4 passos para adequar seu RH às exigências da LGPD

Data 30/10/2020

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor e, embora as sanções sejam aplicadas apenas no início do segundo semestre de 2021, o cumprimento das regras já é fiscalizado por órgãos como Ministério Público e Procon. Por isso, as empresas e colaboradores precisam estar atentos à implementação da lei e evitar prejuízos que podem ser irreversíveis.

Por ser uma área que diariamente realiza o manuseio de informações sensíveis de colaboradores, o RH estará na linha de frente desse desafio. Como as dúvidas nessa fase são frequentes, conversamos com Sáttila Silva, Gerente de Planejamento na LG lugar de gente, para compreender etapas cruciais para o sucesso da implementação.

A especialista explicou que a LGPD apresenta dois fortes preceitos que precisam ser levados em conta pelas instituições. “Como Lei, não existe a opção de se enquadrar ou não, tendo em vista a possibilidade de autuação e aplicação de penalidades pelo órgão governamental. Além disso, abrange quesitos de segurança da informação que devem ser tratados corporativamente e não por um setor da empresa”, aponta a especialista.

E agora, como começar a implementar a LGPD?

Para assegurar que as novas regras sejam compreendidas, é necessário que o RH se preocupe em ter domínio sobre o tema. Por isso, pedimos a Gerente de Planejamento na LG lugar de gente que listasse 5 etapas fundamentais para essa grande mudança. Confira:

1- Mostre os impactos da LGPD para a empresa

Como explica Sáttila, “a LGPD dá à pessoa física maior controle sobre seus dados pessoais e regulamenta a coleta, o armazenamento, o tratamento e o compartilhamento dessas informações com o objetivo de proteger a liberdade e a privacidade do cidadão”. Por isso, novos hábitos deverão ser adquiridos pela área, como: solicitar o consentimento formalizado dos colaboradores para coleta e utilização de determinados dados.

2- Corra atrás do tempo perdido

A Gerente de Planejamento na LG lugar de gente afirma que os adiamentos da LGPD fizeram com que muitas instituições adiassem as adaptações necessárias. Contudo, são muitos os processos a serem adequados, por isso é fundamental iniciar o projeto o mais rápido possível.

Para isso, a capacitação dos colaboradores é uma estratégia crucial para atender às exigências impostas pela Lei. “As organizações precisam de ferramentas e mudanças em seus processos e políticas internas e não há sinalizações de negociações sobre o prazo”, explica Sáttila. Todo esse processo requer planejamento e tempo para execução de etapas como a realização de mapeamento dos dados pessoais ou sensíveis e colher assinaturas do Termo de Aceite de Uso dos dados.

Nesse momento, optar pela adoção de soluções tecnológicas pode ser uma boa opção para aumentar o engajamento dos colaboradores e, por consequência, garantir um nível mais alto de aprendizado e aderência nos treinamentos.

3- Atenção aos sistemas utilizados no RH 

Outro ponto fundamental apontado pela especialista, é o acompanhamento dos contratos firmados pelo RH. Seu fornecedor de tecnologia para gestão de pessoas está aderente às exigências da LGPD?

Como exemplifica a Gerente de Planejamento na LG lugar de gente, em sua grande maioria, os serviços contratados reúnem todas as informações de colaboradores, dependentes e de candidatos. Ou seja, toda atenção deve ser voltada para a segurança que o seu fornecedor proporciona às informações sob sua responsabilidade. “A guarda desses dados exige cuidado. Essas soluções precisam oferecer aplicações que restrinjam o acesso e deem segurança ao manipulador da informação e à própria organização”, explica Sáttila.

4- Pedir o consentimento evita problemas

Segundo a especialista, depois de compreendidas as novas regras, é hora de colocar em ação dentro de casa. Todos os funcionários, candidatos a vagas devem formalizar o consentimento do uso e armazenamento de seus dados. Contratos com fornecedores precisam ser revisados e serem incluídas cláusulas pertinentes à segurança da informação. “O não cumprimento dessa exigência legal pode acarretar penalidades e prejuízos difíceis de serem revertidos”, alerta. 

Agora, o controle dos dados e a transparência em seu uso devem ser o foco da força tarefa para atender aos requisitos da LGPD.

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