Reuniões x Produtividade

Data 29/06/2009

 

Os maiores problemas desses encontros são horários não cumpridos, excesso ou falta de participantes, temas longos, falta de objetividade, conversas paralelas, muitas discussões e, algumas vezes, poucas resoluções. É preciso ter consciência de que muitas horas do seu tempo são desperdiçadas com reuniões improdutivas.

Você já parou para pensar em quantas horas semanais são gastas com encontros desse tipo, que não levam a uma conclusão definitiva? Provavelmente, se você pudesse eliminar metade deles, conseguiria ter o tempo que falta para a conclusão de suas atividades no trabalho.

Para alcançar o objetivo tão almejado por empreendedores e profissionais em geral, que não querem perder tempo, sugiro algumas soluções:

  • A convocação deve ser adequada – O costume generalizado, no momento de convocar as reuniões, é o envio de um e-mail, muitas vezes em cima da hora. Essas mensagens são pouco objetivas, ou seja, faltam informações sobre o conteúdo a ser discutido no encontro, o que prejudica a credibilidade de quem as determina. Conseqüentemente, pode chegar uma hora em que os funcionários não respeitam mais horários, pois as reuniões se tornam improdutivas por ausência de planejamento. Uma boa convocação é essencial para que se obtenha um encontro mais útil e produtivo. 
  •  Cuidado com as reuniões muito longas – O limite de tempo ideal para que seja mantido um grau satisfatório de eficiência durante as reuniões não deve ultrapassar duas horas, caso contrário, os participantes podem perder o foco. Faça pausas se necessário, mas evite reuniões intermináveis.  
  • Toda reunião deve ter uma liderança – As pessoas precisam de um líder para receber orientação e ajudá-las a tomar decisões. O líder deve ser alguém dotado de muita assertividade, facilidade de dizer “não” e objetividade ímpar. Ele deve abrir a reunião declarando o objetivo de todos os participantes, a hora de início e encerramento, além de motivar as pessoas a manter o foco para evitar conversas paralelas.

Adotando alguns métodos de melhoria na administração do tempo, você verá os efeitos no curto e médio prazos. Às vezes, algumas empresas colocam como meta a redução de custos, mas na verdade, se a redução começar pelo número de reuniões, haverá uma equipe mais focada para trazer resultados.

Fonte: HSM online