Empresários e gestores de RH já reconheceram que é preciso contar com uma gestão eficiente e com rígidos controles internos para garantir o cumprimento de todas as obrigações legais e evitar erros na folha de pagamento. Afinal, a legislação trabalhista brasileira é bastante complexa e exige diversos cuidados por parte dos empregadores.
“A folha é um ponto sensível porque impacta a remuneração paga ao colaborador. No Brasil, são comuns os erros nessa área. Há alto índice de reclamações trabalhistas no país por não concordância dos valores pagos, ausência de pagamento ou reconhecimento de vínculo empregatício. Geralmente, as reclamações são relacionadas a erros de cálculo”, destaca a Gerente de Planejamento na LG lugar de gente, Sáttila Silva.
Por isso, é importante conhecer profundamente as regras que regem a remuneração dos colaboradores, incluindo benefícios, descontos, adicionais e recolhimentos.
Entretanto, muitas empresas ainda cometem erros na folha de pagamento. E essas falhas podem provocar uma série de transtornos, que vão desde gastos desnecessários até multas, indenizações e complicações com o governo federal. Dessa forma, é fundamental compreender todos os elementos do cálculo e, claro, observar os pontos críticos.
Confira agora mais detalhes sobre esse processo!
A folha de pagamento
A folha de pagamento é um documento que deve ser gerado, obrigatoriamente, todos os meses. Esse arquivo contempla informações específicas sobre os rendimentos de todos os colaboradores, a discriminação dos descontos realizados, remunerações adicionais e o valor líquido a ser pago.
A realização do cálculo da folha de forma manual não é recomendada, uma vez que aumenta a probabilidade de erros humanos, além de não acompanhar as exigências da legislação, como uma solução de folha. Dessa forma, os software de gestão já são utilizados em larga escala, pois garantem mais agilidade, confiabilidade e segurança no processamento dos dados.
“Os erros na folha de pagamento acontecem por falta de controle da organização, por não ter apoio de um sistema informatizado ou por desorganização da empresa. Às vezes, por exemplo, há falta de apontamento de horas extras. Isso faz com que haja discrepância em pagamentos”, ressalta Sáttila Silva.
A folha de pagamento deve apresentar:
- Nome do colaborador segurado;
- Classificação como empregado, trabalhador avulso, autônomo, empresário, temporário, freelancer ou qualquer outra categoria sem vínculo empregatício;
- Cargo, função ou serviços prestados;
- Valor total da remuneração (salário e vantagens);
- Parcelas não integrantes da remuneração (diárias e ajuda de custo);
- Deduções (descontos e contribuições);
- Valor final.
Vale ressaltar que não existe um modelo padrão a ser seguido. Então a empresa pode adotar o formato que mais se adeque à sua realidade.
É preciso também considerar a Convenção Coletiva que rege os profissionais do setor, já que existem diferenças entre as várias categorias de trabalhadores.
Erros mais comuns na folha de pagamento
O departamento de pessoal costuma ser o responsável pela elaboração da folha, garantindo que todos os colaboradores recebam seu salário e benefícios dentro do prazo estabelecido por lei ou pelo Acordo Coletivo. Também deve assegurar a conformidade com a política de remuneração da empresa e a retenção de encargos, de acordo com o calendário oficial.
E nesse contexto, é possível identificar alguns erros na folha de pagamento. Os mais comuns são:
1. Pagamentos indevidos
Os pagamentos indevidos são aqueles que aumentam o valor líquido a ser pago aos colaboradores e que, em geral, não são recuperados em sua totalidade. O crédito de benefícios, como vale-transporte ou vale-refeição para colaboradores afastados da função por causa de acidentes de trabalho, doenças ou férias, é um bom exemplo.
Quando um empregado se afasta por um determinado período, a empresa não está obrigada a fornecer tais benefícios, exceto se essa vantagem constar na Convenção ou no Acordo Coletivo.
O mesmo acontece com equívocos no processamento da rescisão do contrato de trabalho, gerando indenizações maiores do que as verbas devidas. É evidente que esses valores podem ser vistos como uma despesa desnecessária.
2. Inobservância das legislações trabalhista e tributária
A inobservância das leis contribui para a formação de passivos trabalhistas e eleva os gastos com a folha de pagamento. Em geral, isso acontece quando o software escolhido possui falhas na parametrização, produzindo resultados inconsistentes.
Por isso, a parametrização deve ser feita por profissionais verdadeiramente capacitados, que dominem todas as questões trabalhistas e tributárias — em especial, a composição salarial e a incidência de descontos sobre cada tipo de verba.
De fato, existem diversas questões a serem observadas, como o descanso semanal remunerado, a pensão alimentícia e os adicionais noturno, de insalubridade e de periculosidade, por exemplo.
“O RH tem de estar focado na parte de conhecimento do que a legislação prega, conhecer as mudanças na legislação, que é bastante complexa. É uma questão de automatizar processos e ter gestão efetiva sobre eles, para que o conhecimento não fique restrito à mente das pessoas”, pondera Sáttila Silva.
3. Utilizar planilhas ou registros manuais
O uso de planilhas e registros manuais ainda é uma das principais causas de erro na folha de pagamento. Esse tipo de controle apresenta mais riscos, pois não conta com sistemas paralelos de checagem das fórmulas aplicadas.
Por isso, a recomendação é sempre adotar um software de gestão adequado às necessidades da empresa e automatizar todo o processo de cálculo.
4. Negligenciar as mudanças de leis e acordos
Mudanças nas leis e nos acordos acontecem frequentemente e, dessa forma, é preciso que o departamento pessoal se mantenha atualizado sobre todas as alterações. Além disso, é fundamental ter cuidado com a interpretação das novas regras, a fim de que os parâmetros sejam inseridos corretamente nos sistemas.
É válido mencionar também a necessidade de preparar os procedimentos internos para a chegada do eSocial, que demandará atenção redobrada do RH.
Como evitar os erros na folha de pagamento
Um gerenciamento eficiente da folha é essencial para a segurança da empresa, independentemente do porte ou do ramo de atuação. Problemas com o pagamento dos colaboradores geram reclamações, intervenções do sindicato, queda dos índices de produtividade, além de diversos entraves burocráticos.
A Gerente de Planejamento da LG lugar de gente ressalta ainda o impacto negativo diante dos colaboradores. “Os erros em folha de pagamento também geram percepção ruim em relação à idoneidade da empresa. Isso pode implicar em desmotivação ou desligamento do colaborador, com reclamação judicial”, alerta Sáttila Silva.
Para evitar os erros na folha de pagamento, é preciso incorporar algumas práticas ao dia a dia do RH e de todos os gestores. Veja quais são as principais dicas:
1. Reforçar o planejamento
Todo processo complexo exige planejamento prévio. Por isso, é preciso estabelecer prazos e rotinas para a coleta de dados. Para gerar a folha de pagamento, os gestores de RH devem reunir uma série de documentos, como registro de pontos e atestados médicos. Nesse mesmo sentido, vale destacar a importância de contar com políticas de remuneração e benefícios que incluam um plano de cargos e salários completo.
2. Classificar os colaboradores
A classificação dos colaboradores é indispensável para a preparação da folha, pois determina a natureza da relação de trabalho, além dos direitos e deveres de ambas as partes. Assim, é essencial diferenciar contratos de carteira assinada, temporários, autônomos e prestadores de serviço, por exemplo.
3. Conhecer todos os impostos
Os impostos devidos, valores descontados ou retidos podem variar de acordo com ajustes no quadro de colaboradores ou na própria lei. Então o RH precisa notar as alterações de alíquotas que incidem sobre INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social), RAT (Risco Ambiental do Trabalho), FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), IR (Imposto de Renda) etc.
4. Monitorar as horas trabalhadas
O cálculo da folha tem como base as horas trabalhadas. Então é preciso implementar um monitoramento efetivo, capaz de evitar enganos. O controle de ponto eletrônico é uma excelente alternativa para essa medição.
5. Provisionar gastos extras
Outro ponto importante é preparar o caixa para suportar o pagamento de:
- Licenças maternidade;.
- Seguros;.
- Benefícios;.
- Férias;.
- Décimo terceiro;.
- Horas extras;.
- Adicionais;.
- Comissões;.
- Programa de participação nos lucros.
Ao mesmo tempo, a empresa deve adotar uma gestão transparente, de modo que os colaboradores entendam as regras que incidem sobre rendimentos, descontos, impostos e contribuições.
6. Investir em tecnologia
O software de gestão se torna um grande aliado do RH, pois garante backup e fácil acesso aos dados dos funcionários. Com o uso inteligente da tecnologia, é possível eliminar os erros na folha de pagamento.
Dessa maneira, fica evidente a necessidade de uma administração voltada ao cumprimento das diversas obrigações trabalhistas, evitando prejuízos financeiros, passivos trabalhistas e danos à imagem da organização.
“O importante é que o RH, de forma geral, consiga automatizar processos para que a organização não dependa apenas das pessoas. Quanto mais automatizá-los e garantir que esses processos impeçam a ocorrência de erros, mais fácil será a gestão e menores serão esses equívocos”, alerta Sáttila Silva.
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