Controle de tarefas: Manual para reuniões mais produtivas

Data 09/03/2015

“Por que eu ainda estou aqui?” Você se pergunta, e percebe que a reunião mal começou. Tudo bem, não é nenhum segredo que a maioria de nós prefere estar trabalhando. E você tem razão em preferir, porque é de reunião em reunião que horas e horas de trabalho são perdidas. Um estudo colaborativo entre Microsoft, AOL e Salary.com fez as contas de quanto tempo nós de fato trabalhamos. Acredite: são apenas três dias por semana, ou cerca de uma hora e meia por dia. O resto do nosso tempo é gasto, sobretudo, com reuniões improdutivas. Tudo o que a sua empresa não precisa é manter esse legado. Pelo contrário, tendo um controle de tarefas inteligente, seus convidados podem sair entusiasmados das tbloreuniões. Basta seguir estes passos:

5 requisitos para uma reunião produtiva

1. Sua reunião deve ter um propósito claro. Sem isso, pode facilmente se transformar em um encontro casual, que é qualquer coisa, menos produtivo.
2. Sua reunião deve ser convocada apenas para estar a par de uma decisão que já foi tomada. Não use reuniões para tomar decisões.
3. Sua reunião deve sempre produzir um plano de ação.
4. Sua reunião deve ter um horário de término. Limites estimulam a criatividade e a falta deles só criará bate-papo desnecessário.
5. Os participantes devem sair da reunião sem dúvidas sobre o que foi discutido e cientes dos próximos passos.

Propósito claro

O que eu preciso realizar? Anunciar uma mudança de estratégia? Discutir um relatório? Conduzir um brainstorm? Estes são bons motivos para convocar uma reunião. Em contrapartida, reuniões de acompanhamento raramente são um bom uso do tempo. Depois de definir com clareza quais serão os propósitos da sua reunião (prefira, no máximo, três), defina quais resultados são esperados e leve-os para a reunião. Isso sim é ter um bom controle de tarefas.

Poucos participantes

Antes de convidar, pense quem realmente precisa participar da sua reunião. Se você for anunciar uma mudança, convide as pessoas que serão afetadas por ela. Se você está tentando resolver um problema, convide apenas quem pode contribuir com informações úteis e conhecimento técnico para a solução. Uma dica é usar a Regra dos 7, segundo a qual cada participante além de sete reduz em 10% a chance de tomar uma decisão rápida.

Pontualidade e duração

Sua reunião não deverá durar mais que uma hora. O ideal é que leve, no máximo, 30 minutos – e tudo bem se algum assunto ficar pendente para uma nova reunião. Comece pontualmente, independente dos que estão atrasados. E quando eles finalmente chegarem, não retome o que já foi discutido. Você pode, inclusive, recompensar com um pequeno mimo aqueles que compareceram na hora marcada. Mas caso uma pessoa não possa vir, não exija que ela se justifique, muito menos a penalize. Tudo isso contribui para uma cultura que preza por reuniões produtivas e profissionais responsáveis.

Transparência

Antecipadamente, compartilhe com seus convidados a sua pauta online com os assuntos a serem tratados na reunião e quanto tempo cada um deverá tomar. O que não estiver na agenda, não será tratado. Depois de analisar sua pauta, deixe-a visível para todos durante a reunião e isso ajudará a manter o foco de todo mundo. Falando nisso, nada desconcentra mais uma reunião do que alguém que usa a palavra mais do que deve. Nesse caso, interrompa com diplomacia: “Agradecemos suas contribuições, mas agora precisamos que os outros também participem”.

Pós-reunião

É perigoso, mas nada incomum, que as pessoas saiam da mesma reunião com interpretações bem diferentes do que aconteceu. Para não correr esse risco, envie um e-mail com a ata para todos os que participaram, logo após a reunião. Além disso, documente as responsabilidades atribuídas, as tarefas delegadas, e todos os prazos estipulados. É assim que todos estarão alinhados para voltar ao trabalho, e sua reunião terá valido a pena.

Esta notícia foi publicada no blog Runrun.it, em 04/03/2015

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