Desde a contratação de um novo colaborador até a sua rescisão, as empresas geram uma série de documentos sobre a relação com o trabalhador, como folhas de ponto, contra-cheques, recolhimento do FGTS, dentre vários outros dados. Mas será que essas informações podem ser descartadas após o término do contrato de trabalho? Por quanto tempo a companhia deve armazenar esses comprovantes trabalhistas?
Esse é um tema que ainda gera dúvidas e, por isso, convidamos alguns especialistas, que reforçaram uma série de cuidados que as empresas precisam ter com relação ao arquivamento e armazenamento desses materiais.
Segundo José Maia, Auditor Fiscal do Trabalho e Coordenador do eSocial no Ministério do Trabalho e Emprego, além da adoção das medidas básicas de segurança, no que diz respeito ao arquivamento de documentos físicos, como os recibos, a empresa deve ter um cuidado redobrado com os arquivos digitais. “Providências como sistema de cópias de segurança (backups) e de contratação de serviços confiáveis de ‘nuvem’ devem ser sempre auditadas. Afinal, esses documentos são necessários para servirem de prova em alguma ação fiscal ou até em face de uma reclamatória trabalhista”, comenta José Maia.
De acordo com Cleber Venditti, Sócio do escritório de advocacia Mattos Filho, há sempre o risco de sofrer uma ação por parte do Ministério Público do Trabalho ou de ser acionado na Justiça por sindicatos e funcionários, mas, sobretudo, a companhia que não detém seus comprovantes também fica sujeita a fiscalização tributária. “Muitas informações trabalhistas impactam no recolhimento de tributos. Por isso, é tão importante a guarda desses documentos. É a forma que essas empresas têm de comprovar perante a receita federal que ela recolheu adequadamente suas contribuições”, explica o advogado.
Por quanto tempo é preciso manter essas informações?
Segundo Cleber, de maneira geral, o prazo de prescrição trabalhista é de 5 anos, por isso, a maioria dos documentos entram nessa faixa. No entanto, ele adverte que documentos de caráter médico e vinculados ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) podem chegar ao prazo máximo de 30 anos. Confira alguns exemplos de quanto tempo guardar cada informação:
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Dados sensíveis podem gerar processos
Cleber Venditti reforça que dados envolvendo saúde e segurança do trabalho, que podem conter acidentes, doenças e outras informações, são tidos como bastante críticos. “Por exemplo, o PPP, que é um extrato das questões médicas e de exposição ao ambiente de trabalho do empregado é de grande relevância. Pois quando esse trabalhador for requerer sua aposentadoria, ali tem informações bastante sensíveis”, confirma.
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