Empresas ao redor do mundo, desde startups até grandes corporações, estão formando times globais para atingir níveis de crescimento e diversidade sem precedentes. No entanto, essas oportunidades inovadoras também introduzem complexidades adicionais. Sua equipe está preparada para a gestão folha de pagamento internacional?
Afinal, fazer a gestão de uma folha de pagamento em nível global exige um entendimento detalhado sobre as legislações locais, tributações, moedas, fusos horários e métodos de pagamento específicos de cada região. Contar com um sistema que seja eficaz e esteja em conformidade com as normas representam um desafio ainda maior. É neste contexto que a Deel, em parceria com a LG lugar de gente, apresenta sua solução para a folha de pagamento global no Brasil.
Neste artigo, exploramos sete aspectos fundamentais da folha de pagamento global e estratégias para gerenciá-los, independentemente do porte da sua empresa ou da forma adotada para a expansão internacional.
O que é folha de pagamento internacional?
O processamento de folha de pagamento internacional envolve o manejo e pagamento de remunerações a colaboradores internacionais ou contratados de forma independente em troca dos serviços prestados à sua empresa.
Este processo, também conhecido como gestão global de folha de pagamento, é mais do que simplesmente incorporar empregados estrangeiros e contratados autônomos em um sistema de pagamento já existente.
É essencial familiarizar-se com as legislações trabalhistas internacionais, normativas fiscais e diferentes aspectos financeiros em cada novo país onde os seus colaboradores estejam baseados.
7 componentes relacionados à gestão da folha de pagamento internacional
O processamento da folha de pagamento internacional pode ser considerado mais complexo que o nacional, visto que há mais fatores e detalhes no pagamento de colaboradores estrangeiros. Veja alguns desses aspectos a seguir:
1. Normas e legislações locais
As legislações trabalhistas variam significativamente de um país para outro, o que representa um grande desafio para empresas que buscam expansão internacional em termos de gestão de folha de pagamento. Ao contratar um empregado ou um prestador de serviços em uma nova região, é crucial compreender e respeitar as seguintes normativas locais:
- Taxação e prazos para declaração de impostos
- Benefícios que devem ser concedidos aos empregados
- Remuneração mínima estabelecida
- Limite máximo de horas trabalhadas por semana
- Distinção entre a categoria de empregado e a de prestador de serviços
2. Pagamento de colaboradores de diferentes nações
Antes de iniciar operações em um novo mercado, é importante definir quando, como e quanto pagar em termos de salários internacionais.
- Quando? Reconheça que cada nação possui seus próprios ciclos de pagamento, exigindo a possibilidade de efetuar pagamentos a funcionários internacionais em diferentes momentos. Esteja pronto para realizar pagamentos de maneira semanal, mensal ou até diária, dependendo dos acordos e das normas trabalhistas do país.
- Como? As formas de pagamento para funcionários no exterior podem diferir dos métodos utilizados localmente. Opções como cheques, transferências bancárias diretas, envios de dinheiro e carteiras digitais possuem variações nas taxas de câmbio e nos tempos de processamento.
- Quanto? É vital considerar as regulamentações e padrões de mercado de cada país, como o salário mínimo, antes de propor um salário a um funcionário estrangeiro. Calcule os impostos e encargos locais que incidirão sobre o valor bruto para assegurar uma oferta competitiva e atraente.
Por fim, algumas nações têm práticas salariais únicas, como o pagamento do 13º, que é uma remuneração adicional usualmente concedida no final do ano, equivalente a um mês de trabalho. Essa prática é obrigatória em países como Grécia e Argentina e recomendada em outros, especialmente na América Latina.
3. Normativas tributárias nacionais e internacionais
A tributação na folha de pagamento apresenta complexidades, sobretudo quando envolve as diferenças entre diversas regiões. É importante notar que quase todos os países implementam impostos de renda federais e regionais, cujos valores podem variar.
Sua empresa tem a responsabilidade de aderir às leis fiscais nos países onde contrata colaboradores. O não cumprimento de obrigações tributárias, como deixar de preencher um formulário ou efetuar o pagamento de um imposto, pode acarretar penalidades fiscais e prejuízo para seu negócio.
Os prestadores de serviços são responsáveis pela administração de seus próprios impostos e devem estar atentos a tratados fiscais entre seus países e o da empresa, utilizando formulários como o W-BEN ou W-8BEN-E para evitar tributação dupla.
Felizmente, a maioria dos países modernizou o sistema de declaração de impostos, facilitando o processo. Com o uso de software de folha de pagamento que incorporam funcionalidades tributárias, é possível atender às exigências fiscais multinacionais de forma eficiente.
Um sistema de folha de pagamento global, alinhado às normas tributárias, é essencial para o sucesso da expansão, especialmente quando se gerencia um grande número de funcionários em múltiplos países.
4. Benefícios para colaboradores
As vantagens oferecidas aos colaboradores são um componente crucial do pacote de compensação total. Um plano de benefícios bem estruturado é essencial para atrair e manter talentos em escala global.
Em grande parte dos países, é mandatório que o empregador providencie seguro social. Isso abrange custear o plano de saúde dos colaboradores, contribuições para fundos de aposentadoria, seguros de invalidez e desemprego. Além de cobertura para lesões no ambiente de trabalho, conforme as políticas de compensação para trabalhadores.
É comum a exigência de que empregadores garantam férias pagas anuais aos funcionários (em alguns casos, até 30 dias por ano) e, em alguns lugares, é necessário cobrir o primeiro mês da licença-maternidade, enquanto o governo financia o período restante.
Após estabelecer os benefícios obrigatórios, considere agregar vantagens adicionais: apoio para trabalho remoto, programas de bem-estar, pagamento de salários em criptomoeda e outros incentivos menores podem tornar sua empresa mais atraente para os profissionais.
5. Custos bancários e taxa de câmbio
A realização de pagamentos internacionais, uma necessidade na gestão de folhas de pagamento globais, implica no envio de fundos além das fronteiras nacionais, o que acarreta custos adicionais.
Por exemplo, ao utilizar transferências SWIFT, um sistema de comunicação interbancária para transferências internacionais seguras, o custo por transação pode variar entre aproximadamente 25 e 50 dólares americanos por operação multinacional.
Além disso, a variação nas taxas de câmbio representa um desafio significativo para empresas com operações internacionais. Em diversos países, os pagamentos aos colaboradores devem ser efetuados na moeda local.
Portanto, mudanças adversas nas taxas de câmbio, em comparação com a moeda utilizada pela sua empresa, podem impactar negativamente o orçamento destinado à folha de pagamento.
6. Segurança de dados
Em 2018, a União Europeia reformulou a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), impondo critérios mais estritos para a privacidade dos dados. A segurança dos dados tornou-se um aspecto crítico para as corporações, particularmente aquelas com grandes equipes distribuídas internacionalmente.
À medida que mais funcionários acessam informações da folha de pagamento, as empresas devem atender às normas de proteção de dados em todos os países onde operam.
Para minimizar os riscos, é fundamental abolir o uso de e-mails não criptografados e excluir quaisquer dados redundantes dos funcionários. No caso de terceirização da gestão de folha de pagamento, o prestador do serviço terá acesso às informações dos colaboradores.
Por isso, é essencial estabelecer um Acordo de Processamento de Dados (ADP) rigoroso, assegurando que o serviço de folha de pagamento manuseie os dados de maneira segura, em conformidade com a LGPD e ofereça proteção legal em situações de violação de dados.
7. Desenvolvimento do departamento de RH
Estabelecer uma folha de pagamento internacional é somente o início do processo de expansão de uma empresa. Conforme a empresa se desenvolve, surge a necessidade de formar uma equipe especializada no gerenciamento de colaboradores, em atividades administrativas, na integração de novos funcionários e em outras funções essenciais.
Para otimizar as operações do RH, é recomendável a adoção de ferramentas automatizadas avançadas. Isso permitirá que a equipe dedique menos tempo a tarefas rotineiras e mais tempo ao aprimoramento da experiência dos colaboradores e à gestão eficiente do capital humano.
Muitos sistemas de RH mais robustos já vêm equipados com software de folha de pagamento integrados (ou possuem compatibilidade com outros sistemas de folha de pagamento), possibilitando que a equipe tenha acesso a dados atualizados em tempo real por meio de uma plataforma centralizada.
LG lugar de gente e Deel: uma parceria de sucesso
Em uma era onde as fronteiras geográficas estão cada vez mais difusas no cenário corporativo, a LG lugar de gente se orgulha de anunciar sua parceria exclusiva com a Deel, uma renomada startup norte-americana presente em mais de 150 países.
A Deel, reconhecida por sua expertise em facilitar a contratação de talentos internacionais para trabalho remoto, escolheu os produtos da LG lugar de gente para operar no Brasil, marcando um momento significativo no mercado de gestão do capital humano.
Esta colaboração é um marco não apenas para ambas as empresas, mas também para o mercado brasileiro. A LG lugar de gente, como a primeira e única parceira da Deel no Brasil, assume uma posição de liderança e inovação por meio da oferta de folha global com a nossa solução Gen.te Recebe – Folha de Pagamento.
“Estamos entusiasmados em unir forças com a Deel para proporcionar uma solução ainda mais abrangente aos nossos clientes globais. A capacidade da empresa de simplificar complexidades fiscais e trabalhistas em nível internacional alinha-se perfeitamente com nossa missão de fornecer soluções inovadoras para a gestão eficaz de Capital Humano”, afirma Felipe Azevedo, CEO da LG lugar de gente.
Quer saber mais sobre a parceria da Deel com a LG lugar de gente? Clique aqui e veja como essa colaboração oferece às empresas locais uma vantagem competitiva única: a capacidade de escalar globalmente, mantendo a conformidade local!
