Prazos atrasados, lista de tarefas cada vez maior e poucas entregas são alguns sintomas de um RH que tem dificuldades para fazer a gestão do tempo. Esses problemas estão diretamente atrelados à perda de foco e à realização de atividades de forma operacional.
Em entrevista à LG lugar de gente, Tathiane Deândhela, autora do livro “Faça o tempo trabalhar para você” e fundadora do Instituto Deândhela, explica que existem alguns erros que colaboram para que a área de gestão de pessoas não consiga render o seu máximo. Confira quais são!
1 – Confundir disponibilidade com atendimento constante
Uma das principais atividades do RH é dar assistência às pessoas. Entretanto, Tathiane ressalta que apesar de estar disponível, a área não precisa se transformar em um departamento apenas de atendimento. “Uma das recomendações é estabelecer horários para cada atividade e comunicar isso para a empresa. Pode ser divulgado para os colaboradores, por exemplo, que haverá um momento específico do dia para atendê-los. Claro que, como toda regra, tem exceção: um problema urgente pode ser solucionado imediatamente. Mas dessa forma há menos interrupções nas atividades do RH”, explica Tathiane.
2 – Ter dificuldades de dizer “não”
Tathiane comenta que geralmente os profissionais que trabalham com gestão de pessoas são muito prestativos e por isso tem dificuldade de dizer “não”. “Os RHs mais assertivos são aqueles que dizem não, e nem por isso se tornam desumanos. Assim, conseguem atuar na raiz do problema, ao invés de ficar apenas apagando incêndios. Quando estamos sempre disponíveis, atendemos momentaneamente. Mas se estruturamos os processos, é possível ter controle da situação e do tempo, para, em vez de ser refém, se tornar protagonista”, destaca.
3 – Não evitar interrupções
Em seu livro, Tathiane fala sobre os ladrões do tempo, que podem interferir na produtividade e conclusão de tarefas. “Um dos piores e mais comuns erros do RH é a interrupção. Estudos da neurociência apontam que a cada mudança de atividade, levamos de 7 a 14 minutos para concentrar novamente. Se a pessoa é interrompida 27 vezes, por exemplo, ela perderá 4 horas e meia de trabalho. Por isso, colaboradores que enfrentam essa situação não conseguem executar nenhum projeto ou tarefa. Minha instrução é que os profissionais mapeiem durante o dia quantas interrupções estão tendo que lidar”, orienta ela.
4 – Deixar de estabelecer metas claras
Para a fundadora do Instituto Deândhela, é fundamental que o RH tenha clareza dos objetivos da empresa para evitar retrabalho e dedicar menos esforços em atividades que não trarão resultado. “Uma dica útil é alinhar com a presidência da empresa o que ela espera da área. Assim, é possível identificar como cada tarefa impactará na meta estabelecida e quanto do tempo deve ser dedicado a atividades que gerem lucro”, reforça Tathiane.
5 – Não automatizar atividades
Outro fator decisivo para a produtividade é usar a tecnologia a favor da gestão de pessoas, conforme ressalta Tathiane. “Empresas que não investem em soluções de tecnologia para RH perdem muito tempo com questões operacionais. A grande chave é permitir que as pessoas usem o que elas têm de melhor para criar novos projetos. É nisso que elas devem focar e não em tarefas rotineiras, porque essas atividades podem ser feitas pelas máquinas”, comenta.
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Na opinião da fundadora do Instituto Deândhela, a gestão do tempo começa com o planejamento das atividades do dia. “Pensando nisso, é sempre recomendável anotar os imprevistos recorrentes. Se acontecem repetidamente, é possível montar um plano de ação e trabalhar com a prevenção. Outro ponto importante é deixar margem, ou seja, espaços em branco. Se isso não for feito e uma reunião atrasar, por exemplo, vai gerar um efeito dominó”, completa Tathiane.
