Todo mês, ao receber nossa folha de pagamento ou holerite, raramente consideramos todos os processos, legislações e variáveis que os profissionais de Recursos Humanos (RH) devem cumprir e avaliar antes de finalizá-la. Esses elementos constituem um dos processos mais importantes do RH e são essenciais para o bom funcionamento da empresa.
O cálculo da folha de pagamento é uma obrigação legal das empresas que contratam sob a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Esse processo é vantajoso tanto para a empresa, que pode monitorar os investimentos mensais em pessoal, quanto para o colaborador, que recebe um detalhamento da renda fixa e fica ciente de todos os vencimentos e descontos realizados durante o mês.
Devido à sua abrangência, o processo da folha de pagamento é complexo e ainda gera muitas dúvidas, especialmente para os responsáveis pelo seu fechamento. Por isso, nós, da LG lugar de gente — empresa que desenvolve um completo Sistema de RH, incluindo a Folha de Pagamento — reunimos neste artigo tudo o que você precisa saber sobre esse conteúdo.
O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento que lista as remunerações pagas aos colaboradores de uma empresa. É obrigatória para os departamentos de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP), conforme os artigos 464 e 225 do Decreto 3048/1999.
Embora não tenha um modelo oficial, deve conter informações básicas, como salário bruto e líquido, número de dias trabalhados e nome do colaborador.
Elementos de uma folha de pagamento completa e legal:
- Nome do colaborador: inclui tanto funcionários da empresa quanto prestadores de serviços.
- Cargo, função ou serviço prestado.
- Número de dias trabalhados.
- Salário bruto e líquido.
- Parcelas que integram a remuneração: Salário base, adicionais, horas extras etc.
- Parcelas que não integram a remuneração: Ajuda de custo, entre outros.
- Descontos legais aplicados: INSS, FGTS, vales, entre outros.
- Dados da empresa.
- Agrupamento dos segurados: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e empregados contratados por prazo determinado.
- Informações sobre seguradas em gozo de salário-maternidade e número de quotas de salário-família, se aplicável.
- Forma e data do pagamento.
- Qualquer outro dado contábil relacionado ao pagamento final.
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Obrigatoriedade e responsabilidade
Por lei, todas as empresas devem preparar a folha de pagamento e manter uma cópia deste documento, juntamente com os recibos, no estabelecimento. Geralmente, o preenchimento mensal da folha de pagamento é responsabilidade do time de Departamento Pessoal.
Segundo pesquisa da Fenacon (Federação Nacional das Empresas de Contabilidade), em média, as empresas brasileiras com até 50 funcionários levam 4 horas para fazer a folha de pagamento.
Remuneração e salário: qual a diferença?
Salário
O salário é o valor fixo pago pelo empregador ao empregado, como retribuição pelo trabalho prestado.
- Componentes:
- Salário base: valor acordado no contrato de trabalho.
- Adicionais legais: pode incluir adicionais como insalubridade, periculosidade, adicional noturno etc.
- Horas extras: pagamento adicional por horas trabalhadas além da jornada normal.
Remuneração
A remuneração é o total recebido pelo empregado, englobando o salário e outras parcelas, como benefícios e bônus.
- Componentes:
- Salário bruto: inclui o salário base, adicionais e horas extras.
- Benefícios: vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde, entre outros.
- Prêmios e comissões: valores adicionais por desempenho ou cumprimento de metas.
- Participação nos lucros: valores pagos em função dos resultados da empresa.
- Outras parcelas: qualquer outro pagamento que o empregado tenha direito, como gratificações, ajuda de custo, etc.
Diferenças principais
- Escopo:
- Salário: refere-se apenas ao pagamento fixo e acordado pelo trabalho realizado.
- Remuneração: abrange o salário e todas as outras formas de compensação financeira oferecidas ao empregado.
- Legalidade:
- Salário: regulamentado pela consolidação das Leis do Trabalho (CLT), deve cumprir o salário-mínimo e outras disposições legais.
- Remuneração: inclui elementos adicionais que podem variar de acordo com as políticas da empresa e acordos coletivos.
- Cálculo:
- Salário: focado no pagamento mensal fixo e legalmente obrigatório.
- Remuneração: soma de todas as compensações, incluindo benefícios e outras parcelas variáveis.
Exemplo prático
- Salário: um funcionário tem um salário base de R$ 3.000,00 por mês.
- Remuneração: esse mesmo funcionário, além do salário base, recebe R$ 500,00 de vale-alimentação, R$ 200,00 de vale-transporte, e um bônus de R$ 300,00. Assim, sua remuneração total seria R$ 4.000,00 (R$ 3.000,00 + R$ 500,00 + R$ 200,00 + R$ 300,00).
Entender a diferença entre salário e remuneração é essencial para empregados e empregadores, pois impacta diretamente na gestão financeira pessoal e empresarial, bem como no cumprimento das obrigações trabalhistas.
Passo a passo de comer fazer folha de pagamento
Não existe um modelo padrão de folha de pagamento a ser seguido, mas todas as informações essenciais, como nome do colaborador, dados da empresa, salário bruto e líquido, devem estar presentes no documento.
Controle seu quadro de colaboradores
Organize-se para gerenciar contratações e demissões, evitando erros ou atrasos no cálculo dos valores devidos aos funcionários ativos e prevenindo pagamentos indevidos a ex-empregados.
Defina as categorias dos seus funcionários
Cada profissional, conforme sua área de atuação, está vinculado a uma determinada convenção coletiva. Essas convenções possuem bases de cálculo, descontos e regras para concessão de benefícios específicas.
Acompanhe as mudanças na rotina do colaborador e na legislação
- Considere promoções, mudanças de cargo, aumentos salariais, férias e licenças (maternidade, gala etc.) ao preencher a folha de pagamento.
- Mantenha-se atualizado sobre alterações na legislação, como mudanças nas taxas de impostos, para evitar erros.
Inclua parcela extras no cálculo da folha de pagamento
- Inclua horas extras, com 50% a mais durante a semana e 100% nos finais de semana. Adicione dias de vale-transporte e vale-refeição se o colaborador trabalhar em um dia de descanso.
Desconte os impostos que incidem sobre o salário
- Calcule e desconte corretamente impostos como INSS e IRRF, garantindo conformidade e evitando problemas para a empresa e o colaborador.
Calcule os valores corretamente
Após definir os valores a serem pagos e os descontos, faça as contas com precisão. Evite erros que possam resultar em pagamentos incorretos, sejam eles a mais ou a menos.
Separe salário bruto de salário líquido
- Especifique no documento o salário bruto (valor total) e o salário líquido (quantia real a ser recebida após descontos legais), para clareza e transparência.
Organize-se para cumprir o prazo de pagamento
- De acordo com o artigo 459 da Consolidação das Leis Trabalhistas, a remuneração deve ser paga até o quinto dia útil do mês. Atrasos resultam em pagamento com correção monetária e juros.
- Utilize ferramentas tecnológicas para facilitar a coleta, armazenamento e tratamento dos dados da folha de pagamento de forma ágil e segura. A plataforma completa da LG lugar de gente é um exemplo de solução que pode otimizar esse processo.
Quais os principais itens que compõem a folha de pagamento?
A folha de pagamento é composta por uma série de itens que detalham todas as remunerações, deduções e informações necessárias para o cálculo do salário dos colaboradores. Aqui estão os principais itens que devem estar presentes:
1. Informações do colaborador
- Nome completo
- CPF
- Cargo ou função
- Departamento
- Número de registro/identificação
2. Informações da Empresa
- Nome da empresa
- CNPJ
- Endereço
- Contato
3. Período de pagamento
- Data de início e término do período de pagamento
- Data de pagamento
4. Remuneração bruta
- Salário base: Valor acordado no contrato de trabalho
- Adicionais:
- Horas extras
- Adicional noturno
- Insalubridade
- Periculosidade
- Comissões e prêmios
- Gratificações
- Participação nos lucros
5. Benefícios
- Vale-transporte
- Vale-alimentação/refeição
- Plano de saúde/odontológico
- Auxílio-creche
- Outros benefícios (bônus, ajuda de custo etc.)
- Descontos Legais
- INSS: Contribuição previdenciária
- IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte
- FGTS: Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
- Contribuições sindicais
- Vale-transporte: Até 6% do salário base
7. Outros descontos
- Empréstimos consignados
- Pensão alimentícia
- Faltas e atrasos não justificados
- Adiantamentos salariais
8. Salário líquido
- Valor resultante após todos os descontos serem aplicados ao salário bruto
9. Resumo dos valores
- Total de proventos (remuneração bruta + benefícios)
- Total de descontos (descontos legais + outros descontos)
- Salário líquido (total de proventos – total de descontos)
10. Outras informações
- Número de dias trabalhados no período
- Horas extras trabalhadas
- Férias e abonos (se aplicável)
- Licenças (maternidade, paternidade, gala etc.)
11. Forma de pagamento
- Detalhamento da forma como o salário será pago (depósito bancário, cheque etc.)
- Dados bancários do colaborador (se aplicável)
Importância de cada item
Informações do colaborador e da empresa: identificam as partes envolvidas e asseguram a conformidade legal.
Período de pagamento e data de pagamento: garantem clareza sobre o período de trabalho remunerado e a data em que o colaborador receberá o pagamento.
Remuneração bruta e benefícios: detalham todas as formas de remuneração recebidas pelo colaborador.
Descontos legais e outros descontos: garantem que todos os impostos e deduções obrigatórias sejam corretamente aplicados.
Salário líquido: informa o valor real que o colaborador receberá após todas as deduções.
Resumo dos valores: fornece uma visão clara e concisa dos totais de proventos e descontos.
Outras informações: adicionam detalhes importantes que podem impactar o cálculo da folha de pagamento.
Ter uma folha de pagamento bem estruturada e detalhada é essencial para garantir a conformidade legal, a transparência e a satisfação dos colaboradores.
Automatize sua folha de pagamento com a LG lugar de gente
Automatizar a folha de pagamento é uma das principais ações estratégicas que o RH pode adotar para otimizar seu trabalho.
Com uma folha de pagamento digital, as empresas podem economizar tempo, reduzir custos e aumentar a eficiência do RH. Erros na folha de pagamento, que são frequentemente as principais causas de ações trabalhistas, podem ser significativamente reduzidos. Portanto, além de otimizar essa tarefa complexa, o Departamento Pessoal também ganha mais segurança.
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