Como tornar o RH da empresa mais ágil e estratégica? Uma das formas pode estar na digitalização de tarefas no dia a dia, a exemplo da folha de pagamento digital.
Esse tipo de sistema, com uma abordagem simples e inovadora, otimiza a elaboração e gestão de uma das tarefas mais complexas do setor: o fechamento da folha de pagamento dos funcionários.
Assim, é possível reduzir erros, aumentar a segurança jurídica da empresa e agilizar essa operação. No entanto, apesar das diversas vantagens, muitos gestores ainda têm dúvidas sobre o funcionamento e a aplicação da folha de pagamento digital no dia a dia.
O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento essencial que registra e organiza o cálculo da remuneração dos funcionários de uma empresa. Este cálculo é baseado nos registros da jornada de trabalho do colaborador, nos valores acordados em contrato de trabalho e nas regras estabelecidas pela legislação trabalhista.
A legislação, como a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), determina os descontos, adicionais e benefícios que devem ser incluídos nesse cálculo. Assim, além de apresentar os salários bruto e líquido, a folha de pagamento também reúne informações fiscais, contábeis e trabalhistas de cada colaborador.
Em outras palavras, ela orienta a empresa sobre os encargos sociais, impostos e custos relacionados à manutenção dos funcionários. Além disso, também comprova que a empresa está cumprindo as determinações legais, protegendo-a contra passivos trabalhistas.
Simultaneamente, este documento esclarece para o trabalhador como sua remuneração foi calculada, tornando a relação com a empresa mais transparente e permitindo verificar se o empregador está cumprindo suas obrigações legais.
O que diz a lei sobre folha de pagamento digital?
Existem três leis que regulamentam o uso da folha de pagamento on-line no Brasil. A primeira delas é a própria CLT, que em seu artigo 464 autoriza o uso do comprovante de depósito em conta bancária como forma de atestar o pagamento dos funcionários.
Em outras palavras, não é necessário apresentar um documento impresso para comprovar que a empresa realizou o pagamento devido ao funcionário
Esse texto é complementado pelo artigo 225 do Decreto nº 3.048/99, que regulamenta a Previdência Social. Segundo o artigo, as empresas são obrigadas a manter armazenada uma cópia dos documentos referentes à folha de pagamento (holerite e comprovante) de todos os seus funcionários.
No entanto, o texto não especifica se a cópia deve ser física ou digital, permitindo o uso da folha on-line, do holerite on-line e do comprovante digital.
Além disso, a folha de pagamento on-line é regulamentada pela Lei nº 12.682/2012. De acordo com esta lei, as empresas podem utilizar sistemas eletrônicos para digitalizar e armazenar documentos, desde que esses sistemas garantam a autenticidade, integridade e confidencialidade dos dados.
Esses documentos passam a ter o mesmo valor que a versão impressa, permitindo assim o uso do sistema de folha on-line, desde que cumpra esses requisitos.
É importante lembrar que, mesmo utilizando um sistema eletrônico de folha de pagamento, as empresas ainda são obrigadas a cumprir todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias previstas em lei.
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Como funciona a folha de pagamento digital?
A folha de pagamento on-line é elaborada em um sistema eletrônico, que permite o processamento dos dados da jornada de trabalho dos funcionários e a gestão do documento de forma digital.
O funcionamento pode variar de acordo com o fornecedor do programa, mas, em geral, todas as opções disponíveis no mercado seguem os mesmos princípios, pois precisam cumprir as mesmas regras legais e garantir a integridade e veracidade das informações.
Esse tipo de sistema exige a inserção dos mesmos dados necessários para a elaboração da folha de pagamento impressa, como dados pessoais do colaborador e informações sobre a empresa, permitindo o cadastro de cada funcionário no software.
Em seguida, o sistema precisa ter acesso aos dados relacionados ao controle de frequência dos colaboradores. Também é necessário inserir os valores salariais acordados em contrato de trabalho, que servirão de base para o cálculo de encargos sociais, descontos e adicionais.
Com base nessas informações, o programa realiza o cálculo de proventos e descontos de forma automática, organiza esses dados e emite a folha de pagamento. Ao fim desse processo, o documento pode ser integrado ao sistema financeiro da empresa.
Os dados da folha on-line também podem ser enviados automaticamente para os órgãos competentes, como a Receita Federal e o Ministério do Trabalho, garantindo o cumprimento das obrigações legais.
A LG lugar de gente, por exemplo, oferece um sistema completo para o processo integrado da folha de pagamento, além de um time de especialista para prestar o suporte necessário.
Quais informações são necessárias na folha de pagamento digital?
Embora não exista um modelo oficial ou padrão de folha de pagamento, a folha on-line deve seguir os mesmos princípios da versão impressa. Portanto, ela deve conter todas as informações obrigatórias por lei, permitindo à empresa organizar ou acrescentar outros dados conforme necessário.
As informações obrigatórias que a folha de pagamento on-line deve apresentar incluem:
- Período de referência, ou seja, a data inicial e final utilizada como base para o cálculo da folha de pagamento.
- Dados pessoais e trabalhistas do colaborador, como nome completo, CPF, função, cargo, número da CTPS, entre outros.
- Dados relacionados à frequência do funcionário, incluindo número de dias trabalhados, faltas, atrasos, horas extras e afastamentos.
- Informações sobre a remuneração, como salário-base, gratificações, adicional noturno e auxílio-maternidade.
- Detalhamento dos descontos, incluindo previdência, imposto de renda, contribuições sindicais, adiantamentos, faltas e atrasos.
- Detalhamento dos proventos, como o valor bruto da remuneração acrescido de outros valores, como férias e 13º salário.
- Valor do salário líquido que o funcionário deve receber, ou seja, o salário bruto descontados os encargos.
- Forma de pagamento e a data em que o valor estará disponível.
Com esses dados, a folha de pagamento on-line garante que todas as obrigações legais sejam cumpridas, proporcionando clareza e transparência tanto para a empresa quanto para os funcionários.
Tabela desconto IRRF
A tabela de desconto do IRRF serve como referência para a aplicação dos descontos no cálculo deste tributo na folha de pagamento.
Ela especifica a base de cálculo, indicando os salários sujeitos ao desconto, a alíquota, que é a porcentagem aplicada, e a dedução, que é o valor a ser abatido com base na base de cálculo do IRRF. Confira a tabela de desconto do IRRF aba
| Base de cálculo | Desconto | Parcela dedutível |
| De R$ 0,00 até R$ 2.259,20 | isento | R$ 0,00 |
| De R$ 2.259,21 até R$ 2.826,65 | 7,50% | R$ 169,44 |
| De R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05 | 15,00% | R$ 381,44 |
| De R$ 3.751,06 até R$ 4.664,6 | 22,50% | R$ 662,77 |
| Acima de R$ 4.664,68 | 27,50% | R$ 896,00 |
Fonte: MP 1206/2024
Por que implantar folha de pagamento on-line?
O fato é que a folha de pagamento on-line simplifica e agiliza o trabalho do RH! Todo o processo de elaboração e cálculo é realizado de forma automática e digital por meio de um sistema eletrônico.
Isso permite que o fechamento da folha de pagamento seja mais rápido e preciso em comparação com o método tradicional de folha impressa. Além disso, a folha on-line oferece várias vantagens, como dados mais exatos, redução de erros, e integração com outros sistemas, entre outros benefícios.
Por essas razões, cada vez mais empresas estão substituindo o método manual ou mecânico de cálculo da folha de pagamento por um sistema de folha on-line.
Quais as vantagens da folha de pagamento digital para a empresa?
A implantação de uma folha de pagamento on-line traz diversas vantagens para a empresa, tornando os processos mais eficientes, seguros e transparentes. Aqui estão as principais vantagens:
- Automatização e eficiência: a folha de pagamento on-line automatiza os cálculos de salários, encargos sociais, impostos e benefícios, economizando tempo e reduzindo o esforço manual.
- Redução de erros: a automatização minimiza os erros humanos comuns nos processos manuais, garantindo maior precisão nos cálculos e nos pagamentos.
- Conformidade legal: sistemas de folha de pagamento on-line são projetados para estar em conformidade com as leis trabalhistas e previdenciárias, garantindo que todos os requisitos legais sejam atendidos.
- Segurança dos dados: informações sensíveis dos funcionários são protegidas com alto nível de segurança, evitando perdas e acessos não autorizados.
- Acesso facilitado: a equipe de RH e os funcionários podem acessar informações de pagamento de maneira rápida e fácil, a qualquer hora e de qualquer lugar, aumentando a transparência e a conveniência.
- Integração com outros sistemas: a folha de pagamento on-line pode ser integrada com sistemas de controle de ponto, benefícios e contabilidade, proporcionando uma gestão mais integrada e eficiente.
- Relatórios e análises: sistemas on-line oferecem funcionalidades avançadas de relatórios e análises, permitindo à empresa obter insights valiosos sobre a gestão de pessoal, custos e tendências salariais.
- Economia de recursos: a digitalização e automação do processo resultam em economia de papel, espaço de armazenamento e recursos humanos, permitindo que a equipe de RH se concentre em atividades mais estratégicas.
- Rapidez no processamento: o fechamento da folha de pagamento ocorre de forma mais rápida, liberando tempo para outras atividades críticas do RH.
- Aprimoramento da comunicação: a folha de pagamento on-line facilita a comunicação interna, fornecendo informações claras e acessíveis aos colaboradores sobre seus pagamentos e benefícios.
Adotar uma folha de pagamento on-line oferece um avanço significativo na gestão de recursos humanos, promovendo eficiência, segurança e conformidade, além de fortalecer a transparência e a satisfação dos funcionários.
E para o colaborador?
O sistema de folha de pagamento on-line permite que o funcionário consulte os dados referentes a sua remuneração com mais facilidade.
Afinal, ele pode consultar essas informações e acompanhar o lançamento de dados em tempo real. Isso garante a transparência salarial e contribui para a melhora do relacionamento entre empresa e trabalhador.
Como fazer folha de pagamento digital?
Conforme explicado, a folha de pagamento on-line é elaborada através de um sistema eletrônico, que realiza o cálculo e a emissão do documento de forma automatizada.
No entanto, além desse sistema, a empresa também pode optar por criar a folha on-line utilizando planilhas digitais formatadas no Google Sheets, Microsoft Excel ou outro software de planilhas.
Embora as planilhas possam ser automatizadas, elas necessitam de constante alimentação de dados e não podem ser integradas a outros sistemas. Isso as torna mais suscetíveis a erros e aumenta o tempo necessário para o fechamento da folha de pagamento.
Devido a essas desvantagens, os sistemas automatizados são considerados a melhor opção para elaborar a folha on-line, oferecendo mais eficiência e precisão.
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