Velha conhecida das equipes de TI, a gestão à vista vem ganhando cada vez mais espaço em outras áreas, como é o caso do RH. Também denominada de gestão visual, essa ferramenta é uma das principais estratégias para promover engajamento e compartilhamento de informações entre membros de um mesmo time e ganhou notoriedade a partir da década de 80, ao ser aplicada pela Toyota.
Antes de entendermos como ela pode beneficiar a gestão de pessoas, vamos conhecer como funciona a gestão à vista na prática? Como o próprio nome já diz, ela permite que as equipes tenham visibilidade do seu processo de trabalho, garantindo que todos os colaboradores saibam o status de cada ação do departamento.
Isso porque a ferramenta utiliza técnicas oriundas das metodologias ágeis Kanban e Scrum, que permitem melhorar o fluxo de atividades. Por exemplo, a utilização de um dashboard na parede juntamente com post its, que geram um efeito visual das tarefas.
Segundo a Gerente de Gestão para Resultados da LG lugar de gente, Luciene Martins, a transição para processos ágeis é uma tendência. “É um modo diferente de trabalhar, que exige maior comunicação e cooperação de seus participantes, bem como maior liderança de seus gerentes. O autogerenciamento dos times torna o ambiente de trabalho mais agradável para os profissionais e pode se traduzir em aumento da produtividade. Nesse cenário, um dos grandes desafios dos gestores é deixar a gestão ‘comando e controle’ para dar ênfase em uma liderança colaborativa”, comenta a gerente.
8 passos para o RH aplicar a gestão à vista
Luciene explica que existem algumas etapas que devem ser seguidas para tornar a gestão à vista efetiva. Confira quais são:
1 – Visualizar as atividades
O primeiro passo é identificar e visualizar cada estágio do processo de trabalho da área de RH, desde a concepção até a entrega de um projeto. Feito isso, é necessário projetar um mapa visual que represente o modelo dessa atividade. Em seguida, esse fluxo deve ser estampado em um local visível para fomentar a disciplina na utilização dessa ferramenta.
2 – Limitar o trabalho em progresso
Em um segundo momento é importante criar limites explícitos para quantos itens podem estar em progresso no fluxo de trabalho. Dessa forma, é possível trabalhar mais focado e maximizar as entregas. Luciene destaca que quando se faz uma coisa por vez, há um ganho de velocidade. “Concentrando tempo, esforço e recursos, um colaborador consegue terminar uma tarefa com mais eficiência, diminuindo retrabalhos e conseguindo ‘abraçar’ mais atividades posteriormente”, destaca.
3 – Mapear os tipos de trabalho
Para qualificar as tarefas dentro dessa ferramenta é preciso identificar as diversas atividades que existem no departamento de RH. Assim, fica mais fácil criar padrões e mensurar o tempo gasto em cada ação.
4 – Estabelecer políticas explícitas de qualidade
Na opinião da gerente, outro ponto fundamental é criar políticas explícitas. Ou seja, padrões e checklists que devem ser seguidos para completar uma tarefa, dando consistência ao sistema de entrega.
5 – Ajustar as cadências
As cadências são encontros realizados pela equipe com o objetivo de discutir a evolução das ações previstas na gestão à vista, debater as dificuldades, estabelecer novos compromissos, definir as ações a serem realizadas até o próximo encontro e avaliar a evolução dos indicadores de desempenho. “As cadências são essenciais para melhorar o fluxo, pois permitem escolher quando planejar, melhorar o processo e fazer as entregas. É possível, por exemplo, fazer reuniões diárias de 15 minutos ou ajustar os encontros de acordo com a necessidade de cada projeto”, ressalta Luciene.
6 – Medir o fluxo
Para descobrir se a gestão está funcionando é preciso medir e aprender com esses resultados. Dentre as métricas utilizadas estão por exemplo, o Lead Time, que é o tempo total decorrido entre a entrada e a saída da tarefa, e o Cycle Time, que é o tempo total decorrido desde que se começou a trabalhar em determinada atividade até o fim do trabalho.
7 – Priorizar demandas
Existe uma premissa no meio corporativo que afirma que “se tudo é urgente, nada é urgente”. Pensando nisso, a fila de entrada da gestão à vista deve conter sempre os itens ordenados por prioridade. Isso significa que o primeiro item que entra no quadro é o primeiro que sai.
8 – Gerenciar o fluxo e estabelecer melhorias contínuas
É fundamental sempre interpretar os insumos que a gestão à vista oferece e tomar ações apropriadas quando houver oportunidades de melhoria. Ou seja, é necessário manter o fluxo vivo e atualizado constantemente.
Benefícios para a gestão de pessoas
A gestão à vista pode trazer uma série de resultados para o RH. Por exemplo, a visualização rápida de como está o andamento de determinada tarefa, informações em tempo real de cada atividade, previsibilidade de determinados gaps, já que essa prática se torna rotina. Além disso, ajuda a reduzir o tempo das entregas e estimula a responsabilidade e independência da equipe.
Para Luciene, as ações do RH se tornam mais transparentes com a gestão à vista, pois há maior participação dos envolvidos e isso impede que os membros tentem burlar o sistema. “Se não há progresso, isso fica estampado no fluxo visual e as pessoas são obrigadas a trabalhar a causa da raiz do problema e melhorar o sistema efetivamente. A receita para o sucesso com a aplicação dessa ferramenta é focar na qualidade, reduzir o trabalho em progresso, ou seja, as atividades em andamento, fazer entregas frequentemente, equilibrar a demanda e o rendimento e, por fim, priorizar e atacar os gargalos do processo”, completa a gerente.
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