A busca pela melhoria dos resultados requer muito esforço das organizações e essa procura torna-se mais desafiadora em um mundo cada vez mais volátil. Contudo, analisando milhões de entrevistas realizadas em mais de 160 países ao longo de 30 anos, analistas da Gallup concluíram que a queda de rendimento da força de trabalho é o principal problema no curto período atual. Diante disso, entender a relação entre organização e produtividade pode ser vital.
Embora muitas vezes ignorada, a preocupação com a organização do ambiente interno, desde a mesa de trabalho até os corredores da empresa, pode interferir na produtividade de toda a companhia.
É o que explica Tathiane Deândhela, CEO do Instituto Deândhela. Segundo ela, organização e produtividade devem ser encaradas como complementares. “Vários estudos mostram que, quando estamos em um ambiente desorganizado, ficamos com o humor alterado. Sua inteligência emocional, seu ritmo, energia e produtividade também sofrem interferência”, explica.
Por isso, com apoio da especialista em produtividade, elencamos fatores que podem otimizar o tempo e impactar positivamente o desempenho dos colaboradores.
1 – Organização e produtividade personalizadas
Ganhando cada vez mais relevância como forma de ganhar dinamismo no cenário atual, a diversidade também pode refletir sobre a forma como o ambiente de trabalho é organizado.
Tathiane explica que, a diferença de experiências e perfis pessoais pode trazer desafios e afetar a forma como cada um se organiza ou lida com a manutenção de processos e rotinas.
“Acredito que exista uma produtividade personalizada. Cada pessoa tem o seu perfil, um foco diferente, e se organiza de uma forma própria. Por exemplo, existem pessoas que, por terem um perfil mais artístico, mais criativo, têm uma tendência natural a serem mais desorganizadas. Essas, às vezes mesmo se esforçando, naturalmente não vão conseguir se organizar. Por isso é importante saber delegar. Esse é um dos princípios da produtividade”, avalia.
2 – Saiba a diferença entre arrumar e organizar
É possível que não se veja resultados na produtividade mesmo depois de uma organização exaustiva do ambiente de trabalho. Por isso, Tathiane ressalta o quão importante é saber a diferença entre arrumar e organizar.
“Arrumar significa deixar bonito para quem vai ver. Então, pegamos toda a bagunça que está no ambiente e enfiamos dentro de um armário, mas sem organizar ou deixar categorizado, simplesmente escondendo. Quem chega considera o escritório e a empresa arrumados ao ver mesas limpas. Mas quando abre as gavetas elas estão transbordando de papéis em ordem aleatória”, exemplifica.
Como a especialista explica, esse tipo de ação realmente não tem efeito sobre o desempenho dos colaboradores. Isso porque, cada vez que for necessário encontrar um documento, o funcionário terá que passar por vários outros até descobrir onde foi armazenado o que deseja. Isso vale também para a falta de processos estruturados.
Ela afirma que essa arrumação não otimiza o tempo, nem garante produtividade efetiva como esperado, justamente por não favorecer a criação de rotinas confiáveis às quais o colaborador pode recorrer para a execução de cada tarefa.
“Já quando organizamos, dividimos os ambientes, temos uma espécie de ‘casinha’ para cada objeto, para cada arquivo, e sabemos que sempre que tiver algo similar vamos colocar em um lugar específico. A organização tem etiquetas, categorias, uma lógica a ser seguida, ou seja, busca a praticidade. Se uso um objeto mais que o outro, vou colocar sempre em um local específico e dessa forma conseguimos render muito mais, ser mais produtivos, porque está tudo sempre à mão, rápido”, avalia.
3 – Use sempre uma comunicação clara
Colher os frutos da relação entre organização e produtividade exige trabalho árduo e contínuo. Como explica Tathiane, o processo tende a se tornar ainda mais difícil quando é deixado para datas específicas no calendário da empresa.
“Algo que eu sempre falo é que organização é como escovar os dentes, devemos fazer todos os dias. Deixar acumular e fazer só no final do ano ou mês acaba gerando desgaste e tomando mais tempo do que nós imaginamos”, ressalta.
Diante disso, ela esclarece que o estabelecimento de um hábito diário de organização torna a manutenção mais fácil e evita que seja sempre necessário começar do zero, otimizando ainda mais o tempo.
Com esse fim, estabelecer uma comunicação clara e constante é extremamente benéfico. “A comunicação só se transforma no DNA da empresa a partir do momento que há muita repetição. Algo que tenho no meu escritório, por exemplo, são placas reforçando o que deve ser feito. Não é uma pessoa que não tenha um perfil natural de organização que vai criar as regras. Quem vai fazer isso é alguém que entende do método de se organizar”, completa.
Bônus: os riscos da falta de organização
Se por um lado a organização pode trazer benefícios para a empresa, por outro, a falta dela pode influenciar negativamente na rotina de trabalho. Um exemplo é a forma como isso pode refletir na imagem da companhia.
“Uma empresa não vai passar credibilidade se o cliente encontrar desordem total por lá. Se marca um compromisso, mas o responsável esquece ou atrasa por desorganização, por exemplo, isso fere a confiança e a imagem da empresa”, ilustra.
Para ela, esse é um dos fatores que podem fazer com que a marca perca embaixadores em potencial entre seus consumidores. Além disso, também existem danos internos que podem prejudicar o ambiente de trabalho e a saúde dos colaboradores.
Tathiane salienta que a escalada nos índices de estresse e outras doenças mentais relacionadas ao trabalho pode ter relação com a falta de organização. “Temos uma avalanche de tarefas e tecnologias que se somam à desorganização das pessoas. Há tanto para fazer que não se sabe nem por onde começar. Ser incapaz de resolver uma crise com agilidade, porque está tudo misturado e perdido, vai impactar diretamente no humor e desencadear essas enfermidades”, alerta.
Por fim, Tathiane Deândhela frisa que cultivar um ambiente em constante desordem tende a culminar em prejuízos para a empresa. Por outro lado, investir na relação entre organização e produtividade traz benefícios mais duradouros e que superam os desafios.
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