Folha de pagamento: o que todo profissional de RH precisa saber?

Data 29/08/2017
folha de pagamento

A folha de pagamento brasileira sempre teve a fama de ser a mais complexa e burocrática do mundo, o que demanda um alto investimento das empresas. Levantamento inédito realizado pela Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp), em 2011,  confirmou as suspeitas sobre esse tema.

Nesse cenário, qual o papel do RH? O que muda com a chegada do eSocial e com a desoneração? Como escolher um bom fornecedor de software de folha de pagamento?

Vamos falar mais sobre isso neste post, fique à vontade para navegar pelo conteúdo:

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folha de pagamento

Como gerenciar a folha de pagamento de forma estratégica?

O primeiro ponto a ser trabalhado pelo RH é a estrutura de cargos e salários da empresa. Ou seja, o conjunto de regras internas que vão orientar a gestão de pessoas. Elas determinam, por exemplo, a posição de cada profissional no quadro de funcionários.

São essas normas que irão garantir que o pagamento dos salários seja feito de acordo com cargos, benefícios e outras variáveis que compõem a remuneração final do colaborador. Através desse controle, o RH saberá quantos funcionários existem em cada função, o que facilita o cálculo na hora de fechamento da folha.

Além de contabilizar os benefícios obrigatórios, como o FGTS, INSS, provisão de 13º salário, férias e salário base, é necessário estar atento a algumas situações que podem gerar acréscimos na folha de pagamento, como hora extra, adicional noturno, de insalubridade ou de periculosidade, ou ainda contribuições para outras entidades. Geralmente, esses adicionais são calculados com base em um percentual sobre a folha de pagamento.

Por que é importante destacar esse item? Com a reforma trabalhista, os RHs precisam estar atentos às novas jornadas de trabalho e também ao regime de banco de horas, para evitar erros nesse tipo de cálculo.

Quer ficar por dentro do tema? Confira o post “5 dicas para gerenciar a folha de pagamento de forma estratégica”!

Que erros devem ser evitados?

Quando falamos em folha, um dos deslizes mais comuns entre os RHs é o pagamento indevido, que pode aumentar o valor líquido a ser pago aos colaboradores. Em geral, essa quantia não é recuperada em sua totalidade. O crédito de benefícios, como vale-transporte ou vale-refeição, para colaboradores afastados da função por causa de acidentes de trabalho, doenças ou férias, é um bom exemplo.

Quando um empregado se afasta por um determinado período, a empresa não está obrigada a fornecer tais benefícios, exceto se essa vantagem constar na Convenção ou no Acordo Coletivo.

O mesmo acontece com equívocos no processamento da rescisão do contrato de trabalho, gerando indenizações maiores do que as verbas devidas. O contrário também acontece, ou seja, o colaborador pode ser lesado no pagamento e isso pode gerar ações na Justiça do Trabalho.

Mas como evitar essas falhas na elaboração da folha de pagamento? Saiba mais em “4 erros na folha de pagamento que o RH nunca deve cometer”!

eSocial: o que muda com o projeto?

Com o início do eSocial para empresas a partir de janeiro de 2018, um dos subsistemas de RH mais afetado será a folha de pagamento. Uma das principais mudanças é a quantidade de informações que passarão a ser exigidas.

O eSocial contém 45 arquivos e mais de 2.000 campos a serem preenchidos e encaminhados à plataforma do governo federal. Isso significa que muitas informações que não eram obrigatórias passarão a ser e, caso não informadas, poderão gerar multa para a companhia.

É o caso, por exemplo, dos dados referentes a dependentes, informações pessoais (grau de escolaridade, mudança de endereço e estado civil) e sobre estagiários. Além disso, após seis meses da data inicial de entrada em vigor do eSocial, as empresas também precisarão emitir declarações referentes à saúde do trabalhador e às condições do ambiente de trabalho.

Outro grande impacto do eSocial na rotina de entregas do RH é o prazo para envio dos eventos. As empresas, de forma geral, demoram muito para comunicar ao governo as modificações na folha de pagamento. A admissão de um funcionário, por exemplo, hoje em dia, chega a ser registrada até 40 dias após o início das atividades do colaborador. Já um acidente com necessidade de afastamento consegue ser realizado até 30 dias.

Com o eSocial, a admissão deve ser enviada até o final do dia que antecede o início da prestação do serviço. No caso dos acidentes, o Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT) precisa ser encaminhado até o dia útil seguinte ao fato, mas em caso de morte o envio deve ser imediato.

Fique por dentro de outras mudanças lendo o post “O que muda na folha de pagamento com o eSocial?”!

Reoneração da folha de pagamento: o RH está preparado?

Outra medida governamental que vai mexer com o bolso das organizações e, consequentemente impactará o trabalho do RH, é o fim da desoneração da folha de pagamento para diversos setores. A iniciativa, que foi aprovada por meio por meio da Medida Provisória nº 774/2017, publicada no Diário Oficial da União (DOU), deveria valer a partir de julho deste ano.

Mas, pressionado pelo Congresso Nacional e pelo empresariado, o governo federal optou por adiar para 2018 a reoneração da folha de pagamento. A medida provisória que acabaria com o benefício precisava ser convertida em lei até o início de agosto de 2017 para manter sua validade, o que não aconteceu pelo curto prazo dado ao congresso.

A alternativa encontrada pelo governo foi reapresentar a proposta, desta vez por meio de projeto de lei. Com o fim da desoneração da folha de pagamento, as companhias voltarão a pagar mais tributos para o governo.

A medida impacta diretamente o orçamento da área de gestão de pessoas. Com isso, o RH tem o desafio de fazer seu planejamento de orçamento de pessoal para o ano de 2018, já colocando essas mudanças na ponta do lápis.

Caio Taniguchi, Especialista em Contribuição Previdenciária, explica que alguns setores, que contratavam muitos trabalhadores como pessoa jurídica (PJ), aproveitaram a desoneração para migrar esses profissionais para o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

“Por exemplo, se a empresa possuía 10 funcionários CLTs e 30 PJs, passou a contar com 40 empregados. Agora, essa mesma organização terá aumento de até 150% na sua tributação e não poderá retornar ao regime anterior da Contribuição Previdenciária Patronal, pois sua folha de pagamento é muito maior”, comenta.

Para ele, isso significa que aquelas empresas que tiveram a atitude de investir na empregabilidade estão sendo penalizadas com a reoneração. “Em muitos casos, não haverá outra alternativa a não ser reduzir a folha de pagamento, ou seja, cortar gente”, completa.

Quer saber mais sobre reoneração da folha de pagamento? Então leia:

Reoneração da folha de pagamento força empresas a rever estratégias

Entenda o que muda com o fim da desoneração da folha de pagamento

3 dicas para entender a desoneração da folha de pagamento de uma vez por todas

5 dicas para escolher um fornecedor de folha de pagamento

Pensando na importância da folha para companhias, trabalhadores e governo federal, as empresas não podem errar na escolha dos seus parceiros, principalmente do fornecedor de software. Então, o que deve ser levado em conta na hora de contratar uma solução de folha de pagamento?

Listamos os principais critérios que devem ser avaliados, antes de adquirir um software:

1 – Analise o histórico do fornecedor

Muitas vezes, as companhias encontram dificuldades para definir os fatores que devem ter mais peso nessa decisão. Um deles, sem sombra de dúvidas, é o tempo de mercado da companhia e sua experiência no desenvolvimento de folha. Por isso, é importante que as empresas consultem o histórico do fornecedor e busquem referências, por exemplo, em premiações da área de gestão de pessoas.

Dentre elas, podemos citar o Top of Mind de RH, que em seus 20 anos de existência tornou-se o principal e o mais prestigiado prêmio do segmento.

Segundo Ari Firmino, idealizador e Editor da Fênix Editora, responsável pela premiação, em recente pesquisa realizada pela empresa, 86% dos profissionais de RH elegeram o Top of Mind como o de maior prestígio dessa área. “Vale ressaltar que não se trata apenas de um reconhecimento, já que 94% desses profissionais utilizam o prêmio como fonte de contratação de produtos e serviços”, comenta ele.

A premiação “Melhores Fornecedores para RH” é outra que possui prestígio e confiança do mercado de gestão de pessoas. Desde 2007, o Grupo Gestão e RH realiza essa pesquisa, que elege as empresas destaques da área.

Alexandre Garret, idealizador do ranking e Editor da Gestão e RH, explica que o estudo ajuda a divulgar as marcas que possuem credibilidade e aumenta a troca de informações entre os próprios profissionais.

“São os RHs que votam e que acompanham os resultados dos Melhores Fornecedores para RH. Por isso, o ranking serve como referencial dos fornecedores com quem eles já trabalham”, destaca Alexandre.

2 – Busque fornecedores que estejam em constante atualização

Outro ponto fundamental na hora de escolher um software de folha de pagamento é buscar empresas que mantenham suas soluções sempre atualizadas.

Já deu para perceber que a legislação trabalhista brasileira muda com frequência, por isso é fundamental escolher parceiros que investem em seus produtos rotineiramente, sejam em novas funcionalidades, sejam em melhorias tecnológicas ou de cunho legal.

Procure fornecedores que possuam equipes alocadas para planejamento e desenvolvimento exclusivos para a folha de pagamento. Assim, sua empresa terá certeza de que a solução sempre estará em evolução, sem que isso reflita em custos adicionais.

3 – Avalie se a implantação é segura

Marcello Porto, Diretor de Produtos da LG lugar de gente, reforça que a implantação é a hora da verdade. Por isso, ele deixa algumas sugestões para companhias que estão em busca de um novo fornecedor de software de folha de pagamento, mas não sabem como analisar se a empresa tem uma implantação confiável.

“Implantar um novo sistema frequentemente implica em alteração nos processos, capacitação das pessoas e comunicação das mudanças. É importante que se tenha um plano de gestão associado ao projeto. Essa também é uma boa hora para rever alguns processos e simplificá-los. Geralmente, os produtos oferecem práticas de mercado como soluções padrão. Tente adotá-las e evite o desenvolvimento de customizações. Vale a pena buscar por companhias que tenham um grande número de implantações no portfólio e contem com gerentes de projetos experientes”, pontua o diretor de produtos da LG lugar de gente.

4 – Faça benchmarking

Outra prática essencial para quem está em busca de um fornecedor de folha de pagamento é consultar referências de outros clientes, antes de fechar contrato. O ideal é que a organização converse com empresas do mesmo segmento, pois os desafios serão semelhantes ao que sua companhia irá enfrentar no futuro.

Por exemplo, a PSA Peugeot Citroën Brasil utilizava um sistema de folha de pagamento francês, quando iniciou suas atividades no Brasil, em 1997. Como esse software não contemplava algumas regras da legislação trabalhista brasileira, era necessário manter ainda um sistema de folha de pagamento local (vinculado a um provedor de serviços). Com duas bases distintas, a empresa tinha vários problemas em função da falta de sincronismo entre esses sistemas, gerando dificuldades para obter informações seguras e confiáveis.

Diante desse cenário, a solução foi buscar um fornecedor local, o que resultou na escolha do Gen.te Recebe – Folha de Pagamento, sistema da LG lugar de gente.

Ramon Araújo, Gerente de Projetos e Folha de Pagamento da PSA Brasil na época, destaca que vários fatores foram avaliados, tanto a carteira de clientes, como também as referências em termos de suporte, atendimento, confiabilidade e aderência do produto às necessidades da PSA.

“Dentro de uma criteriosa grade de pontuação, identificamos que a LG era a empresa que tinha o melhor resultado em praticamente todos os quesitos avaliados”, ressalta ele.

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5 – Busque soluções que comportem os planos de expansão da sua empresa

Sua empresa vai contratar mais pessoal? Está passando por integração com outras organizações? Ou irá comprar uma nova companhia? Tem planos de investir em software ou ampliar o uso de sistemas na área de RH?

Independentemente do cenário atual, é importante buscar um fornecedor que comporte as projeções de crescimento do seu negócio. Também vale a pena pesquisar por parceiros que tenham experiência no segmento de atuação da sua empresa.

Além disso, é necessário avaliar se o fornecedor possui módulos complementares à folha de pagamento, pois à medida que a gestão de pessoas for evoluindo seu trabalho, precisará de ferramentas que atendam os diversos subsistemas da área.

Bônus: a folha de pagamento ideal para o RH

Antes de escolher uma solução de folha de pagamento, é necessário avaliar em que tipo de tecnologia o software foi desenvolvido. Dessa forma, a empresa evita investir em produtos defasados, que demandarão novos gastos no futuro.

O conselho de especialistas é que as companhias invistam na nuvem. Para Cezar Taurion, Diretor e Parceiro de Transformação Digital e Economia da Kick Ventures e ex-evangelista de tecnologia da IBM, a tendência é que a nuvem seja o modelo dominante com o passar dos anos.

“Cloud computing tem o potencial de mudar radicalmente a maneira como as empresas investirão e custearão TI. Da perspectiva econômica, a computação em nuvem é uma resposta à antiga demanda do mercado de não ter que fazer pesados investimentos prévios para obter recursos de TI. Por isso, a mudança para a nuvem é inexorável. Lutar contra não vai impedir que ela aconteça”, explica.

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Publicada em agosto de 2017 e atualizada em outubro de 2020.

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