Ao configurar uma reunião, desafie a si mesmo para ser realmente honesto sobre quanto tempo vai levar e agende um pouco menos de tempo do que você acha que precisa. Considere utilizar um despertador ou lembrete visível para todos para que saibam quanto tempo ainda possuem na reunião e sejam mais objetivos.

  1. Defina uma agenda e siga-a

A criação de uma agenda pode parecer uma prática antiga, mas na verdade é uma das formas mais funcionais de manter uma reunião na linha. Envie uma agenda um dia ou dois antes do tempo, e seja o mais específico possível. Tente o seguinte formato para cada tópico que você precisa discutir:

– Tópico [Quanto tempo quer gastar com ele]

* O que precisa ser preparado antes da reunião

* Que atualizações serão dadas durante a reunião

* Que perguntas precisam ser respondidas durante a reunião

  1. Mostre, não diga

Uma imagem fala mais que 1000 palavras e isso se aplica às reuniões, também! Imagens, gráficos e tabelas podem ajudar a comunicar de forma clara, em vez de falar cada ponto, para não mencionar e poupar tempo todos.

  1. Saiba como envolver todos

Sim, uma reunião deve ser sobre colaboração, mas quando todo mundo está tentando falar sua parte, a conversa pode rapidamente se perder. Então, tente procurar maneiras criativas para que todos possam participar sem necessariamente tomar todo o tempo de reunião.

  1. Corte reuniões que você não precisa realmente ir

Embora possa parecer que você precisa assistir a cada reunião que foi convidado, não há problema em optar por não participar, se a sua presença não é absolutamente necessária. Não tenha medo de priorizar o seu tempo e ser produtivo. Suas decisões podem afetar a sua equipe, por isso, é sempre bom usar bem o seu tempo.

Este post possui informações do 99jobs

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