Não é difícil compreender a complexidade da gestão de folha de pagamento. Pense em uma empresa com funcionários de diferentes vínculos empregatícios, além da variedade de salários, deduções e benefícios, a gestão contará com informações de acordos coletivos diversos e uma série de nuances fiscais. Esses são apenas alguns dos dados que precisam ser levantados mensalmente. Mas como repensar esse processo para que ele deixe de ser uma obrigação e se transforme em ferramenta estratégica aliando inteligência artificial e folha de pagamento?
Neste artigo, mostraremos que, muito além dos cálculos, a gestão financeira inteligente pode fornecer insights valiosos para a tomada de decisão nas organizações e no RH. Confira o texto completo a seguir!
Inteligência artificial e folha de pagamento: em busca de um melhor desempenho do RH
De acordo com a pesquisa “2023 Global Human Capital Trends”, divulgada pela Deloitte, 42% dos profissionais esperam que nos próximos dois a quatro anos a tecnologia os ajude a gerar melhores resultados organizacionais, incentivando trabalhadores e equipes a terem um melhor desempenho. São em demandas como a geração de folha de pagamento que a tecnologia abrirá portas para resultados rápidos e confiáveis.
As automatizações liberam tempo para se dedicar a tarefas estratégicas. Profissionais de gestão de pessoas, por exemplo, não precisam extrair e cruzar informações manualmente. A atualização de registros fica por conta dos próprios colaboradores em plataformas integradas e os cálculos de situações excepcionais, como faltas não programadas e horas extras, também são geridos no próprio sistema.
Hoje, não é mais necessário lidar com lentidão e dificuldade de consulta à base de dados, seja governamental ou interna, cálculos incorretos e sobrecarga que trazem ao processamento da folha de pagamento riscos e onerações.
Isso porque, ainda de acordo com a pesquisa da Deloitte, a era da informação gradualmente será transformada na era da imaginação. Assim, a tecnologia deixa de atuar somente como um potencializador de produtividade e passa a permitir que as pessoas se concentrem nos resultados. Isso tornará o trabalho melhor para os seres humanos e os seres humanos melhores no trabalho.
Impactos da inteligência artificial no dia a dia do RH
Para além da digitalização, a ampla presença da tecnologia dentro da economia e do mercado de trabalho avança para um novo debate: o uso de ferramentas que automatizam tarefas e Inteligências Artificiais (IA) no cotidiano laboral.
Alexandre Torres, Diretor de Tecnologia na Soluti, comenta sobre o receio de extinção de cargos que algumas pessoas podem ter. “Toda automatização traz a substituição de empregos. Nós convivemos com isso de uma maneira transparente e imperceptível na maior parte do tempo. O que assusta agora é a possibilidade da escala. Já que antes esse processo demandava maior tempo e custo”, reflete.
O Diretor complementa ainda que a melhor saída é a adaptação. “Todo profissional deve olhar para as atividades que executa e se perguntar: como eu poderia utilizar Inteligência Artificial para melhorar o que eu faço? Aqueles que não usam IA serão substituídos por quem usa”, sinaliza.
Adotar as ferramentas disponíveis para uma melhor eficiência operacional e estratégica já é algo comum em diversos setores e empresas. O Diretor lista alguns deles: “Desenvolvedores de software usam a sugestão de código gerada por IA ou a construção de programas. Tarefas que levavam dias estão sendo resolvidas em horas. Os bancos também dependem da IA para previsão de crédito e análise de risco etc. As oportunidades estão em todo lugar.”
O cenário da folha de pagamento antes da modernização tecnológica
Antes da ampla adoção de soluções baseadas em nuvem e da crescente automação impulsionada pela tecnologia, as empresas utilizavam sistemas de folha de pagamento locais, ou seja, as instalações dos programas eram feitas nas máquinas, que por sua vez não se comunicavam com um servidor. O que resultava em tarefas manuais e repetitivas.
Afinal, a folha de pagamento era compreendida principalmente como uma tarefa administrativa e menos como um elemento estratégico na gestão de pessoas. De acordo com Dilson Alkmim, Diretor de Produtos na LG lugar de gente, com isso, as organizações ficavam sujeitas aos erros.
“Os cálculos eram realizados de forma manual, em máquinas de datilografia e, depois, impressoras matriciais seguidas de formulários em papéis que os tornavam improdutivos, demorados e não confiáveis”, comenta.
Folha de pagamento e a tecnologia
Com o avanço proporcionado pela digitalização, além de comportar um grande volume de dados, a folha de pagamento hoje deve fornecer uma visão que antecipe as necessidades do RH. Afinal, mediante o apoio da inteligência artificial, é possível garantir mais precisão e assertividade.
Nesse sentido, a automação da folha de pagamento é necessária para uma gestão voltada às pessoas. De acordo com a pesquisa “O estado da inteligência artificial em 2023”, produzida pela McKinsey & Company, de 50 a 60% das atividades laborais podem ser automatizadas.
Na prática, isso significa redução de esforços operacionais e abertura para ações mais consolidadas. No processo de folha de pagamento, a automatização de tarefas simplifica a jornada, trazendo centralidade ao processo e uma visão integral ao RH.
Para Dilson, isso se torna essencial. “É preciso ter um processo otimizado de forma estratégica para as necessidades da empresa e do mercado, sempre com uma ferramenta capaz de trazer os melhores resultados”, indica.
Veja a seguir os fluxos de folha de pagamento inteligente:
A automatização impulsionada pela inteligência artificial está traçando o caminho para o futuro da gestão de recursos humanos. Isso significa uma atuação cada vez mais baseada em dados, para as companhias e especialmente para o RH. A tecnologia continuará a abrir portas para uma gestão mais inteligente e voltada para as pessoas.
Confira 5 benefícios do uso da inteligência artificial na folha de pagamento
Veja 5 facilidades ao transformar sua gestão financeira de maneira inteligente:
1. Automação de tarefas repetitivas
A inteligência artificial tem a capacidade de automatizar tarefas complexas, como o processamento de salários, deduções e impostos. Isso reduz consideravelmente a probabilidade de erros humanos, proporcionando ao RH uma economia de tempo valioso.
2. Conformidade com regulamentações
Algoritmos de inteligência artificial podem verificar automaticamente a conformidade com leis trabalhistas e fiscais, prevenindo potenciais problemas legais e multas.
3. Análise de dados e previsões
A inteligência artificial é capaz de analisar dados históricos e prever tendências nos custos com pessoal, permitindo a realização de planejamentos mais precisos.
4. Acesso self-service para funcionários
Plataformas de inteligência artificial possibilitam que os funcionários acessem suas informações de pagamento, solicitem férias e gerenciem benefícios, reduzindo as consultas ao departamento de RH.
5. Aprimoramento da segurança de dados
A inteligência artificial pode reforçar a segurança dos dados da folha de pagamento, assegurando que informações sensíveis estejam protegidas contra ameaças cibernéticas.
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A gestão da folha de pagamento representa um desafio, entretanto, com as inovações, o sistema de folha de pagamento permitirá uma postura cada vez mais estratégica das áreas.
Afinal, antes o usuário precisava entrar e conduzir a ferramenta para fazer determinadas tarefas. Mas, a partir de agora, a solução se tornará protagonista. Então, ao invés de esperar o usuário executar um pedido, ela recomendará o que precisa ser feito, agregando inteligência ao negócio.
Para levar isso ao seu dia a dia, o Gen.te Recebe – Folha de Pagamento é a solução certa, com essa ferramenta é possível automatizar o processo de cálculo e gerar informações valiosas para a tomada de decisão, aderindo à legislação brasileira e ao eSocial. Clique aqui para saber mais e elevar sua gestão de RH a um novo patamar de eficiência e estratégia.
