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Planejamento de atividades e diálogo evitam correria de fim de ano

Data 23/12/2013

A analista de monitoramento e percepção de marcas no ambiente digital Carol Miyuki, de 28 anos, tem até a próxima quinta-feira para concluir seis relatórios na consultoria de marketing digital em que trabalha. A jovem se desdobra para aproveitar uma folga reservada a parte da equipe durante a semana do Natal, quando a companhia passará a operar somente com meia força de trabalho.

“Se for preciso ficar um pouco mais depois do expediente, eu fico, mas tento aproveitar ao máximo meu horário regular. Sou contra levar trabalho para casa”, diz Carol, há 11 meses no emprego. Ela considera a nova rotina de atuação, apesar de mais pesada, bem organizada.

A tranquilidade não é, porém, regra na maior parte das empresas brasileiras. De acordo com o coordenador dos cursos de pós-graduação de engenharia de software e gerência de projetos da Universidade São Judas Tadeu, Aluizio Saiter, a correria de fim de ano, em geral, decorre de falhas de planejamento.

A definição de datas de recesso e das funções reservadas para esta época desde o início do ano evitam, segundo ele, esquecimentos e postergações de responsabilidades que podem atribular as jornadas nos dias que antecedem o descanso dos funcionários. “Planeje, de forma cuidadosa, as atividades que deve fazer até dezembro. Distribua o tempo de forma realista, reveja e controle periodicamente tudo o que está previsto e veja como está a evolução do que está sob a sua responsabilidade. E a regra de ouro: não deixe acumular tarefas”, diz.

Ignorar os imprevistos, como doenças de funcionários e reuniões extraordinárias, são outro erro comum cometido pelos empregadores, na opinião da especialista Ana Celina Oliveira, sócia da LOG Consultoria em Desenvolvimento e Coaching de Pessoas e professora dos cursos de férias da escola Superior de Propaganda e Marketing (ESPM). Para ela, o Natal e o réveillon devem constar no calendário anual das organizações como um período crítico.

A coordenadora executiva do Programa de Estudos em Gestão de Pessoas da Fundação Instituto de Administração (FIA), Elza Veloso, recomenda que a elaboração dos planos seja promovida pelos gestores imediatos dos trabalhadores e calcada no diálogo. Um pacto entre líderes e equipes em torno das escalas especiais e das atribuições nos plantões tornaria o relacionamento interno mais harmonioso. Segundo ela, os trabalhadores brasileiros dão especial importância para as festividades, quando têm oportunidade de celebrar com familiares e amigos. “Além disso, quando há sobrecarga de trabalho no fim do ano, as pessoas se sentem melhor se entendem o motivo.”

Elza também pede que os gestores fiquem atentos, no momento de elaborar os cronogramas, à urgência de cada atribuição. Deixar algumas tarefas n ão essenciais para janeiro – que, muitas vezes, é um mês com movimentação menos intensa nas organizações – pode ajudar a aliviar a carga de trabalho durante as últimas semanas do ano, na opinião da especialista.

No A.C.Camargo Cancer Center, apenas serviços essenciais são mantidos em pleno funcionamento nas derradeiras semanas do ano. O superintendente de operações do hospital, Jarbas José Salto Junior, diz que as seções ambulatoriais ficam fechadas para pacientes sem a necessidade de atendimento imediato. A mesma regra vale para diagnósticos feitos por imagem.

O A.C. Camargo tem 3,5 mil funcionários, que terão folgas sem que a operação do cancer center deixe de funcionar. Trabalharão até o ano-novo metade do corpo de enfermagem, cerca de 50 médicos da área de oncologia, equipes de pronto-atendimento, além de um grupo de especialistas que podem ser acionados à distância. “O atendimento médico tem de ocorrer 24 horas, todos os 365 dias do ano, por isso tem de haver coleguismo entre funcionários e líderes”, diz.

Ouvir as demandas dos funcionários, ainda que essencial, é apenas um passo da preparação para os feriados. Quando necessário, lembra Ana Celina, da ESPM, a empresa precisa fornecer treinamento para os futuros plantonistas. “E o reconhecimento das contribuições pessoais e da colaboração do grupo é fundamental para manter a motivação e o bom andamento dos negócios, evitando que as escalas de Natal e réveillon não pareçam punição para alguns e benefício para outros.”

Foco. O período anterior às folgas também deve primar pela objetividade, principalmente porque, nessa época, o número de convites para festas corporativas e brincadeiras como “amigo secreto” se intensificam.

“Um dos principais pecados das empresas é lotar a agenda dos executivos de eventos circunstanciais, que roubam o tempo ou que vão contra a vontade de execução deles”, diz o especialista em gestão do tempo Christian Barbosa.

 


*Essa notícia foi publicada no site Estadão, em 16/12/2013

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