3 dicas para melhorar a gestão do tempo em sua empresa e aumentar a produtividade

Data 03/12/2019
GESTÃO DO TEMPO

A transformação digital, a competitividade do mercado global e o novo olhar das pessoas para suas relações sociais e profissionais estão mudando o que significa ser produtivo. Nesse contexto, é comum a crença de que o dia não tem horas suficientes para tudo que é preciso fazer, mas especialistas mostram que, na verdade, o problema pode ser a gestão do tempo da sua empresa.

GESTÃO DO TEMPO

De acordo com dados do The Conference Board Productivity Brief 2019, é possível perceber que o aumento de horas trabalhadas não é diretamente proporcional a um melhor resultado.

Os números do levantamento mostram, por exemplo, que o incremento de 1,5% em horas em 2018 resultou em mais 2,4% no Produto Interno Bruto (PIB) das principais economias mundiais. Contudo, a previsão é que 2019 termine com alta de 2% nesse PIB médio mesmo com um aumento de horas trabalhadas de apenas 0,8%.

Diante disso, entender como é possível gerenciar melhor o tempo de seu quadro para potencializar resultados pode garantir uma vantagem competitiva importante no cenário atual. Confira a seguir três dicas de especialistas no assunto:

1 – Gestão do tempo começa pela gestão de pessoas

Para Luciano Meira, Professor e Fundador da Caminhos Vida Integral, a explicação para essa necessidade de uma melhor gestão do tempo está na evolução da sociedade. “Não estamos mais em um tempo em que o número de horas trabalhadas é igual a um bom desempenho. Isso está longe de ser a verdade”, afirma.

Gestão do tempo
Luciano Meira, Professor e Fundador da Caminhos Vida Integral

Como ressalta o especialista, o mundo empresarial passou por vários ciclos de pensamento da produtividade. Diante de um maior acesso à informação e a serviços antes inexistentes, temos hoje uma realidade nova e muito diferente.

“Estamos vivendo um momento muito disruptivo. Primeiro porque temos muito mais tecnologia. A Inteligência Artificial vem fazendo uma grande transformação na automação de todos os processos e junto com isso temos um despertamento humano. Estamos mais sensíveis e temos mais conhecimento. Estamos mais críticos”, avalia.

Segundo ele, a informação e a tecnologia levaram a cadeia produtiva a um novo degrau onde quantidade e qualidade estão inseridas no processo, mas não são mais o foco. “A produtividade de repente entrou em um terceiro momento. Estamos entrando agora no momento do ‘ser melhor’”, esclarece o especialista.

Sendo assim, Luciano frisa que obter resultados assertivos não significa trabalhar mais e sim trabalhar certo. “Hoje, as equipes mais bem relacionadas, criativas, com indivíduos muito bem preparados e de mente aberta, que entendem melhor o outro e o ambiente em que vivem, estão fazendo a produtividade chegar a níveis absurdos que ninguém poderia sonhar”, completa.

2 – Reinvenção e atenção ao planejamento

Na medida em que a presença da tecnologia na rotina diária se tornou uma realidade, empresas e profissionais precisam pensar a organização de suas tarefas para adotar novas ferramentas. Segundo Luciene Martins, Gerente de Gestão para Resultados da LG lugar de gente, ignorar essa necessidade pode ter consequências drásticas.

Para ela, obter a máxima desse processo de transformação exige planejamento. “Para aproveitar melhor as tecnologias emergentes e sua rápida expansão nas atividades humanas, uma empresa precisa se reinventar e se modernizar, transformando os seus processos e modelos em formatos mais ágeis”, salienta.

De acordo com a especialista, essa transição tem impactos relevantes e, por isso, não podem ser feitas sem uma boa dose de preparação. “Exige-se mudanças em tecnologia, cultura e operações, para a entrega de valor mais rápido. É necessário investir tempo em ações planejadas de médio e longo prazo”, esclarece.

Já Luciano Meira lembra a importância do planejamento dentro do contexto de gestão do tempo tanto para o colaborador como para a organização em geral. “Não é um planejamento detalhado, item por item, mas apenas essencial. Você sabe como e quando fazer aquilo que tem muito valor? Você está preparado para fazer isso? Trata-se de criar um plano da semana sem excessos, em que você sabe quando e de que forma vai atuar naquilo que é mais importante”, pontua.

3 – Em busca do flow

Outro ponto importante para conseguir bons resultados aproveitando melhor o tempo disponível está na busca de novas soluções para os problemas que fazem parte do negócio.

No entanto, para isso, primeiro é preciso fazer uma criteriosa autoavaliação. “Quando o indivíduo se conhece e traz para o trabalho suas forças de maneira habitual, ele começa a ter hábitos saudáveis de viver aproveitando o melhor delas. Ele consegue produzir muito em pouco tempo”, acredita Luciano.

Para ele, é desse processo de autoconhecimento que surge a experiência de fluxo ou flow. Como exemplo do processo, Luciano relembra como o brasileiro Ayrton Senna se integrava às corridas que disputava, se desligando do que estava a sua volta.

Apesar de envolver certo nível de genialidade, o professor explica que isso não é mera coincidência e que cada vez mais as organizações têm buscado as condições ideais para repetir esse cenário em sua força de trabalho.

“Isso não ocorre por acaso, mas sim por uma série de alinhamentos que são feitos até que a pessoa, lugar, atividade e momento certos se unam em uma explosão de produtividade. Algumas empresas, como o Google, já estão tentando reproduzir mais flow dentro do ambiente de trabalho através de laboratórios, o que mostra como o assunto é importante”, ressalta.

Para Luciene, essa experiência deriva da satisfação do colaborador com seu trabalho e tende a gerar um círculo virtuoso. “É necessário amar o que se faz, ter uma motivação intrínseca, concentração profunda no que está fazendo, se sentir confiante, focado no presente e nem sentir o tempo correr. Com certeza, atingir esse estado vai trazer maior desempenho, maior criatividade e agilidade na solução de problemas. Trará uma sensação contínua de prazer na atividade executada”, afirma.

Bônus: Apenas o essencial, processo por processo

Retomando a sensação de que faltam horas para executar tudo que é necessário, Luciano explica que fazer uma gestão do tempo eficaz requer a capacidade de priorizar tarefas e projetos que realmente devem ser realizados com maior urgência.

“Quando a pessoa se torna mais essencialista, ou seja, sabe otimizar seu tempo, ela se conhece e existe um acordo entre profissional e organização. Isso permite que o indivíduo possa realmente mergulhar mais nesse tempo para fazer aquilo que faz de melhor e gerando um pico de produtividade. É disso que estamos precisando hoje”, avalia.

Por sua vez, Luciene se alinha a esse sentimento recomendando foco total de processo em processo. “Limitar o trabalho em progresso. Se você trabalha em poucas coisas você será mais eficiente. Terá menos trocas de contexto, os resultados serão obtidos mais cedo e maximizará a vazão das entregas”, reforça.

Para a especialista, a constante gestão do tempo é crucial para que os objetivos do negócio sejam alcançados. “Lembre-se de que um projeto nunca atrasa no fim: ele atrasa um dia de cada vez. É necessário gerenciar o tempo e detectar atrasos enquanto eles acontecem e trabalhar rapidamente na reversão disso”, completa.

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