Reuniões a distância: como torná-las mais eficientes para sua empresa?

Data 08/06/2011

Em um contexto de tempo escasso, alta competitividade e necessidade de otimização de tempo e recursos, reuniões virtuais, por meio de chats, vídeos e audioconferências, são sistemas que garantem a melhoria do tempo e a eficiência dos resultados, e são melhores que as reuniões presenciais, certo? “Nem sempre”. A avaliação é do especialista em gerenciamento de tempo da empresa Tríade do Tempo, Christian Barbosa.

Para ele, a escolha sobre qual sistema a empresa deve optar para realizar uma reunião (à distância ou presencial) está associada diretamente ao resultado colhido com esta reunião. “É necessário entender se o objetivo inicial foi atendido ou não e quanto do estimado inicialmente foi alcançado”, defende Barbosa. Segundo o especialista, há uma série de questões que devem ser levadas em conta para avaliar qual o melhor sistema para uma reunião.

“Em geral, as audioconferências tendem a ser menos eficientes, porque se abre um precedente para abertura de e-mails, dispersão, etc. As videoconferências costumam apresentar melhores resultados, mas também são mais caras”, sintetiza Barbosa. Segundo o especialista, as reuniões virtuais, como aquelas que ocorrem por meio de chats costumam ser mais baratas, mas também dificultam a produção de resultados.

Problemas

Segundo o especialista, um dos maiores problemas verificados entre as empresas no Brasil, quando as reuniões ocorrem à distância, é o sistema de condução. “Quem vai mandar na reunião, controlar o resultado dela e mensurar o quanto foi produtivo ou não, isso ainda é pouco usual”, diz.

Uma das sugestões é que as empresas estudem a adoção de reuniões on-line ou conferências à distância para decisões e discussões rápidas, de assuntos com simples solução ou menor grau de complexidade. “Para a apresentação de muitos dados, ampla discussão, a reunião presencial é mais eficiente”, avalia. Barbosa lembra que muitas empresas passaram a usar as reuniões à distância e fóruns on-line, por se tratar de uma tendência, mesmo sem avaliar os reflexos e impactos que esses sistemas têm.

Para Christian, se as empresas querem e esperam mais eficiência das suas reuniões, devem criar uma cultura para isso. “A alta gestão da empresa, o RH, e departamento de TI devem estar integrados para formar um modelo padrão. Devem saber como gerenciar as reuniões, e integrar isso à cultura da empresa”, define.

O especialista recomenda que a visão obsessiva por reduzir custos nas reuniões não predomine na cultura das empresas, já que reuniões são também meios e ferramentas para negócios. “Nos Estados Unidos, por exemplo, já há até profissionais especializados apenas em conduzir reuniões, mas isso ainda está caminhando no Brasil”, constata.

Essa notícia foi publicada no Administradores, em 02/06/2011.