O cotidiano da gestão de Recursos Humanos é repleto de cronogramas e prestações de contas sobre direitos trabalhistas aos órgãos governamentais responsáveis, como o Ministério do Trabalho, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Caixa Econômica Federal e Receita Federal. Entender quais são as principais declarações e seus prazos é essencial para garantir que a empresa esteja em conformidade com a legislação.
Se sua companhia está organizando as declarações trabalhistas, como o Imposto de Renda e o CAGED, e não quer perder os prazos, confira a relação das principais obrigações a serem cumpridas pelas organizações!
Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
Trata-se de uma obrigação tributária acessória que todas as pessoas jurídicas precisam prestar. Ela também se estende a quem paga rendimentos sujeitos ao Imposto de Renda na Fonte (IRF) ou remete valores ao exterior.
O documento é entregue à Receita Federal e pode ser gerado por meio do Programa Gerador de Declarações.
Para construir a declaração, é preciso que o RH informe:
- os valores retidos na fonte em reais e com centavos, separados por mês de pagamento e pelo código de receita;
- rendimentos pagos, entregues, creditados, empregados ou remetidos a residentes ou domiciliados no exterior;
- rendimentos tributáveis ou isentos de declaração obrigatória, creditados ou pagos no país;
- informações sobre pagamentos de plano de saúde empresarial;
- dados relativos aos beneficiários pessoas físicas e pessoas jurídicas.
Geralmente, a DIRF precisa ser prestada até o final do mês de fevereiro, sendo ela referente ao ano calendário anterior. A data fim é divulgada anualmente pela Receita Federal.
Caso a DIRF não seja entregue dentro do prazo ou contenha erros e omissões, a empresa pode sofrer penalidades, previstas no art. 1º da Instrução Normativa SRF nº 197, de 10 de setembro de 2002.
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
A RAIS é uma obrigação trabalhista anual de todas as empresas que ainda possuam ou tenham contado com o serviço de empregados. Quem não tem funcionários também precisa entregar a RAIS, que nesse caso é chamada de RAIS NEGATIVA.
Essa declaração é utilizada para que o governo faça levantamentos estatísticos para o cálculo de crédito e pagamento do abono anual do Programa de Integração Social (PIS) aos empregados. Confira quais dados devem ser informados aqui.
A declaração da RAIS deve ser entregue ao Ministério do Trabalho pela internet. Para isso, é preciso usar o programa GDRAIS, disponível neste site.
O prazo de entrega da RAIS, referente ao ano anterior, geralmente termina no mês de março.
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
O CAGED é uma obrigação trabalhista de todas as pessoas jurídicas e equiparadas por ocorrência de admissão, transferência ou demissão de empregados. Ele tem o objetivo de informar as movimentações dos empregados, como transferências, admissões e demissões.
O envio do CAGED deve ser feito mensalmente ao Ministério do Trabalho e conter a relação de admissões e desligamentos de empregados ocorridos no mês anterior. É obrigatório usar o aplicativo do CAGED Informativo (ACI), de modo que o arquivo gerado seja enviado ao Ministério do Trabalho pela Internet.
A entrega do arquivo após o dia 7 do mês subsequente ao do informado no CAGED sujeita a organização a multas. Já as declarações que não estiverem em conformidade com as especificações do MTE, não serão processadas, sendo consideradas, portanto, como não entregue. Nessas condições, a empresa também está sujeita a multa por atraso.
Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)
A GFIP deve ser, obrigatoriamente, entregue a todas as pessoas físicas ou jurídicas sujeitas ao recolhimento do FGTS ou às contribuições e informações à Previdência Social. A guia precisa ser encaminhada mensalmente até o dia 7 do mês seguinte ao da sua competência.
Para apresentar informações, é preciso recorrer ao meio magnético, gerado no programa SEFIP — disponível para download no site da Caixa Econômica Federal.
Com tantas informações, não é difícil que uma ou outra declaração passe batida. Por isso, investir em uma solução de automação para o RH pode ser de grande ajuda. Além de evitar retrabalho, o software também deixa a empresa ciente dos prazos para cada obrigação. Em caso de dúvidas, acesse a agenda tributária da Receita Federal.
E você, ainda tem dúvidas sobre a declaração do Imposto de Renda e outras obrigações trabalhistas? Comente abaixo! Seu problema pode virar pauta aqui no blog!
