Substituição da DIRF pelo eSocial: veja como seu RH pode se preparar

Segundo o cronograma do governo, a declaração será substituída a partir do ano calendário 2024. Confira tudo que você precisa saber para cumprir a obrigatoriedade e evitar multas

Você está por dentro das mudanças nas obrigatoriedades que as empresas precisam enviar ao governo? Uma das mais significativas é a substituição da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) pelo eSocial, prevista para janeiro de 2024.

Segundo o governo, o objetivo é simplificar e agilizar o processo de prestação de informações sobre rendimentos pagos e retenções de tributos, e trazer benefícios para as empresas.

Neste artigo, convidamos Nidiane Lamounier, Supervisora de Normativos da LG lugar de gente, e reunimos as análises de José Maia, Coordenador do GT – Confederativo do eSocial pelo Ministério do Trabalho e Emprego, e Caio Tanigushi, Sócio na área de Direito Trabalhista e Previdenciário da TozziniFreire, disponíveis na Maratona de Planejamento de RH para 2024, para explorar em detalhes o que você precisa saber sobre a DIRF e como ela está sendo gradualmente substituída pelo eSocial.

O que é a DIRF?

A DIRF é uma obrigatoriedade para fontes pagadoras, que pode ser empresa ou pessoa física, com o objetivo de informar à Receita Federal os valores de contribuições que foram retidos com pagamentos a terceiros, a fim de evitar sonegação fiscal.

Segundo a Instrução Normativa RFB nº 19 90 , de 18 de novembro de 20 20 , arts. 10, 12 e 13, estão relacionadas às seguintes informações:

  • Os rendimentos pagos a pessoas físicas e jurídicas domiciliadas no país, inclusive os isentos e não tributáveis nas condições em que a legislação específica;
  • O valor do imposto sobre a renda e/ou contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários;
  • O pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior, ainda que não tenha havido a retenção do imposto, inclusive nos casos de isenção ou alíquota zero;
  • Os pagamentos a planos de assistência à saúde – coletivo empresarial, no caso de beneficiário pessoa física;
  • Os valores relativos a deduções, no caso de trabalho assalariado.

Por que a DIRF é importante para o RH?

A DIRF é crucial pois envolve informações sobre pagamentos realizados a funcionários e prestadores de serviços. Isso inclui salários, pró-labore, pensões, dentre outros. “O correto preenchimento da DIRF é fundamental para evitar problemas fiscais e garantir o cumprimento das obrigações legais”, reitera Nidiane.

José Maia aponta a necessidade de capacitação dos colaboradores. “Com a capacitação e a escolha dos profissionais que estão habilitados para esse novo modelo de prestação de informação, é possível se adequar às novas demandas com menos risco”, afirma.

12 principais dúvidas sobre a substituição da DIRF pelo eSocial

1. Quando ocorrerá a substituição da DIRF pelo eSocial?

Uma das mudanças mais significativas no cenário das obrigações fiscais relacionadas ao RH é a substituição gradual da DIRF pelo eSocial. De acordo com a Instrução Normativa RFB 2096/2022, a declaração será substituída a partir do ano calendário 2024.

Nesse sentido, todas as informações com referência aos pagamentos realizados a partir de 01/01/2024 serão declarados pelo eSocial em substituição à declaração realizada atualmente pelo Programa Gerador da Declaração (PGD) DIRF.

Nidiane reforça que os leiautes do eSocial, na versão S-1.2, contêm as alterações necessárias para a substituição da DIRF. E que, de acordo com o governo, eles estarão disponíveis em ambiente de produção a partir de 20/11/2023, sendo obrigatórios a partir do período de apuração 01/2024.

Caio Tanigushi destaca que a substituição é um caminho inevitável. “Precisamos avaliar essas dores momentâneas de fase de implementação, mas que certamente trarão ótimos frutos. Afinal, permitirá a simplificação das obrigações acessórias e evitará a duplicidade, trazendo mais celeridade para o RH”, aponta.

2. A substituição será apenas para os valores pagos a partir de 01/2024?

A obrigatoriedade é do fato gerador apenas 01/2024. De acordo com Nidiane, independentemente do mês de apuração dos valores devidos ao trabalhador, à declaração ao eSocial em substituição à DIRF será para os valores pagos a partir de 01/2024.

3. É possível que prazo de seja adiado pelo governo?

Segundo a supervisora, até o momento, não há sinalização de adiamento.

4. Todas as informações existentes na DIRF serão migradas para o eSocial?

Serão migradas para o eSocial as informações da DIRF que dizem respeito ao pagamento do trabalho assalariado bem como as incidências para o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), suas isenções e deduções.

Nidiane reitera que as informações da DIRF que não correspondem ao trabalho assalariado, como pagamento de aluguéis, pensões, distribuição de lucros aos sócios, dentre outras, serão declaradas ao EFD-Reinf.

5. Quais arquivos do eSocial conterão as informações relacionadas à DIRF?

De acordo com Nidiane, as informações que compõem a DIRF constam em diversos arquivos do eSocial, mas a maior concentração está nos arquivos “S-1210 – Pagamento de Rendimentos do Trabalho” e “S-2501 – Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista”.

6. A DIRF no formato atual não permite informações de base negativa. Como ficou essa situação no eSocial?

Assim como é atualmente, a informação de valores negativos não é permitida. Nesse sentido, Nidiane aponta que, caso aconteça, no envio dos arquivos de remuneração é apresentada mensagem de inconsistência.

7. O Comprovante de Rendimentos Pagos, entregue aos beneficiários anualmente, também será descontinuado?

Não há expectativa por parte do governo de descontinuar o Comprovante de Rendimentos Pagos. Segundo a supervisora, este ainda será um documento válido emitido pela fonte pagadora que possibilitará aos beneficiários dos pagamentos realizarem a Declaração de Ajuste Anual (DAA) do imposto de renda.

8. Como fica a distribuição das informações dos valores relacionados ao IRRF nos arquivos do eSocial?

De acordo com Nidiane, a distribuição fica da seguinte forma:

  • Arquivos de cadastro e suas alterações (S-2200, S-2300, S-2205): dados do trabalhador, como CPF, data de nascimento, dependentes.
  • Arquivo de tabela de rubrica (S-1010): indicação dos eventos que circulam na folha de pagamento e suas devidas incidências tributárias.
  • Arquivos de remuneração (S-1200, S-1202, S-2299, S-2399): registros dos valores pagos através dos eventos cadastrados na tabela S-1010. Esses valores poderão ser tributáveis, isentos, com exigibilidade suspensa. Além disso, os valores dos tributos apurados nas folhas serão comunicados através desses arquivos.
  • Arquivo de pagamento (S-1210): data de pagamento das folhas informadas através dos arquivos de remuneração, informações relativas a plano de saúde do titular e do dependente, pensão alimentícia, valores utilizados como dedução no cálculo do IRRF.
  • Arquivo de reclamatória trabalhista (S-2501): informações de tributos apurados em processos trabalhistas.

9. As informações de períodos anteriores à substituição da DIRF serão declaradas de que maneira?

Casos os valores apurados e pagos sejam relacionados aos períodos anteriores à substituição da DIRF, deve-se usar a ferramenta disponível na época, ou seja, o próprio PGD.

No entanto, caso o pagamento do beneficiário ocorreu após o início da obrigatoriedade dos dados ao eSocial, Nidiane reitera que ele deverá ser declarado nos devidos arquivos do eSocial.

10. A distribuição de lucros e o PLR também deverá ser declarada ao eSocial?

Nidiane aponta que à Participação nos Lucros e Resultados (PLR) pago aos trabalhadores, seja por determinação sindical ou liberalidade do empregador, deverá ser comunicada ao eSocial. Ela deverá ser realizada por meio dos arquivos de remuneração através dos eventos identificados como tal.

Já a distribuição de lucros pagas aos sócios não se enquadra como rendimento do trabalho assalariado, não sendo, assim, declarada ao eSocial, e sim, ao EFDReinf.

11. Em relação às informações dos valores do plano de saúde para titular e dependente, o reembolso deve ser declarado pelo empregador ou pelo Operador de Plano de Saúde?

O arquivo S-1210 possui registros específicos para titular e dependente do plano de saúde, onde serão declarados os valores custeados pelo trabalhador para este benefício. De acordo com a Instrução Normativa RFB 1990/2020, as informações do plano de saúde devem ser declaradas em parcelas discriminadas por titular e dependente individualmente.

Nesse sentido, segundo Nidiane, o reembolso do plano de saúde será declarado através do eSocial pelo empregador. Como exemplo, caso este esteja envolvido no processo de devolução ao titular ou ao dependente dos valores pagos em assistência médica não cobertas pela Operadora.

No entanto, quando o reembolso é pago direto pelo plano de saúde, esta ficará responsável pela declaração, não havendo necessidade de ser declarada pelo empregador.

12. Hoje, a coparticipação é informada DIRF como despesa de plano de saúde. No eSocial, o procedimento será mantido?

De acordo com Nidiane, os valores custeados pelo trabalhador serão declarados no eSocial da mesma forma que ocorre na DIRF.

Prepare-se para a substituição desde já

A DIRF é uma obrigação fiscal essencial para as empresas de RH, mas está sendo gradualmente substituída pelo eSocial, o que traz vantagens significativas em termos de eficiência e conformidade. É importante que as empresas se preparem adequadamente para essa transição, garantindo que estejam em conformidade com as novas regras e exigências.

Se você precisa de assistência para se adequar a substituição da DIRF, nossa equipe de especialistas em tecnologia de RH está à disposição para ajudar. A solução da LG lugar de gente é totalmente adequada à legislação trabalhista brasileira e ao eSocial. Clique aqui e veja como podemos facilitar a sua rotina.

Priscila Cruz

Priscila Cruz

Professora de Língua Portuguesa por formação, Analista de SEO por paixão. Atualmente, pós-graduada em Marketing e Growth para aprender a aliar criatividade com crescimento estratégico e acelerado. Acredito que a produção de conteúdo pela internet é o caminho para democratização do acesso ao conhecimento. Por isso, explore comigo as tendências de RH e todo o universo da gestão do capital humano!

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