Marcar reunião, passar alguma informação ou demanda para a equipe, confirmar dados de funcionários ou tirar dúvidas sobre informações da companhia ou de clientes. Você provavelmente já fez uma dessas atividades por aplicativos de mensagens, não é mesmo? O uso do WhatsApp nas empresas já faz parte da rotina de gestores e colaboradores. Entretanto, a atividade requer atenção especial das organizações, pois a utilização inadequada pode gerar ações trabalhistas.
Para saber como as pessoas e companhias estão usando o WhatsApp no trabalho, a 4CO, empresa do segmento de consultoria de comunicação corporativa, realizou uma pesquisa com 1.321 profissionais, em 2018. Os resultados confirmam que, apesar de adotarem a ferramenta como meio de comunicação, poucas organizações estruturaram como o aplicativo pode ser usado:
- 97% dos profissionais utilizam o WhatsApp durante o horário de trabalho;
- 94% dos trabalhadores fazem parte de algum grupo de mensagens formado por colegas da empresa em que atuam;
- 46% participaram de interações na plataforma com divulgação de conteúdo sigiloso de sua companhia;
- 15% compartilharam ou viram alguém compartilhar informações confidenciais com pessoas externas via WhatsApp;
- Apenas 33% dos profissionais afirmaram que a empresa em que trabalham já deu orientação sobre o uso do aplicativo.
Problemas com o uso do WhatsApp nas empresas
De acordo com Cláudio de Castro, Coordenador da área trabalhista do Martinelli Advogados, as companhias estão utilizando cada vez mais o WhatsApp como meio de comunicação no trabalho devido à agilidade proporcionada. Ele destaca que, embora não exista legislação específica sobre o tema, as empresas estão sujeitas a problemas jurídicos caso usem a ferramenta indevidamente. “Especialmente com relação ao horário do empregado e tempo à disposição do empregador. Por exemplo, se o colaborador for obrigado a responder mensagens fora do horário normal de expediente, ele poderá requerer o pagamento de horas extras”, afirma.
O especialista conta que existem diversos processos na Justiça do Trabalho sobre o tema. “Há decisões em que empresas foram condenadas ao pagamento de horas extras pela utilização de ferramentas como e-mail ou WhatsApp após o horário de trabalho e até mesmo casos mais graves em que foram condenadas a pagar indenização por danos morais em virtude de demissão praticada por meio do aplicativo. Em todas as situações descritas, verificamos o uso indevido da ferramenta”, destaca.
Como evitar transtornos?
Cláudio recomenda que as empresas tenham cautela e utilizem o aplicativo de mensagens apenas durante a jornada de trabalho. “Além disso, as companhias devem orientar os empregados de que assuntos importantes e delicados, como cobranças, punições ou rescisões, devem ser tratados, necessariamente, de modo direto entre as pessoas”, ressalta.
Ele aconselha ainda que as companhias criem uma política sobre o uso do WhatsApp. “Recomendamos que todos os colaboradores sejam ensinados e treinados sobre o modo correto de utilização das ferramentas de comunicação. Cada empresa poderá criar as suas próprias regras em políticas internas ou códigos de conduta. A orientação prévia sobre o uso adequado e o que é proibido é fundamental para esclarecer dúvidas e evitar conflitos”, afirma.
O especialista considera que para as empresas que utilizam a ferramenta para comunicação com seus colaboradores, as orientações básicas são:
1 – Manter a linguagem respeitosa das comunicações escritas;
2 – Restringir os assuntos do grupo aos temas relacionados ao trabalho;
3 – Observar o horário de trabalho dos colaboradores, não exigindo resposta ou retorno das mensagens fora do expediente.
Cláudio reforça que o ritmo acelerado das inovações tecnológicas não é o mesmo da legislação. “Não se pode proibir o uso de ferramentas modernas de comunicação. Ao contrário, elas devem ser aplicadas para facilitar a conexão rápida entre as pessoas, desde que utilizadas de maneira adequada e sem abusos ou violações de direitos”, finaliza Cláudio.
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