Para reuniões mais eficientes, nada de cadeiras

Data 08/02/2012

A Atomic Object, uma companhia de desenvolvimento de software de Grand Rapids, no Estado Americano de Michigan, realiza reuniões logo no começo do dia.

Os funcionários seguem regras rígidas: a presença é obrigatória, bate-papos sobre assuntos não relacionados ao trabalho devem ser evitados e, acima de tudo, todos precisam ficar de pé.

As reuniões em que os participantes ficam de pé são parte da cultura do mundo da tecnologia, que se movimenta rapidamente e na qual ficar sentado passou a ser sinônimo de preguiça. O objetivo é eliminar discussões longas e tediosas em que os participantes falam pomposamente, jogam "Angry Birds" em seus celulares ou até "se desconectam".

.A Atomic Object faz cara feia até para mesas durante as reuniões. "Elas facilitam que as pessoas relaxem ou apoiem seus laptops", explica o vice-presidente Michael Marsiglia. Ao final das reuniões, que raramente duram mais do que cinco minutos, os funcionários normalmente fazem um rápido alongamento e daí sim "dão continuidade ao seu dia", diz ele.

Realizar reuniões de pé não é novidade. Alguns líderes militares faziam isso durante a Primeira Guerra Mundial, de acordo com Allen Bluedorn, professor da Universidade do Missouri. Diversas empresas adotaram a prática de reuniões de pé ao longo dos anos. Bluedorn realizou um estudo em 1998 que mostrou que reuniões de pé duravam, em média, um terço das reuniões em que os participantes se sentam, e a qualidade do processo de decisão era mais ou menos o mesmo.

A tendência atual de fazer reuniões de pé está sendo abastecida pelo uso crescente do "Agile", uma abordagem para o desenvolvimento de software consolidada em um manifesto publicado por 17 profissionais de software em 2001. O método defende a compressão de projetos de desenvolvimento em pequenos pedaços. Também envolve reuniões de pé diárias, em que os participantes devem atualizar seus colegas rapidamente acerca de três pontos: o que eles fizeram desde a reunião do dia anterior; o que eles estão fazendo hoje; e os obstáculos que têm para concluir o trabalho.

Se funcionários se atrasam para essa reunião, eles, às vezes, precisam cantar uma música infantil, dar uma volta ao redor do edifício da empresa, ou pagar uma pequena multa, diz Mike Cohn, presidente da Mountain Goat Software, que é consultor e treinador do método "Agile".

Se alguém fica muito tempo num assunto, um funcionário pode mostrar um rato de borracha, indicando que é hora de seguir em frente. As empresas só fazem exceções à regra de não sentar para quem está doente, machucado ou grávida — mas normalmente não para quem está fora do escritório se comunicando por Skype.

Um grupo de desenvolvimento da Microsoft Corp. realiza reuniões diárias em que os participantes jogam uma galinha de borracha para determinar quem será o próximo a falar, diz Aaron Bjork, um membro do grupo.

À medida que o Agile passou a ser adotado mais amplamente, as reuniões em pé também se tornaram mais comuns. A VersionOne, que produz o software de desenvolvimento do Agile, entrevistou 6.042 trabalhadores da indústria de tecnologia no mundo inteiro em 2011 e constatou que 78% realizam reuniões de pé.

Projetistas especializados em escritórios estão respondendo, criando espaços de trabalho tendo em mente as reuniões em pé. A fabricante de móveis Steelcase Inc., por exemplo, recentemente lançou a "Big Table", uma mesa grande e alta desenhada para rápidas reuniões de pé.

Mitch Lacey, um consultor de tecnologia e ex-funcionário da Microsoft, diz que alguns de seus antigos colegas costumavam realizar as reuniões de pé em escadarias sem calefação para mantê-las rápidas.

Realizar reuniões antes do almoço também acelera o processo. Mark Tonkelowitz, um gerente de engenharia do News Feed, divisão de notícias da Facebook Inc., faz reuniões em pé de 15 minutos ao meio-dia, pontualmente. A proximidade com o almoço serve de "motivação para manter as atualizações curtas", diz ele.

Obie Fernandez, fundador da Hashrocket, um empresa de software, diz que sua equipe fica passando uma bola medicinal de 4,5 quilos um para o outro durante as reuniões em pé. Para recém-chegados que desconhecem a prática, "é bem difícil", diz ele, "mas realmente o obejtivo principal é evitar que os discursos virem ladainhas".

Os participantes desaprovam atrasos, e alguns engenheiros obcecados por dados até já computaram os custos de tais atrasos.

Ian Witucki, gerente de programa da firma de software Adobe Systems Inc., calculou o custo acumulado ao longo de um ciclo normal de lançamento de produto de 18 meses de iniciar as reuniões em pé com um pequeno atraso todos os dias.

O total — cerca de seis semanas de trabalho extra para dois funcionários —, é igual à quantidade de tempo que a empresa pode passar construindo uma característica principal em cada produto, diz ele.

Logo depois, a equipe impôs uma multa de US$ 1 para os retardatários. Agora os empregados correm pelo corredor para chegar a tempo, diz Witucki.

Essa notícia foi publicada no The Wall Street Journal, em 05/02/12.

Comentários