O que as empresas ganham ao automatizar processos? Segundo uma pesquisa realizada pela Gartner em 2020, com líderes de grandes empresas globais e da América Latina, a automação pode render uma economia de custos de até 75%. Além disso, permite 100% de precisão das informações geradas, diminui o tempo de resposta e possibilita o retorno do investimento em até três meses.
Não é por acaso que, de acordo com o levantamento, a automação utilizando recursos de Inteligência Artificial (IA) está entre as três principais tendências para as companhias a partir de 2021. O estudo mostra ainda que mais de 30% dos Conselhos de Administração de grandes empresas globais e da América Latina buscam automatizar processos como prioridade para seus negócios neste ano.
Para o RH de muitas organizações, a automação de processos já é uma realidade que traz esses benefícios. A iniciativa gera menos burocracia, mais distribuição de tarefas, maior agilidade, segurança nas informações e redução de custos operacionais para a gestão de pessoas.
Para demonstrar os resultados dessas soluções na prática, conversamos com Geraldo Nepomuceno Junior, Consultor de RH da Oi, cliente da LG lugar de gente desde 1999. Ele conta como a solução de workflow fortaleceu as estratégias da empresa e enumera quatro motivos para automatizar processos na gestão de pessoas.
1 – Agir estrategicamente
Geraldo explica que a opção pelo workflow oferece o apoio necessário para que os colaboradores possam alcançar o máximo de seu potencial.
“Entendo o Workflow como um forte aliado da área de Gente e Gestão, apoiando a automação de seus processos, tendo uma relação muito direta com as atividades mais operacionais. A partir da flexibilidade e capilaridade e sua ligação com a base de colaboradores, tem um potencial enorme de atuação nas frentes mais estratégicas da diretoria”, revela.
Ele acredita que, sem a plataforma, a empresa ainda teria uma rotina com muito esforço operacional, sem a otimização de recursos e de tempo e, por isso, com menos resultados para o negócio e seus trabalhadores.
2 – Promover decisões mais acertadas
Segundo o especialista, automatizar processos de gestão de pessoas permite que as decisões da empresa sejam baseadas em informações precisas, descartando achismos que tornam os fluxos mais lentos e dão menos resultados.
“A utilização de ferramentas como o workflow facilita a obtenção de informações relevantes para, em conjunto com outras ferramentas como BI e o Analytics, ajudar na tomada estratégica de decisões, baseada em informações precisas”, afirma Geraldo.
3 – Melhorar a experiência do colaborador
Automatizar processos gera satisfação entre os trabalhadores e facilita o relacionamento entre eles e a companhia, conta o especialista.
“A automação, feita de forma consciente através do desenvolvimento de workflows, melhora a entrega de produtos e serviços de gente aos colaboradores. Isso melhora a experiência dos funcionários e fortalece a cultura de autoatendimento e agilidade”, reforça.
4 – Agilizar os processos
Geraldo conta que, na Oi, há uma constante busca pelo “novo”. Isso reflete em formas inovadoras de condução de projetos e permite o aproveitamento de todos os benefícios que a tecnologia pode oferecer para a gestão de pessoas com as ferramentas da LG, ressignificando seu uso. “Com isso, dentro da nossa célula, nos reinventamos enquanto um time de desenvolvimento”, garante.
O profissional revela que, no último ano, em que todos tiveram que adotar o home office praticamente de um dia para o outro, foram exigidas mudanças na Célula de Otimizações e Soluções. Segundo ele, ter os processos de gestão de pessoas automatizados, facilitou esse momento.
“Com a equipe de TI atuando para possibilitar o trabalho remoto a todos os colaboradores, tivemos que adaptar processos e documentos para propiciar a obtenção de assinaturas eletrônicas por parte de nossos funcionários. Além disso, foi necessário acelerar a virtualização de atividades importantes, que ainda não estavam otimizadas”, afirma ele.
Bônus: a melhor forma de automatizar processos de gestão de pessoas
Para automatizar processos no RH, a Oi optou pela solução Gen.te Flui – Workflow e não se arrependeu.
“A empresa já atua há vários anos com as soluções da LG, incluindo o Workflow, em uma parceria que já dura mais de dez anos. O uso da ferramenta fortaleceu ainda mais o processo de automação, fomentando o autosserviço através do Portal de Gente da Oi”, diz Geraldo.
A partir da plataforma, a companhia foi capaz de transformar e promover novos processos, sem dificuldades, mesmo à distância. Conheça alguns ganhos reais e práticos trazidos pela ferramenta, segundo Geraldo:
- Flexibilização de benefícios: com quase todo o time da empresa sendo alocado para home office, o benefício de vale-refeição, antes preferido pela maioria dos colaboradores em relação ao vale-alimentação, passou a ser oferecido de forma mais adaptada a nova realidade imposta pela pandemia.
“Com o Workflow, conseguimos ampliar a oferta de possibilidades para nossos colaboradores”, destaca Geraldo. Antes, os funcionários só podiam escolher receber o benefício em “50% de refeição e 50% de alimentação ou 100% uma das opções. Com a evolução para uma escala com intervalos de 10%, entre modalidades, aumentamos de 3 para 11 as opções de distribuição entre os benefícios Refeição e Alimentação”
- Comodato cadeira: a tecnologia possibilitou a coleta de assinatura eletrônica dos colaboradores que aderiram à iniciativa da Oi de emprestar cadeiras de escritório, pensando no bem-estar deles.
- Atualização de dados cadastrais: desenvolvimento de fluxo simples, para atualização de informações fundamentais para apoiar a área de Saúde no mapeamento e planejamento das ações de monitoramento durante a pandemia.
- Formulário digital de plano odontológico: virtualização de campanha anual (que sempre acontece em maio) de alteração de plano odontológico, onde a assinatura de forma física não se fazia possível.
Quer uma solução que pode automatizar processos no RH da sua empresa? Conheça o Gen.te Flui – Workflow. Com ele, as atividades que antes eram feitas utilizando planilhas, formulários de papel ou e-mails, passam a ser lançadas diretamente no sistema, de forma ordenada, prática e confiável. Clique aqui e confira como a tecnologia pode otimizar a sua gestão de pessoas.
