Por Christian Barbosa*
Uma pesquisa realizada recentemente pela Neotriad ouviu gestores em todo o Brasil e levantou um dado interessante: 30% dos entrevistados afirmaram que suas empresas não têm um modelo de gestão definido. Outros 30% disseram que cada funcionário define as próprias atividades dentro de sua função; e é ótimo ter autonomia para decidir seu próprio trabalho, mas será que essas atividades estão alinhadas com os objetivos da empresa?
Algumas reclamações são recorrentes nas instituições. De um lado, gestores costumam dizer que as equipes apresentam dificuldades de rendimento; e, de outro, colaboradores se queixam de trabalhar constantemente com tarefas urgentes, de “última hora”.
Adotar uma metodologia de gestão de tempo é fundamental, e os líderes podem tomar algumas atitudes para resolver problemas de produtividade. Para aqueles que sofrem com essa questão, selecionei cinco estratégias que vão ajudar a tornar as equipes menos sobrecarregadas e mais produtivas. Confira:
1 – Defina objetivos
Ter objetivos claramente definidos é o primeiro passo para melhorar a performance da equipe. A pessoa que não sabe por qual caminho seguir perde a noção de prioridades, e a partir daí tudo se torna urgente. É preciso entender, por exemplo, quais tarefas precisam ser entregues até o fim do dia, da semana, do mês ou até mesmo do semestre. Só é possível definir prioridades quando temos em mente o que precisa ser feito.
2 – Tenha indicadores
Um dos grandes erros cometidos pelas empresas é criar objetivos, comunicar a equipe e depois não dar algum retorno sobre o trabalho. As pessoas gostam de saber que estão melhorando, por isso não basta ter metas. Alguns indicadores nos mostram se estamos próximos ou distantes do objetivo. Uma sugestão é usar um Indicador-chave de Performance, conhecido por KPI (Key Performance Indicator), que pode ser criado com base no número de vendas que a empresa realiza, no volume de horas extras ou no progresso de um projeto ao longo da semana, de acordo com a necessidade de cada organização ou equipe. O importante é ter um indicador que faça o time ver o que está acontecendo.
3 – Adote uma ferramenta de gestão
Busque uma boa ferramenta que auxilie na gestão das tarefas, ajude a delegar com eficiência e viabilize a organização do trabalho, o que permite a discussão de prioridades reais e possibilita o mapeamento de indicadores. Quando consegue visualizar tudo o que está acontecendo ao longo de um período, o gestor tem mais liderança e, consequentemente, a performance da equipe melhora, pois os profissionais aprendem a gerenciar melhor suas atividades.
4 – Crie padrões de comunicação
É importante determinar padrões, seja para delegar tarefas internamente, comunicar mudanças no projeto ou acionar a equipe quando necessário. Uma dica é ter um profissional que receba as demandas e seja responsável por delegar as tarefas da equipe. Dessa forma, com todas as atividades em um ponto central, é possível facilitar a comunicação e o processo de gestão.
5 – Aplique uma estratégia para envolver sua equipe
Ter uma estratégia para ajudar as equipes a aprenderem com os erros e serem parabenizadas pelos acertos é muito importante. Quando um erro é identificado, é necessário conversar com o profissional e corrigi-lo, e, quando ele está certo, é preciso parabenizá-lo ou recompensá-lo de alguma forma para que ele se sinta parte do processo.
Com as dicas em mãos, é importante lembrar que não conseguimos melhorar o desempenho de uma equipe apenas com mudanças na empresa. Só temos condições de fazer diferente no momento em que ajudamos as pessoas a serem mais produtivas em sua rotina.
*Christian Barbosa é o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, CEO da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, e da Neotriad, especialista em sistemas de produtividade e gestão de equipes.
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