Dentro da Lei: como deve ser feito o controle de ponto e horas extras?

O monitoramento da jornada de trabalho é uma das principais atribuições da gestão de pessoas e deve ser feito de forma precisa, a fim de evitar falhas no controle de ponto e, consequentemente, pagamento incorreto da remuneração dos trabalhadores.

Um equívoco que seja repassado para a folha de pagamento pode abrir brechas para fiscalizações do Ministério do Trabalho, multas e até processos trabalhistas, quando o colaborador se sentir prejudicado pela falta de atenção do RH.

Com tantas possíveis consequências, o melhor mesmo é ficar dentro da lei, sabendo exatamente como proceder e o que evitar. Saiba agora como fazer o controle de ponto e horas extras!

Clique aqui e confira as mudanças na jornada de trabalho e horas extras permitidas pela reforma trabalhista.

As marcações indevidas devem ser conferidas

O ponto eletrônico veio para facilitar bastante a vida dos gestores de RH no controle de ponto, entretanto, revisar as marcações dos colaboradores é fundamental antes de fechar a folha de pagamento.

Se um profissional esquece de marcar a saída da empresa, por exemplo, o sistema de gestão pode considerar uma falta no período da tarde, computando um desconto no salário. Outra situação bastante comum é que, por esquecimento, o colaborador marque duas vezes o ponto, com apenas alguns minutos de diferença, afetando também o cálculo da remuneração.

Então, antes de partir para a consolidação dos dados, confira as inconsistências do sistema e verifique com cada profissional da empresa o que houve. Ter um formulário ou outro método de registro de justificativas é uma boa forma de manter tudo sob controle.

As faltas justificadas não podem deixar de ser abonadas

Ao longo do mês você vai recebendo atestados médicos, licenças e outros documentos que justificam a ausência do trabalhador e conferem a ele o abono da falta. Mas, com a correria do dia a dia, esquece de lançar essas informações no controle de ponto. Resultado? Colaborador prejudicado.

Uma vez que o salário já tenha sido pago, você só poderá devolver o valor na próxima folha de pagamento, o que deixará o profissional insatisfeito e revelará uma deficiência operacional do seu setor.

Contornar esse tipo de erro é fácil: envolva os gestores de cada área no processo, liberando login e senha para que eles façam esses lançamentos ao longo do mês e entreguem as justificativas todas juntas, em uma data predeterminada.

Caso não seja possível implementar esse processo, defina uma data para entrega de todas as justificativas e tire um dia só para lançar essas informações no controle de ponto.

O ponto não pode ser deixado no “automático”

Empresas que contam com equipes externas têm algumas dificuldades em controlar a jornada de trabalho destes profissionais e, muitas vezes, optam por fazer lançamentos padronizados no sistema, o chamado ponto britânico.

A folha de controle de ponto é preenchida sempre com a mesma informação:

08:00 – 12:00 e das 13:00 – 18:00

Essa prática não é aceita pelo Ministério do Trabalho e pode gerar multas para a empresa. O melhor a se fazer é adquirir soluções que permitam o controle de ponto externo, como sistemas com aplicativos para smartphones ou ponto remoto.

Deve ser feito o cálculo preciso das horas extras

Horas extras são um tema delicado, pois qualquer erro de cálculo se reflete em outras remunerações, como é o caso dos adicionais de insalubridade, trabalho noturno e periculosidade. Além disso, elas refletem no cálculo do DSR – Descanso Semanal Remunerado.

Um dos erros comuns cometidos pelos setores de RH é não conferir a quantidade exata de horas extras trabalhadas, segmentando-as em dias da semana, sábado e domingo. Essa análise é essencial porque a CCT – Convenção Coletiva de Trabalho normalmente traz índices de reajuste diferentes para cada dia.

As horas extras realizadas durante a semana podem ter um reajuste de 30%, as do sábado 50% e as de domingo e feriados 100%, por exemplo, o que muda completamente o valor final da remuneração a ser recebida pelos profissionais.

Como vimos, alguns cuidados são necessários para evitar que erros no controle de ponto aborreçam os funcionários prejudicados. Estabelecer regras e incluir os líderes em alguns trâmites é importante para a equipe de RH.