Como se preparar para enviar a folha de pagamento ao eSocial?

Data 02/05/2018
folha de pagamento eSocial

Faltando poucos dias para o início da terceira fase do projeto, empresas com faturamento anual superior a R$78 milhões em 2016 se preparam para enviar os dados da folha de pagamento ao eSocial. Apesar de os eventos de folha abrangerem todo o mês de maio, ou seja, desde o dia 1º, o ambiente só estará liberado na próxima terça-feira (8/05).

De acordo com a Gerente de Planejamento da LG lugar de gente, Sáttila Silva, a orientação é que, caso haja desligamento entre os dias 1º e 7 de maio, o evento dessa atividade deverá ser enviado a partir do dia 8, incluindo as informações de verbas rescisórias.

“Outro ponto que vale reforçar é que os eventos não periódicos como admissões, afastamentos e férias, além dos eventos iniciais e de tabelas, continuam sendo recebidos normalmente pelo sistema”, destaca a gerente.

Essa fase é considerada uma das fases mais críticas do projeto, afinal, grande parte das movimentações nas empresas são de eventos periódicos. Pensando nisso, pedimos à Sáttila que listasse três cuidados que as companhias devem ter ao enviar os dados de folha de pagamento ao eSocial:

folha de pagamento eSocial

1- Atenção ao envio das rubricas

Sáttila ressalta que ao enviar as informações das remunerações dos trabalhadores, elas precisam constar na tabela de rubricas (Tabela 3 do leiaute eSocial).

“É muito importante entender como funciona a tabela de rubricas, pois pequenas falhas podem gerar graves problemas. O governo irá considerar essas informações para base de cálculo do FGTS, IRRF, INSS e Sindical Laboral. Por isso, é imprescindível garantir a adequação dessas incidências, pois elas terão um ‘efeito cascata’, ou seja, uma alteração pode afetar diretamente os demais dados”, comenta a gerente.

2- Cautela com o fechamento da folha

Muitos empregadores possuem em sua folha de pagamento diversos valores correspondentes não somente ao salário contratual, mas também comissionamento e deduções de convênios.

Para apurar o valor devido ao colaborador, Sáttila reforça que a companhia deve estabelecer um cronograma mensal, acordando com seus fornecedores e colaboradores a notificação de informações que afetem os valores das verbas a serem apuradas naquela competência.

A gerente cita como exemplo a entrega dos recibos de pagamentos referentes a prestação de trabalho em outras empresas por parte do colaborador, para que haja a correta apuração da contribuição social.

Além disso, Sáttila destaca que o cálculo da folha de pagamento tem que estar alinhado aos acontecimentos registrados nos eventos não periódicos, pois eles podem refletir diretamente na remuneração devida ao colaborador.

Desta forma, as empresas que estabelecem uma data de corte para o cálculo devem avaliar que medidas serão adotadas para as movimentações que ocorrerão após o fechamento do ciclo.

“As folhas fechadas antecipadamente, sem respeitar todo o período de competência, serão uma dor de cabeça com a entrada do eSocial. Porque pode haver divergência de valores e isso irá se refletir nas movimentações de eventos não periódicos previamente enviados ao governo”, destaca Sáttila Silva.

3- Fique de olho nos encargos

Outro ponto relevante é conferir se os valores que foram processados na folha de pagamento batem com aqueles que foram gerados para o governo, pois eles terão impacto diretamente no recolhimento dos encargos.

Sendo assim, as empresas devem aproveitar os primeiros meses de envio dos eventos periódicos para conferir os valores das guias de recolhimento (GFIP, GPS, GRRF, dentre outras) com a DCTF Web e a GRFGTS, que serão geradas através dos sites dos entes participantes do eSocial e substituirão as atuais guias.

Sáttila completa que nessa etapa do projeto, haverá a definição do cronograma de descontinuidade das obrigações atuais, sendo que a primeira será a GFIP. “A previsão é que a partir de julho a GFIP seja descontinuada e o recolhimento seja feito pela DCTF Web”, finaliza.

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