No cenário tecnológico atual, sistemas empresariais são fundamentais para qualquer estrutura organizacional. Com a implantação de software de RH, é possível contar com ferramentas para otimizar e automatizar tarefas em todos os níveis e departamentos, catalisando a transformação digital.
Quando se trata de adotar sistemas na área de RH, especialmente para folha de pagamento e gestão de RH, o processo de escolha do software que melhor atende às necessidades das equipes exige cuidado e pesquisa minuciosa. Afinal, trata-se de um investimento a longo prazo que promove mudanças significativas.
É vital que isso seja conduzido corretamente para maximizar sua funcionalidade e potencializar as equipes. Embora pareça óbvio, muitos processos de implantação ainda são ineficientes, gerando frustrações desde o início tanto para o cliente quanto para o fornecedor.
Este artigo aborda como a implantação de sistemas é um componente chave na transformação digital e pode ser realizada de forma prática e eficaz. Confira o artigo completo!
O que é uma implantação de software de RH?
A implantação de software de RH envolve a instalação, configuração e ativação de um sistema projetado para gerenciar as funções e tarefas do RH em uma organização. Este processo ajuda a automatizar e otimizar a gestão de várias atividades importantes.
Ao automatizar tarefas como o processamento da folha de pagamento, o rastreamento de horas trabalhadas, a administração de benefícios e o gerenciamento de dados dos funcionários, um software de RH bem implementado pode melhorar significativamente a eficiência e a precisão dos processos.
Nesse sentido, de acordo com a pesquisa “2023 Global Human Capital Trends”, divulgada pela Deloitte neste ano, 42% dos profissionais esperam que nos próximos dois a quatro anos a tecnologia os ajude a gerar melhores resultados organizacionais, incentivando trabalhadores e equipes a terem um melhor desempenho.
A 5 principais vantagens de implantar um software de gestão de RH
O uso de software de gestão de RH traz várias vantagens significativas para as organizações. Aqui estão as cinco principais:
1. Eficiência operacional
Automatizar tarefas rotineiras, como processamento de folha de pagamento, rastreamento de horas trabalhadas, administração de benefícios e atualizações de dados de funcionários, reduz o tempo gasto em processos manuais. Isso libera a equipe de RH para se concentrar em tarefas mais estratégicas e de maior valor.
2. Melhoria na precisão dos dados
O software de RH reduz significativamente as chances de erros humanos em dados críticos, como cálculos de pagamento e registros de férias. Isso ajuda a evitar problemas legais e melhora a conformidade com regulamentos trabalhistas e fiscais.
3. Acesso centralizado a informações
Um sistema de gestão de RH centraliza todos os dados relacionados aos funcionários em um único lugar, facilitando o acesso e a gestão dessas informações. Isso é particularmente útil para gerenciar registros de funcionários, avaliações de desempenho, e informações de treinamento.
4. Apoio na tomada de decisão:
Com recursos analíticos avançados, os softwares de RH fornecem insights valiosos sobre tendências de trabalho, eficiência de processos e satisfação dos funcionários. Estes dados podem ajudar a liderança a tomar decisões informadas sobre estratégias de gestão de pessoas e alocação de recursos.
5. Melhor engajamento dos funcionários
Muitos softwares de RH oferecem portais de autoatendimento para funcionários, onde eles podem acessar informações relevantes, como detalhes de pagamento, benefícios e políticas da empresa.
Isso não apenas melhora a transparência, mas também aumenta o engajamento e a satisfação dos funcionários ao dar-lhes mais controle sobre suas informações pessoais e profissionais.
As principais etapas da implantação de sistema de RH
Agora que você está familiarizado com os benefícios de implementar um sistema de RH, vamos explorar os passos necessários para realizar essa tarefa. Veja a seguir os aspectos importantes que devem ser levados em conta:
Seleção do software
A primeira etapa é escolher o software que melhor se adapta às necessidades da organização, considerando fatores como funcionalidade, escalabilidade, facilidade de uso e compatibilidade com sistemas existentes.
Preparação e planejamento
Antes da implementação, é necessário realizar um planejamento cuidadoso. Isso inclui definir os objetivos do projeto, mapear os processos de negócios que o software vai gerenciar, e preparar a infraestrutura de TI necessária.
Instalação e configuração
Depois de escolhido e planejado, o software é instalado nos sistemas da empresa. Este passo pode envolver a configuração de servidores, integração com outros sistemas e ajustes nas configurações para atender às especificidades da empresa.
Treinamento e testes
Funcionários, especialmente aqueles dentro do departamento de RH, recebem treinamento sobre como usar o novo sistema. Além disso, o software é testado para garantir que funciona conforme o esperado e que todos os problemas são resolvidos antes de ir ao ar.
Implementação e avaliação
Após os testes, o software é oficialmente colocado em funcionamento. A fase de avaliação segue a implementação para verificar se o software atende às necessidades da organização e se os objetivos do projeto estão sendo alcançados.
Suporte e manutenção
Após a implantação, o fornecedor do software geralmente oferece suporte para resolver quaisquer problemas que possam surgir e para garantir que o sistema continue operando de forma eficiente.
Como escolher o software ideal de recursos humanos?
Escolher o software de gestão de pessoas certo é fundamental para maximizar a eficiência e apoiar a estratégia de gestão de pessoal de uma organização. Aqui estão algumas diretrizes para ajudar na seleção de um software. Tenha em mente algumas considerações a seguir:
- Antes de começar a procurar um software, é importante entender quais são as necessidades específicas da sua empresa.
- Liste as funcionalidades essenciais que o software deve ter, como gestão de folha de pagamento, rastreamento de horas, gestão de benefícios, recrutamento e onboarding, gerenciamento de desempenho, e autoatendimento para funcionários.
- O software deve ser fácil de usar e acessível para todos os usuários, incluindo o departamento de RH, gestores e funcionários.
- Verifique se o software de RH pode ser facilmente integrado com outros sistemas usados pela empresa, como sistemas de contabilidade, ERP, e plataformas de comunicação.
- Escolha um software que possa crescer com sua empresa. Isso significa que ele deve ser capaz de acomodar o aumento no número de funcionários e a expansão para novas geografias ou unidades de negócios sem problemas de desempenho.
- A segurança dos dados é crucial. O software deve oferecer recursos robustos de segurança e estar em conformidade com as regulamentações locais e internacionais sobre proteção de dados, como GDPR.
- Considere a qualidade do suporte oferecido pelo fornecedor. É importante ter acesso a assistência técnica e treinamento adequados para garantir que você e sua equipe possam utilizar o software eficientemente.
- Analise o custo total de propriedade do software, incluindo custos iniciais, taxas de licença, custos de manutenção e atualizações.
Ao seguir essas diretrizes, você poderá escolher um software de gestão de RH que se alinhe com as necessidades e objetivos da sua organização, garantindo um impacto positivo na gestão de recursos humanos.
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