As mudanças no projeto continuam a todo vapor. Em maio, o governo federal havia suspendido temporariamente a implantação da versão S-1.0 do novo eSocial Simplificado, antes prevista para o dia 17 daquele mês, após a Dataprev reportar problemas na internalização dos eventos. Em 6 de julho, o órgão anunciou, por meio da Portaria Conjunta SEPRT/RFB/ME nº 71, de 29 de junho de 2021, publicada no Diário Oficial da União (DOU), a nova data para a entrada em produção: 19 de julho. Até lá, o sistema continua operando na versão V. 2.5.
Mas, afinal, o que mudará com o novo eSocial Simplificado? Sáttila Silva, Gerente de Planejamento na LG lugar de gente que participa do grupo de empresas piloto desde 2010, discute os pontos de atenção para as empresas. Confira:
Entenda o contexto
Em 2020, foram publicadas as Portarias Conjuntas RFB/SEPRT nº 76 e 77, que criaram um novo leiaute simplificado para a escrituração de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, responsável por substituir o eSocial atual.
De acordo com Sáttila, a atualização visa reduzir a complexidade do sistema. “A elaboração do novo eSocial Simplificado contou com a participação de empresas e entidades representativas de diversas categorias profissionais”, explica.
A especialista destaca que o objetivo do governo é reduzir em mais de 30% do número de campos dos leiautes da ferramenta. “O que inclui a simplificação de vários envios e a exclusão total de 12 eventos transmitidos ou a transmitir pelas empresas”, reforça.
O que muda
A maior alteração ocorreu nas regras do sistema, que foram reduzidas e simplificadas. A versão S-1.0 do novo eSocial Simplificado segue as seguintes premissas:
● Foco na desburocratização: substituição das obrigações acessórias;
● Não solicitação de dados já conhecidos;
● Eliminação de pontos de complexidade;
● Modernização e simplificação do sistema;
● Integridade e continuidade da informação;
● Respeito pelo investimento feito por empresas e profissionais.
Empresas já obrigadas ao projeto também são impactadas pelas mudanças. Dentre as alterações, se destacam:
● Redução do número de eventos;
● Expressiva redução de campos do leiaute, inclusive pela exclusão de informações cadastrais ou constantes em outras bases de dados;
● Ampla flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações, como a alteração das regras de fechamento da folha de pagamento, que passa a gerar alertas e não erros;
● Facilitação na prestação de informações destinadas ao cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e depósitos de Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
● Utilização do Cadastro de Pessoa Física (CPF) como identificação única do trabalhador e exclusão dos campos onde era exigido o Número de Identificação Social (NIS);
● Simplificação na forma de declaração de remunerações e pagamentos;
● Substituição de diversas obrigações acessórias hoje existentes.
Obrigações já substituídas
Sáttila lembra que uma série de envios já foram substituídos pelo eSocial. “Dentre elas, temos o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a anotação da Carteira de Trabalho, que passou a ser 100% digital para as empresas e o Livro de Registro de Empregados. Além da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) para as companhias que já prestam informações de folha de pagamento”.
Também há previsão de que outras obrigações sejam substituídas em breve. “Estão na lista a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), a Comunicação de Dispensa (CD), o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), o Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD), a folha de pagamento e o Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)”, enumera.
Impacto para as empresas
Sáttila explica que os benefícios são evidentes, mas como as empresas já haviam se preparado para o envio na versão 2.5, a exigência da versão S-1.0 do novo eSocial Simplificado faz com que essas companhias tenham mais uma etapa de revisão de seus processos.
Neste cenário, as organizações devem avaliar o que será mantido e o que será alterado, além de providenciar ajuste dos sistemas de gestão para a nova versão. “Em função desse impacto e da necessidade de as empresas de software se adequarem ao novo leiaute, o governo estabeleceu um período de convivência entre as versões 2.5 e S-1.0”, pondera.
Desta forma, as empresas poderão utilizar a versão 2.5 até estarem obrigadas a utilizar exclusivamente a versão S-1.0 do novo eSocial Simplificado. A obrigatoriedade está prevista para começar somente a partir de março de 2022.
Marcos importantes
Além da atualização para a versão S-1.0 do novo eSocial Simplificado, Sáttila menciona que o cronograma do projeto também traz alguns marcos importantes. Eles estão relacionados ao início da obrigatoriedade de envio das informações de folha de pagamento para as empresas menores, chamadas de terceiro grupo.
Agora, os Microempreendedores Individuais (MEI), Micros e Pequenas Empresas (MEs e EPPs) optantes pelo Simples, Entidades sem Fins Lucrativos e empregadores Pessoas Físicas — exceto domésticos — ficam obrigados a fazer o envio de eventos de folha de pagamento. “É o maior grupo de obrigados do eSocial”, destaca Sáttila.
Também entra no novo eSocial Simplificado os arquivos de Saúde e Segurança do Trabalhador (SST) das grandes empresas. “Os leiautes de SST foram foco de discussão nos grupos técnicos, em função da sensibilidade do tema. Isso provocou alguns adiamentos ao longo do projeto e, recentemente, uma extensão do prazo para início da obrigatoriedade”, adiciona a especialista.
Novos prazos
O período para envio dos eventos de SST, inicialmente determinado para início de junho de 2021, agora passa a ser solicitado para a competência de setembro, com prazo de transmissão até 13 de outubro.
Segundo Sáttila, essa mudança se trata de uma flexibilização para atendimento aos declarantes que não estiverem preparados para transmitir estes eventos até 15 de julho de 2021. “No entanto, o cronograma não sofreu alterações. Sendo assim, as empresas do primeiro grupo que estiverem em condições de realizar a comunicação dos eventos S-2220 e S-2240 podem fazê-lo sem impedimentos”, explica.
Aqueles que optarem pela transmissão das informações a partir de 15 de outubro deverão, nesta ocasião, declarar todas as movimentações dos colaboradores que compõem o PPP ocorridas no período de 08 de junho a 30 de setembro de 2021.
Sáttila alerta que nem todas as datas foram adiadas. “Vale reforçar que o evento S-2210, que diz respeito à Comunicação de Acidente de Trabalho, não teve alteração no prazo de início da obrigatoriedade. Sendo assim, acidentes ocorridos a partir de 8 de junho devem ser declarados até o primeiro dia útil ao da ocorrência ou imediatamente, caso o acidente resulte em morte” pontua.
Ela destaca que deverá ser publicado um ato da Secretária da Previdência estabelecendo a substituição do PPP em papel pela prestação da informação por meio do eSocial”.
Parceiro de confiança
Para se adequar ao novo eSocial Simplificado, é importante contar com um parceiro de confiança. Por isso, a LG lugar de gente já está adaptando suas soluções às novas exigências.
“Os clientes da LG devem ficar atentos aos comunicados e sempre manter as suas operações atualizadas, pois liberaremos as adequações compatíveis com a última versão oficial disponibilizada. Não haverá possibilidade de versões anteriores, pois as alterações afetam as estruturas de banco de dados”, conclui Sáttila.
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Publicada em 11 de maio de 2021 e atualizada em 13 de julho de 2021.
