Produtividade nas empresas: 3 temas para o RH acompanhar de perto

Data 21/01/2020

A busca pela melhoria dos resultados requer muito esforço das organizações e essa procura torna-se mais desafiadora em um mundo cada vez mais volátil. Contudo, analisando milhões de entrevistas realizadas em mais de 160 países ao longo de 30 anos, analistas da Gallup concluíram que a queda de rendimento da força de trabalho é o principal problema no curto período atual. Diante disso, entender a relação entre organização e produtividade pode ser vital.

Embora muitas vezes ignorada, a preocupação com a organização do ambiente interno, desde a mesa de trabalho até os corredores da empresa, pode interferir na produtividade de toda a companhia.

É o que explica Tathiane Deândhela, CEO do Instituto Deândhela. Segundo ela, organização e produtividade devem ser encaradas como complementares. “Vários estudos mostram que, quando estamos em um ambiente desorganizado, ficamos com o humor alterado. Sua inteligência emocional, seu ritmo, energia e produtividade também sofrem interferência”, explica.

Por isso, com apoio da especialista em produtividade, elencamos fatores que podem otimizar o tempo e impactar positivamente o desempenho dos colaboradores.

1 – Organização e produtividade personalizadas

Ganhando cada vez mais relevância como forma de ganhar dinamismo no cenário atual, a diversidade também pode refletir sobre a forma como o ambiente de trabalho é organizado.

Tathiane explica que, a diferença de experiências e perfis pessoais pode trazer desafios e afetar a forma como cada um se organiza ou lida com a manutenção de processos e rotinas.

“Acredito que exista uma produtividade personalizada. Cada pessoa tem o seu perfil, um foco diferente, e se organiza de uma forma própria. Por exemplo, existem pessoas que, por terem um perfil mais artístico, mais criativo, têm uma tendência natural a serem mais desorganizadas. Essas, às vezes mesmo se esforçando, naturalmente não vão conseguir se organizar. Por isso é importante saber delegar. Esse é um dos princípios da produtividade”, avalia.

2 – Saiba a diferença entre arrumar e organizar

É possível que não se veja resultados na produtividade mesmo depois de uma organização exaustiva do ambiente de trabalho. Por isso, Tathiane ressalta o quão importante é saber a diferença entre arrumar e organizar.

“Arrumar significa deixar bonito para quem vai ver. Então, pegamos toda a bagunça que está no ambiente e enfiamos dentro de um armário, mas sem organizar ou deixar categorizado, simplesmente escondendo. Quem chega considera o escritório e a empresa arrumados ao ver mesas limpas. Mas quando abre as gavetas elas estão transbordando de papéis em ordem aleatória”, exemplifica.

Como a especialista explica, esse tipo de ação realmente não tem efeito sobre o desempenho dos colaboradores. Isso porque, cada vez que for necessário encontrar um documento, o funcionário terá que passar por vários outros até descobrir onde foi armazenado o que deseja. Isso vale também para a falta de processos estruturados.

Segundo Tathiane Deândhela, CEO do Instituto Deândhela, um ambiente de trabalho organizado reflete positivamente tanto no público interno quanto no externo

Ela afirma que essa arrumação não otimiza o tempo, nem garante produtividade efetiva como esperado, justamente por não favorecer a criação de rotinas confiáveis às quais o colaborador pode recorrer para a execução de cada tarefa.

“Já quando organizamos, dividimos os ambientes, temos uma espécie de ‘casinha’ para cada objeto, para cada arquivo, e sabemos que sempre que tiver algo similar vamos colocar em um lugar específico. A organização tem etiquetas, categorias, uma lógica a ser seguida, ou seja, busca a praticidade. Se uso um objeto mais que o outro, vou colocar sempre em um local específico e dessa forma conseguimos render muito mais, ser mais produtivos, porque está tudo sempre à mão, rápido”, avalia.

3 – Use sempre uma comunicação clara

Colher os frutos da relação entre organização e produtividade exige trabalho árduo e contínuo. Como explica Tathiane, o processo tende a se tornar ainda mais difícil quando é deixado para datas específicas no calendário da empresa.

“Algo que eu sempre falo é que organização é como escovar os dentes, devemos fazer todos os dias. Deixar acumular e fazer só no final do ano ou mês acaba gerando desgaste e tomando mais tempo do que nós imaginamos”, ressalta.

Diante disso, ela esclarece que o estabelecimento de um hábito diário de organização torna a manutenção mais fácil e evita que seja sempre necessário começar do zero, otimizando ainda mais o tempo.

Com esse fim, estabelecer uma comunicação clara e constante é extremamente benéfico. “A comunicação só se transforma no DNA da empresa a partir do momento que há muita repetição. Algo que tenho no meu escritório, por exemplo, são placas reforçando o que deve ser feito. Não é uma pessoa que não tenha um perfil natural de organização que vai criar as regras. Quem vai fazer isso é alguém que entende do método de se organizar”, completa.

Bônus: os riscos da falta de organização

Se por um lado a organização pode trazer benefícios para a empresa, por outro, a falta dela pode influenciar negativamente na rotina de trabalho. Um exemplo é a forma como isso pode refletir na imagem da companhia.

“Uma empresa não vai passar credibilidade se o cliente encontrar desordem total por lá. Se marca um compromisso, mas o responsável esquece ou atrasa por desorganização, por exemplo, isso fere a confiança e a imagem da empresa”, ilustra.

Para ela, esse é um dos fatores que podem fazer com que a marca perca embaixadores em potencial entre seus consumidores. Além disso, também existem danos internos que podem prejudicar o ambiente de trabalho e a saúde dos colaboradores.

Tathiane salienta que a escalada nos índices de estresse e outras doenças mentais relacionadas ao trabalho pode ter relação com a falta de organização. “Temos uma avalanche de tarefas e tecnologias que se somam à desorganização das pessoas. Há tanto para fazer que não se sabe nem por onde começar. Ser incapaz de resolver uma crise com agilidade, porque está tudo misturado e perdido, vai impactar diretamente no humor e desencadear essas enfermidades”, alerta.

Por fim, Tathiane Deândhela frisa que cultivar um ambiente em constante desordem tende a culminar em prejuízos para a empresa. Por outro lado, investir na relação entre organização e produtividade traz benefícios mais duradouros e que superam os desafios.

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