Sua empresa consegue mensurar os custos com benefícios que oferece para seus colaboradores? Tudo que é disponibilizado aos funcionários faz parte das despesas de uma companhia e, quando não há uma boa gestão, podem representar prejuízo financeiro. Para falar sobre o tema, o blog Huma conversou com Anete Castro, Diretora Administrativa Financeira e Diretora de Recursos Humanos da LG lugar de gente.
Quando não é bem gerenciado, a companhia pode pagar os valores em uma ocasião que não deveria, por exemplo, nas férias, licença-maternidade e no dia que o colaborador faltar — já que faz parte da cultura de muitas descontar— o que acarreta em prejuízo financeiro”, afirma Anete.
Para a diretora, os custos com benefícios devem ser uma preocupação das companhias não somente pelos problemas como erros de pagamento para os colaboradores, mas também para ter um controle maior sobre suas despesas como um todo. “É bem mais fácil para a empresa gerenciar os gastos quando consegue acompanhar o que acontece todos os meses, através de relatórios. Quando existe uma boa gestão, é possível, por exemplo, verificar a taxa cobrada pelos fornecedores de vale-alimentação, plano de saúde etc. e observar as variações. Assim, o RH pode questionar o motivo e ver se compensa buscar outra prestadora de serviços”, destaca Anete.
Tecnologia a favor do RH
Gerenciar dados dos colaboradores e os custos com benefícios por meio de planilhas representa um grande risco para a companhia, já que, dessa forma, ela fica sujeita a erros de cálculos e perda de informações. Para otimizar esse processo e reduzir despesas operacionais, a área de recursos humanos pode optar por automatizar essa atividade em um software integrado com a folha de pagamento, ganhando diversos benefícios, como:
- Praticidade e rapidez na concessão dos benefícios;
- Controle e visão real da gestão de benefícios para tomada de decisão;
- Redução de erros na operação;
- Segurança nas informações enviadas;
- Agilidade na comunicação com os fornecedores;
- Automatização das movimentações de benefícios.
“Quando é automatizado, assim que é realizada a contratação e o colaborador tem seus dados cadastrados, a empresa consegue fazer o cruzamento de informações e verificar os benefícios que o funcionário tem direito. O RH só precisa importar o arquivo, conferir e passar para as fornecedoras. Garantindo maior assertividade nos cálculos, redução de custos com benefícios e agilidade para a gestão”, afirma Anete.
A diretora pontua ainda que quando não há automatização pode acontecer o pagamento indevido de benefícios. “O funcionário pode, por exemplo, afirmar que precisa de quatro vale-transporte para trabalhar, sendo que na verdade usa dois. O sistema automatizado e integrado pode fazer o cruzamento de dados conferindo se o trajeto é compatível com o endereço cadastrado durante a contratação”, destaca Anete.
Com o apoio da tecnologia, o RH só tem a ganhar. “Quando não é automatizado, os custos com benefícios podem ser altos já que a cada mês posso pagar de uma maneira diferente, pois não é possível garantir um padrão. Assim, há chances de duplicar pagamento ou até mesmo de algum funcionário ficar sem receber, se ocorrer erro no manuseio das planilhas. Além disso, com um sistema, não será necessário que alguém da equipe se dedique a verificar e marcar benefício a benefício o que cada colaborador deve receber”, finaliza a diretora.
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