Mesa organizada aumenta produtividade

Data 01/06/2011

 

Dos documentos e objetos que os profissionais mantêm em suas mesas de trabalho, 80% é dispensável, atesta o personal organizer Ivo Corradi de Abreu, da consultoria OZ! Organize.

Os itens não ocupam só espaço mas também roubam minutos de trabalho, segundo Abreu. "[Quando ficam em cima da mesa], checamos os mesmos documentos várias vezes, e, com isso, perdemos muito tempo", comenta.

Organização, portanto, é sinônimo de produtividade. A pedido da Folha, ele deu diretrizes para a arrumação de uma mesa de trabalho de escritório que precisava de ordem e explicou como fazer a manutenção.

1. O primeiro passo é separar todo o material da seguinte maneira:

  • entrada: material novo e ainda não visto ou não consultado
  • material necessário para o trabalho no dia a dia: manuais, calendário e porta-canetas vão nessa categoria
  • arquivo morto: documentos e objetos que precisam ser guardados, mas já foram utilizados para um trabalho terminado
  • arquivo de referência: documentos e objetos necessários para consulta esporádica
  • arquivo corrente: todos os documentos e objetos necessários para um trabalho que está sendo desenvolvido
  • lixo: tudo o que não vai mais ser usado (e aqui não dá para ter a mentalidade de "um dia eu posso vir a precisar")
  • leitura: é útil separar um espaço para material que o profissional pretende ler, mas ainda não teve tempo

2. Com essas categorias em mente, faça pilhas de todas as coisas da mesa e de dentro das gavetas 

3. Jogue fora o que não será mais utilizado e reserve espaço para cada tipo de arquivo

4. Posicione os arquivos em seus devidos lugares 

Corradi ensina que, a partir dessa arrumação, é preciso comprometer-se a dar encaminhamento para todos os documentos no momento em que forem vistos ou lidos. Esse tratamento pode ser:

  • resolver no mesmo minuto, se for algo simples e rápido
  • agendar, se for algo que o profissional não poderá resolver naquele momento. "É preciso usar a agenda, anotar tudo lá, usá-la como uma ferramenta, uma aliada", comenta.
  • arquivar, se for algo do qual se precisará no futuro
  • descartar
  • devolver ao remetente ou encaminhar, se for algo que não é da alçada do profissional

Outras dicas para organização do ambiente de trabalho:

  • Tenha uma agenda sempre à mão e anote tudo nela – compromissos pessoais e profissionais
  • Limpe a caixa de e-mails e crie pastas classificadas por assuntos
  • Tente agrupar compromissos externos em horários próximos
  • Se estiver fora do escritório, consulte sua lista de lembretes e veja se não é possível resolver outra tarefa
  • Dedique 15 minutos do fim do dia para organizar o dia seguinte

Essa matéria foi publicada no Folha Online, em 31/05/2011.