Uma das maneiras mais eficientes de facilitar processos e melhorar o desempenho do setor de RH é contar com a tecnologia como aliada. Um sistema de folha de pagamento adequado é muito útil em uma das rotinas que mais exige dos profissionais da área, já que envolve cálculos e obrigações que precisam ser absolutamente precisos.
Neste artigo, nós da LG lugar de gente – empresa especializada em tecnologia para a gestão de RH – vamos explicar o que é um software de folha de pagamento, como ele funciona e quais são as vantagens de contar com essa solução. Saiba também o que levar em conta na hora de escolher o melhor sistema para a sua empresa.
O que é um sistema folha de pagamento?
A folha de pagamento, também conhecida como holerite ou contracheque, é um documento que as empresas devem gerar mensalmente. Ele serve como um registro detalhado da remuneração dos colaboradores, incluindo salário, deduções, descontos, comissões e outros componentes.
A fim de otimizar essa gestão, é possível automatizar a emissão desse documento por meio do sistema de folha de pagamento. Como esse processo exige conhecimento das leis trabalhistas e envolve diversos cálculos, realizá-lo manualmente pode ser demorado, especialmente em grandes empresas. Por isso, o uso de um software proporciona maior agilidade e eficiência.
Prova disso é que, segundo a Deloitte, 56% dos líderes de RH estão redesenhando seus processos para aproveitar ferramentas digitais. Isso significa deixar o tradicional e apostar no novo.
Como funciona um sistema folha de pagamento?
Um bom sistema de folha de pagamento opera de forma intuitiva e integrada desde o cadastramento de informações dos funcionários, seja no momento da contratação ou na importação de uma base de dados pré-existente.
Desde o início, é importante que o profissional de RH tenha autonomia para incluir novos funcionários ou fazer alterações contratuais pontuais, sem depender de suporte técnico ou outros setores.
Quando um novo colaborador começa sua jornada, o software pode gerar um kit admissional contendo todos os recursos necessários para essa etapa, como controle de EPIs e uniformes, contrato de experiência e ficha de registro. A mesma funcionalidade se aplica ao processo de rescisão de contrato.
O fato é que com todos os dados incluídos, os cálculos são realizados automaticamente, de acordo com os parâmetros configurados conforme a necessidade de cada cliente.
Embora existam requisitos legais válidos para todas as empresas, aos quais o sistema de folha de pagamento deve atender plenamente, cada organização tem suas particularidades, como negociações sindicais e benefícios específicos.
Por isso, é importante que o software permita a criação de regras de remuneração personalizadas conforme as demandas de quem opera o sistema.
Um sistema completo, preciso e confiável garante que cada centavo da remuneração seja corretamente lançado, evitando retrabalho. Além disso, são gerados os cálculos de férias, rescisão contratual e provisão de 13º salário.
Os encargos devidos pela empresa, como INSS, FGTS, RATxFAP e contribuições para terceiros, também são calculados automaticamente. A solução emite os eventos a serem transmitidos ao eSocial e pode gerar dados para a GFIP, CAGED, RAIS, CTPS, DIRF, MANAD, GPS e GRF, garantindo consistência, agilidade e conformidade com todas as obrigações legais.
Como fazer uma escolha assertiva do sistema de folha de pagamento?
Para escolher um sistema de folha de pagamento adequado, é essencial considerar diversos critérios que garantam segurança, funcionalidade e eficiência. Aqui estão os principais fatores a serem analisados:
1. Segurança
A segurança é um aspecto fundamental para qualquer software de folha de pagamento, pois envolve a proteção de informações sensíveis dos funcionários. Um sistema seguro evita vazamentos de dados, que podem causar danos irreparáveis à reputação e às operações da empresa.
No Brasil, o vazamento de dados custa, em média, R$ 1,24 milhão para as empresas, e o país tem um risco de 43% de sofrer ataques virtuais e violações de segurança segundo estudo realizado pela IBM em parceria com o Instituto Ponemon.
Por isso, é importante que a solução ofereça vários níveis de acesso aos dados, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar e manipular informações sensíveis.
Além disso, a utilização de sistemas de criptografia robustos é vital para proteger os dados contra acessos não autorizados. As plataformas em nuvem geralmente oferecem essas características, proporcionando acesso seguro às informações 24 horas por dia, a partir de qualquer dispositivo conectado à internet.
Esse nível de acessibilidade, combinado com a segurança robusta, é essencial para garantir a integridade dos dados da empresa.
2. Funcionalidade
A funcionalidade de um sistema de folha de pagamento é outro critério que deve estar em foco.
Um sistema eficaz deve ser capaz de realizar cálculos automáticos precisos, relativos a valores e prazos de pagamento, reduzindo a possibilidade de erros e evitando atrasos. Isso inclui o cálculo de salários, horas extras, descontos, benefícios, e a gestão de férias e licenças.
Afinal, uma solução funcional também deve permitir a distribuição de holerites de forma eficiente, a geração de relatórios detalhados, e o armazenamento seguro de documentos na nuvem.
A automação de processos, como a admissão e o desligamento de colaboradores, é um benefício adicional, permitindo que o RH se concentre em tarefas estratégicas, em vez de operacionais. Isso contribui para uma gestão de tempo mais eficiente no Departamento Pessoal.
3. Atendimento
O atendimento ao cliente é um fator decisivo na escolha de um sistema de folha de pagamento. Um atendimento personalizado não é mais um diferencial competitivo, mas uma necessidade básica.
Em um mercado cada vez mais concorrido, é essencial que as empresas possam contar com suporte ágil e eficiente para atender às suas demandas sempre que necessário.
A terceirização da folha de pagamento pode ser uma solução viável, pois profissionais especializados em consultoria trabalhista e previdenciária garantem a conformidade das operações com as diretrizes legais.
A LG lugar de gente, por exemplo, oferece uma equipe de suporte composta por especialistas dedicados a cada conta, assegurando que a resolução de problemas seja feita de forma assertiva e direta, atendendo às necessidades específicas de cada empresa.
4. Automação das rotinas de DP
A automação das rotinas do Departamento Pessoal é uma das principais vantagens de um bom sistema de folha de pagamento. Ela permite que a empresa realize uma série de tarefas de maneira mais eficiente e com menos erros. Entre as principais funcionalidades automatizadas, destacam-se:
- Admissão de pessoal: permite o cadastro de dados e a entrega digital de documentos obrigatórios, conforme o modelo de admissão definido.
- Gestão de férias: controla as férias da equipe, histórico e registros, evitando a aplicação de multas por não cumprimento da legislação.
- Gestão de benefícios: aumenta a transparência e gera economia nas atividades relacionadas.
- Distribuição de holerites: geração online e sem erros, com acesso eficiente e economia de papel.
- Mural de comunicação: emite avisos sobre políticas, aniversariantes do mês e mudanças nas regras trabalhistas.
- Geração de dados e relatórios: fornece informações atualizadas para acompanhar indicadores e identificar possibilidades de melhoria.
- Desligamento de colaborador: automatiza o processo com o envio de informações necessárias e a realização de checklists para conferência das etapas.
5. Consultoria e pós-venda
Mesmo após a instalação do sistema, é comum surgirem dúvidas, especialmente no início. A consultoria e o suporte pós-venda são essenciais para resolver problemas e corrigir possíveis falhas, permitindo que a empresa aproveite ao máximo as potencialidades do software.
A consultoria de benefícios, por exemplo, é especializada e ajuda na escolha dos planos mais interessantes para os colaboradores, como planos de saúde e odontológicos, seguros de vida e vales.
Além disso, a consultoria pode auxiliar nas questões trabalhistas e previdenciárias, inclusive na adequação ao eSocial. Isso garante que a empresa utilize o programa de maneira eficiente e apresente os documentos necessários de forma transparente.
6. Interface intuitiva
A interface do sistema de folha de pagamento deve ser intuitiva e fácil de manusear. Uma interface complicada pode dificultar a simplificação das operações.
A automação deve permitir que, com poucos cliques, se faça o upload de documentação e que todos os trâmites sejam solucionados nos processos de admissão e desligamento.
O sistema deve facilitar a visualização da escala dos profissionais e a tomada de decisões estratégicas, como a antecipação de reuniões, por exemplo.
Quais os benefícios de se usar um sistema de folha de pagamento?
O uso de um sistema de folha de pagamento oferece uma série de benefícios significativos para as empresas. Esses benefícios além de melhorarem a eficiência operacional, também garantem conformidade legal e satisfação dos funcionários. Aqui estão alguns dos principais benefícios:
1. Precisão nos cálculos
Um sistema de folha de pagamento automatiza cálculos complexos, como salários, impostos, benefícios e deduções, eliminando praticamente qualquer chance de erro humano.
A precisão é garantida por algoritmos que consideram todas as variáveis necessárias, como horas trabalhadas, bônus, descontos, e legislação vigente. Isso resulta em uma remuneração correta e pontual para os funcionários, o que é essencial para manter a moral e a confiança na empresa.
2. Economia de tempo
Automatizar o processamento da folha de pagamento libera uma quantidade significativa de tempo para a equipe de RH.
O tempo que seria gasto em cálculos manuais e verificações é reduzido drasticamente, permitindo que os profissionais de RH se concentrem em atividades mais estratégicas, como recrutamento, treinamento e desenvolvimento de talentos.
Isso aumenta a eficiência geral da operação de RH e pode levar a melhorias significativas na produtividade da equipe.
3. Conformidade legal
Os sistemas de folha de pagamento são projetados para estar sempre em conformidade com as regulamentações trabalhistas e fiscais.
Eles são atualizados automaticamente para refletir mudanças na legislação, garantindo que todas as deduções e contribuições sejam calculadas corretamente.
Isso evita multas e penalidades que podem ser impostas por órgãos reguladores, protegendo a empresa de riscos legais e financeiros.
4. Segurança dos dados
A proteção dos dados dos funcionários é uma prioridade em qualquer sistema de folha de pagamento.
Esses sistemas usam criptografia avançada para garantir que as informações confidenciais, como números de seguro social, dados bancários e detalhes salariais, estejam protegidas contra acessos não autorizados.
Além disso, a implementação de controles de acesso rigorosos garante que apenas pessoal autorizado possa visualizar ou manipular esses dados.
5. Facilidade de acesso e armazenamento de dados
Os sistemas de folha de pagamento baseados em nuvem oferecem a vantagem de acesso remoto a qualquer momento.
Isso significa que os dados podem ser acessados de forma segura e conveniente por administradores de RH, gestores e os próprios funcionários, independentemente de sua localização.
Além disso, o armazenamento em nuvem garante que os dados estejam organizados e protegidos contra perdas físicas, como danos a arquivos em papel ou falhas de hardware.
6. Relatórios detalhados
Os sistemas de folha de pagamento geram uma variedade de relatórios detalhados que são vitais para a tomada de decisões informadas. Esses relatórios podem incluir análises de custos, previsões de orçamento, relatórios de conformidade e auditorias.
A capacidade de gerar relatórios customizáveis permite que a empresa acompanhe indicadores-chave de desempenho (KPIs) e identifique tendências que podem influenciar a estratégia de recursos humanos e a gestão financeira.
7. integração com outros sistemas
A integração com outros sistemas empresariais, como ERPs (Enterprise Resource Planning) e sistemas contábeis, facilita uma gestão mais coesa e eficiente. A transferência automática de dados entre esses sistemas reduz a necessidade de entrada manual de dados, minimiza o risco de erros e assegura que todas as informações estejam sincronizadas.
Isso facilita a análise financeira e a elaboração de relatórios integrados, proporcionando uma visão holística das operações da empresa.
8. Melhoria na satisfação dos funcionários
A precisão e a pontualidade nos pagamentos têm um impacto direto na satisfação dos funcionários. Quando os colaboradores recebem seus salários corretamente e no prazo, isso gera confiança e lealdade à empresa.
Além disso, a transparência nos processos de pagamento e a facilidade de acesso a contracheques e outros documentos via portais de autoatendimento aumentam a satisfação dos funcionários e reduzem as consultas ao RH.
9. Automação de processos repetitivos
A automação de processos repetitivos, como cálculo de horas extras, gestão de benefícios e processamento de férias, reduz a carga de trabalho manual e minimiza o risco de erros.
Isso garante que todos os processos sejam realizados de maneira consistente e eficiente, permitindo que a equipe de RH se concentre em tarefas mais estratégicas. A automação também ajuda a manter a conformidade com a legislação trabalhista, evitando multas e penalidades.
10. Suporte e consultoria
Muitos fornecedores de sistemas de folha de pagamento oferecem suporte contínuo e serviços de consultoria, ajudando as empresas a resolver problemas e a otimizar seus processos de pagamento.
Esse suporte pode incluir ajuda na configuração inicial, treinamento para os usuários e assistência técnica contínua. A consultoria especializada também pode fornecer insights valiosos sobre como melhorar a eficiência dos processos de folha de pagamento e garantir a conformidade com as regulamentações.
11. Escalabilidade
À medida que a empresa cresce, o sistema de folha de pagamento deve ser capaz de acompanhar esse crescimento. Sistemas escaláveis podem lidar com um número crescente de funcionários e processos de pagamento mais complexos sem comprometer a eficiência ou a precisão.
Isso é particularmente importante para empresas em expansão que precisam de uma solução flexível que possa se adaptar às suas necessidades em constante mudança.
Adotar um sistema de folha de pagamento traz inúmeros benefícios, desde a precisão nos cálculos e economia de tempo até a melhoria na satisfação dos funcionários e conformidade legal.
Esses sistemas não apenas simplificam e agilizam o processo de pagamento, mas também fornecem uma base sólida para uma gestão de recursos humanos mais estratégica e eficiente.
Ao considerar esses critérios, é possível escolher uma solução que atenda às necessidades específicas da sua empresa e proporcione uma gestão de pessoal mais eficiente e segura.
Por que a LG lugar de gente é a melhor escolha para o seu sistema de folha de pagamento?
Depois de entender como escolher um sistema de folha de pagamento, mostraremos por que a LG lugar de gente é a melhor opção para sua empresa, premiada 9 vezes como Top of Mind de RH na categoria sistemas de folha de pagamento!
Primeiramente, nosso software de DP e RH é voltado inteiramente para esses setores, com funcionalidades que solucionam problemas específicos das áreas. Isso difere de ter um sistema contábil para gerir a folha de pagamento online, que pode identificar falhas como erros de cálculos, mas não aborda processos contratuais e trabalhistas.
Outro ponto importante é que nossa equipe é 100% especializada, promovendo um suporte específico e de qualidade. Você não terá dor de cabeça para compreender o passo a passo de como calcular o IRRF na folha de pagamento, por exemplo.
Nossos atendentes conseguem tirar todas as dúvidas que envolvem nossa plataforma com agilidade e assertividade.
Além disso, as ferramentas proporcionam a automação de processos de RH, otimizando e padronizando suas demandas. Essa é a melhor forma de economizar tempo e ter mais energia para gerenciar outras tarefas mais complexas, como a desoneração da folha de pagamento.
O melhor disso tudo é que o software da LG lugar de gente garante segurança contra falhas operacionais em seu contrato. Você não corre nenhum risco e pode usufruir apenas de benefícios.
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