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Folha de pagamento em pequenas e médias empresas: 4 pontos de atenção

Data 31/08/2021
Mulher trabalhando no computador

Você sonha em modernizar e simplificar a gestão de pessoas da sua companhia? Já imaginou gerenciar a folha de pagamento em pequenas e médias empresas (PMEs) sem cálculos divergentes e retrabalho? Fica apreensivo e com medo de não conseguir acompanhar as mudanças exigidas pela legislação trabalhista e o eSocial?

De fato, o preenchimento incorreto da folha de pagamento pode  gerar problemas graves com o governo e ainda abrir espaço para ações trabalhistas e multas, deixando o RH vulnerável. Por conta dessas consequências, o gerenciamento dos salários dos funcionários ganha lugar de destaque entre as prioridades de pequenas e médias empresas. É o que aponta a pesquisa “As PMEs latinoamericanas em tempo de covid-19: seus desafios, dificuldades e necessidades”.

Aproveite as facilidades da tecnologia

O levantamento, promovido pela Visa e realizada pela Americas Market Intelligence, feito em 2020 com 100 empresas no Brasil, México e Colômbia, revelou que a folha de pagamento dos funcionários aparece como a maior preocupação dos empresários.

O mesmo estudo aponta que as PMEs parecem estar cada vez mais familiarizadas com a tecnologia. Quando perguntadas sobre o uso de serviços oferecidos pelos bancos, 87% dizem usar o Internet Banking e/ou o aplicativo móvel da sua instituição financeira.

O que muitas PMEs ainda não se atentaram é que podem aproveitar a facilidade proporcionada pela tecnologia para otimizarem a gestão da folha de pagamento, utilizando uma solução digital, em nuvem, no RH. Esse tipo de plataforma é capaz de facilitar e automatizar o processo de cálculo, garantindo a segurança e assertividade das informações, imprescindível sobretudo nesse momento em que as empresas ajustam seus esforços à exigência do eSocial.

Por isso, separamos quatro pontos de atenção na hora de gerir a folha de pagamento em pequenas e médias empresas, de forma a facilitar o registro e gerenciamento por parte do RH.

1- Tecnologia para folha de pagamento em pequenas e médias empresas

Cálculos divergentes, falta de credibilidade nas informações, retrabalho e prejuízo financeiro são alguns dos problemas enfrentados pelas PMEs que não possuem um sistema de folha de pagamento seguro e confiável.

De acordo com Marcello Porto, Vice-Presidente da LG lugar de gente, durante as incertezas do período de pandemia e a consequente flexibilização na legislação, a adoção de uma ferramenta de folha de pagamento digital se mostrou ainda mais urgente.

“A gestão de pessoas se deparou com muitas dúvidas: como as mudanças vão refletir na folha de pagamento? De que forma os cálculos serão feitos? Como ter a agilidade necessária para usufruir dos benefícios? Como evitar erros e multas?”, identifica o profissional.

Nesse cenário, as pequenas e médias empresas que já faziam uso de uma plataforma, passaram por esse panorama com mais tranquilidade. “Acredito que as companhias que contavam com o apoio da tecnologia e com uma folha de pagamento nuvem, de um fornecedor que se adequa à legislação trabalhista brasileira, conseguiram se organizar melhor neste momento”, afirma.

O gestor ainda vai além. Ele explica que, com as soluções em nuvem, as PMEs não precisam se preocupar com infraestrutura de TI ou com o dimensionamento de possíveis ampliações e reduções na demanda dos recursos. “A responsabilidade de hospedagem é do fornecedor, tornando o processo muito mais simples”, ressalta.

2- Impactos do eSocial nas PMEs

Nos últimos meses, várias mudanças foram anunciadas e implementadas no eSocial, para fins de facilitação do envio das informações. De acordo com Sáttila Silva, Gerente de Planejamento da LG lugar de gente, a plataforma tem o objetivo de viabilizar o envio de todos os dados uma única vez no sistema. “Além disso, a elaboração do novo eSocial Simplificado contou com a participação de empresas e entidades representativas de diversas categorias profissionais”, explica.

A especialista destaca que o objetivo do governo é reduzir em mais de 30% o número de campos dos leiautes da ferramenta. “O que inclui a simplificação de vários envios e a exclusão total de 12 eventos transmitidos ou a transmitir pelas empresas”, reforça.

Em julho de 2020, tanto as médias empresas, que correspondem àquelas que faturam de R$ 4,8 milhões a R$ 78 milhões, quanto todas as pequenas organizações que não fazem parte do Simples Nacional, iniciaram o processo de adesão ao eSocial.

No que diz respeito à folha de pagamento, o eSocial reúne informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e realiza os cálculos que compõem a remuneração mensal. A ferramenta engloba todos os dados do contracheque, contemplando salário, horas extras, vale transporte, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).

Agora, após o período estipulado para inclusão dos dados das organizações e de cada trabalhador no sistema, as organizações passarão a fechar as folhas de pagamento pelo eSocial. Assim, o principal ponto de alerta para pequenas e médias empresas está no fato de que as companhias que não cumprirem os prazos estipulados, estarão sujeitas às multas e sanções previstas na legislação brasileira.

Apesar do início turbulento, a folha de pagamento em pequenas e médias empresas no eSocial otimiza processos de admissão e demissão, além de facilitar o gerenciamento dos colaboradores durante o período de atuação na organização.

3- Folha de pagamento digital para não ter dor de cabeça

Com uma solução digital, na nuvem, para a folha de pagamento, essas companhias ganham segurança nos cálculos, confiabilidade das informações, economia de tempo devido ao rápido processamento dos dados, flexibilidade para criação de cálculos e regras, adaptando-se facilmente às necessidades de cada organização.

E não para por aí. Segundo Marcello, uma plataforma de folha de pagamento digital poderá oferecer investimento constante na atualização do produto em relação às mudanças da legislação. Isso torna as adequações ao eSocial e outras demandas da lei muito mais simples para a gestão de pessoas das pequenas e médias empresas.

“Isso pode facilitar o trabalho do RH, principalmente das organizações que adotaram o home office durante a pandemia e daquelas que viram os benefícios e pretendem adotar modelos mistos de trabalho remoto. Afinal, não será necessário estar no escritório para fazer os ajustes na folha de pagamento ou em outros subsistemas de gestão de pessoas”, garante o Vice-Presidente da LG.

4- Tenha um parceiro de confiança

Para que sua empresa acompanhe as mudanças no eSocial é fundamental contar com um parceiro de tecnologia de confiança. É justamente por isso que os sistemas da LG lugar de gente estão totalmente adequados à legislação trabalhista brasileira, inclusive com as mudanças nos leiautes do eSocial.

De acordo com Sáttila, todas as mudanças realizadas até hoje, tem como objetivo simplificar a maneira como são realizados os envios obrigatórios. “Isso possibilita que o usuário realize a transmissão em ambientes de produção restrita e ao ambiente de produção, sempre que o governo estiver recepcionando na plataforma de maneira fácil”.

“Na LG, fizemos os ajustes no sistema em tempo hábil e os RHs dos nossos clientes simplesmente usam. Não por acaso, a solução Gen.te Recebe – Folha de Pagamento já foi premiada oito vezes como Top of Mind de RH na categoria sistemas de folha de pagamento”, conclui Marcelo.

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