eSocial: o desafio do conheça-se!

Data 06/10/2014

Em entrevista à Huma, Jorge Campos, Coordenador do SPED no Grupo Aliz e criador da rede social SPED Brasil, fala sobre as principais mudanças que o projeto eSocial irá trazer para as empresas. Além disso, ele também explica como o projeto irá impactar a governança dentro das organizações e orienta sobre como as empresas podem tornar esse desafio menos doloroso.

LG lugar de gente: Para você, quais são os maiores desafios que o eSocial irá impor as empresas? O que muda com o projeto?
 
Jorge Campos: O eSocial traz consigo diversos desafios: tecnológico, de processos, de legislação, entre outros. Mas o principal deles é o cultural, porque ele lança um estímulo para toda a empresa: o "Conheça-se!".

Em nossos projetos de preparação ao eSocial, nós mapeamos um  total de 24 áreas geradoras de informações. Algumas com total desconhecimento do seu papel e de sua importância no eSocial. Também temos observado que a grande mudança é o olhar da empresa para o novo cenário digital, modelo para o qual o fisco tem se preparado nesses últimos 10 anos. O projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) começou em 2005 e, embora o eSocial tenha se separado, ele nasceu na esteira daquele. Neste período, o fisco teve um grande aprendizado de como utilizar a tecnologia como ferramenta de auditoria.
 
Ademais, o projeto eSocial trouxe para a mesa de discussão o reposicionamento da  companhia em relação a algumas práticas que, até então, não eram bem conduzidas.  Seja em relação às Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), que visam a proteção  do trabalhador, seja no atendimento às cotas especiais de trabalhadores.

Para o eSocial, a situação se mostra bem complexa, porque estamos falando do maior projeto de integração digital feito até agora. Em um único cenário , temos o MTE, com um modelo bem arcaico e uma legislação bem complexa, INSS, Previdência Social, Caixa Econômica Federal e Receita Federal. Apenas esta situação já seria um indicador do quão desafiador é o projeto.

As empresas deveriam acender o sinal de alerta, mas não é o que temos vivenciado. Muitas organizações têm pedido prazo, mas ao invés de o aproveitarem para preparar seus ambientes tecnológicos, congelaram seus projetos e estão no aguardo da publicação do prazo final.

Em termos de mudanças nas empresas, temos discutido muito sobre o “day after” do eSocial, exercitando como será a rotina dos responsáveis pelos eventos. Será um único dono? Serão diversos responsáveis com um grande consolidador? Quem terá o perfil para ser consolidador? É importante discutir cada detalhe da rotina dos profissionais que pilotarão o "cockpit" eSocial.

LG lugar de gente: Você acredita que as empresas estão preparadas para as mudanças que o eSocial trará?
 
Jorge Campos: A maioria tem folha de pagamento, sistemas complementares, políticas de gestão de pessoas (benefícios, segurança do trabalho etc.). Essas empresas estão mais próximas de atender o eSocial. Logicamente, terão processos para serem ajustados e outros a serem criados.

Por outro lado, existem organizações que desenvolveram internamente o seu próprio sistema de folha de pagamento. Essas terão um caminho um pouco maior a percorrer, seja pela nova plataforma ou pela utilização de novas tecnologias (XML, mensageria etc.). Há ainda aquelas que terceirizam o processamento da sua folha.

Cada uma tem seu cenário com maior ou menor complexidade e, certamente, o que vai dar o tom é o nível de flexibilidade que cada uma tem para se adequar ao modelo digital. Nesse modelo, não incluo os escritórios de contabilidade, porque, para eles, o cenário é muito mais árduo para lidar em termos de mudanças. Seja no âmbito de processos internos, (desde a contratação até a demissão do trabalhador, na contratação de terceiros, na prestação de serviços de cessão de mão obra , no apontamento de horas extras, entre outros), seja no de processos externos (na alocação de profissionais em terceiros).

LG lugar de gente: De que forma o eSocial irá impactar a governança e a gestão de pessoas nas organizações?
 
Jorge Campos: No projeto de preparação, as empresas estão fazendo uma grande descoberta: a legislação trabalhista e previdenciária na sua plenitude. Muitas têm percebido, inclusive, que estão à margem de vários temas e é esse o grande desafio, porque vários desses temas despertam discussões fortes nas empresas.

Algumas práticas serão eliminadas e outras realinhadas ao novo mundo digital. Logicamente, outras comporão o pacote chamado passivo fiscal e tributário, mas aqui estou falando do legado. No tocante à gestão de pessoas, os contratos já passam por uma revisão, principalmente, em relação aos benefícios. É importante destacar que algumas corporações já tinham uma forte política de gestão, principalmente, na contratação de prestadores de serviços.

LG lugar de gente: Um dos benefícios do eSocial para o governo será o aumento de arrecadação. Você acredita que o eSocial também trará benefícios para as empresas?
 
Jorge Campos: Não há dúvidas de que o eSocial tem um forte apelo arrecadatório, mas, em relação às empresas, ele já está mudando a gestão daqueles que iniciaram o projeto. Seja na discussão interna de cada tema, seja no reconhecimento da alta gestão da necessidade de revisar a política da companhia ou no investimento necessário para implementação do projeto.
 
LG lugar de gente: Qual seria sua orientação para as empresas que ainda não começaram a se adequar ao eSocial?
 
Jorge Campos: Corram! Um ano será pouco para tudo o que precisa ser corrigido, adotado ou criado. Pesquisem, conversem com empresas que já saíram na frente e criem o seu comitê interno com todas as áreas envolvidas. Parem de acreditar que o eSocial não vai vingar, porque o mesmo foi dito do projeto SPED, em 2006.

LG lugar de gente: Por que é importante a escolha de parceiros e fornecedores adequados para apoiar na implantação do projeto, sejam fornecedores de serviços ou de soluções tecnológicas?
 
Jorge Campos: As empresas já aprenderam com o projeto SPED que a escolha de um bom parceiro é a chave para ter sucesso nessa tarefa. E posso dizer que, às vezes, mesmo a melhor escolha não garante o sucesso. Isso vai depender da equipe interna, do gestor do projeto, do forte apoio e envolvimento da alta gestão.

Mas o parceiro certo para o projeto é aquele que conseguirá reunir competências na gestão para motivar os times, repassar conhecimento, alavancar a discussão das diversas legislações e também apoiará na implementação ou atualização dos sistemas envolvidos.

Em termos tecnológicos, temos encontrado cenários altamente desafiadores que exigirão alta performance dos sistemas de gestão, porque, geralmente, são empresas com mais de uma solução de folha de pagamento e com diversos sistemas complementares.

LG lugar de gente: Quais serão os valores das multas para as empresas que não prestarem informações corretas ao eSocial?
 
Jorge Campos: É prematuro dizer agora, mas a primeira multa que eu posso citar é a prevista na MP 2158-35 e atualizações, para arquivos magnéticos, em geral, que é 3% sobre faturamento bruto do mês imediatamente anterior ao da entrega por erro, omissão ou informação inexata.
 

eSocial: o desafio do conheça-se!

 

Jorge Campos é contador com mais de 30 anos de experiência, também é um dos maiores ícones do SPED no Brasil e também um grande especialista nas áreas fiscal e tributária, com participação ativa desde 2006 no GT48 (Grupo de Trabalho que discute os aspectos legais e operacionais do SPED). É coordenador do SPED no Grupo Aliz e criador da rede social SPED Brasil.

Comentários