Por que a gestão da folha de pagamento digital está diretamente ligada à estratégia das empresas? Em 2019, essa atividade deve ser priorizada? Segundo pesquisa da EY (anteriormente designada por Ernst & Young), essa área impacta desde o controle financeiro e tributário até o planejamento de novas contratações.
O levantamento, realizado em julho de 2018 com empresas brasileiras de todos os portes, provou que as organizações estão cada vez mais focadas em padronizar e melhorar esse processo. Segundo Marcelo Godinho, Sócio da área trabalhista e previdenciária da EY e um dos responsáveis pelo estudo, parte desse esforço é resultado da necessidade de aderência ao eSocial.
“Isso tem acontecido em função da transformação digital implementada pelo eSocial, mas também pela inquietação do mercado em relação ao melhor modo operacional para evitar riscos nesse cenário. A pergunta de nossos clientes ao longo dessa jornada foi: ‘Seria melhor ter um provedor end to end ou manter os diversos provedores de software que cobrem as funções de RH e investir em um bom software consolidador de dados?”, comenta o sócio da EY.
Nesse cenário, Marcelo destaca alguns insights do estudo para empresas que ainda têm dúvidas sobre como gerenciar a folha de pagamento digital. Confira:
1 – Folha é responsabilidade do RH
De acordo com o levantamento, mais de 70% das companhias acreditam que o processamento dessa atividade é de responsabilidade do departamento de recursos humanos. Isso demonstra que as empresas, em sua maioria, ainda visualizam essa atividade como exclusiva da área, sem a participação das demais divisões da companhia em relação a eventuais custos adicionais decorrentes de incremento nas operações ou em virtude de novas atividades exigidas pela área de RH.
2 – Centralização de dados é fundamental
O estudo mostrou ainda que, em praticamente 100% das empresas participantes, os dados de folha de pagamento estão armazenados em um único sistema que é responsável por cadastro, processamento e integração das informações com os demais recursos da companhia. Esse cenário mostra que há uma tendência em centralizar as informações dos colaboradores em plataformas exclusivas. O objetivo é minimizar interações entre diversos sistemas.
Que tipo de problemas as empresas que possuem vários fornecedores podem ter? Marcelo destaca que, muitas vezes, as companhias utilizam várias soluções para atender às atividades do RH dentro da jornada do colaborador, mas que não conversam entre si. “Falta a integração adequada entre esses sistemas, o que torna difícil, em muitos casos, entender as causas dos desafios do RH e, consequentemente, criar indicadores de monitoramento e avaliação da evolução (Analytics)”, reforça.
3 – Recursos do sistema subutilizados
Para 62% dos entrevistados, nem sempre o sistema de folha entrega tecnologia suficiente para apoiar a tomada de decisão. Ainda há uso excessivo de planilhas e recursos externos para conferir cálculos originados do sistema de folha, exigindo maior dedicação do usuário para o cumprimento das exigências associadas à folha.
Mas, ao mesmo tempo, 47% dos participantes confirmaram que não usam todas as funcionalidades da solução de folha de pagamento. Por isso, na prática, é possível perceber que ainda existem uma série de intervenções manuais realizadas pelos usuários. “É visível o esforço adicional que a equipe de folha faz para concluir as atividades relacionadas ao processamento das informações”, aponta a pesquisa.
4 – De olho na robotização
Diante desse cenário, observa-se uma predisposição das empresas ao uso de robótica e Analytics. Segundo a pesquisa, cerca de 26% das empresas planejam usar ou implementar soluções de robótica para otimizar seus processos de folha.
Marcelo pontua que o uso de robôs está cada vez mais em destaque para atividades repetitivas dentro dos RHs. “Serviços como onboarding, recrutamento, processamento e conferência de folha de pagamento, gestão de benefícios, férias e cálculos de rescisões de contrato despontam como elegíveis à robotização”, completa.
Por que a tecnologia deve ser prioridade?
O estudo conclui que as empresas precisam manter um processo de folha de pagamento bem estruturado, aliado a ferramentas que possuem tecnologia suficiente para coletar e analisar dados. Só assim, a área de RH se tornará mais ágil e poderá dedicar ações preventivas, conferindo à empresa uma gestão mais eficiente, eficaz e competitiva.
Entretanto, o sócio da EY reforça que a tecnologia deve ser o meio e não o fim, já que a estratégia precisa vir das pessoas. “A tecnologia sozinha não faz milagre. Entender os pontos de dor da operação do RH é crucial para que os processos da empresa estejam estruturados e, aí sim, faz sentido ter a tecnologia como facilitadora”, finaliza.
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