Você gasta mais tempo com processos internos do que gostaria? Tem dificuldades na organização da documentação dos colaboradores? Esses podem ser sinais de que é o momento de investir em um software de gestão de RH para sua empresa.
Com o acesso à tecnologia mais fácil e rápido, a automação do setor é um passo essencial para otimizar a área mais estratégica e alinhar às necessidades da empresa.
Entenda os principais sinais para automatizar o RH e como usar um software para transformar a gestão de pessoas!
O que é automação do RH?
Automação no RH é o uso de tecnologias para tornar os processos da área mais ágeis, integrados e estratégicos. Permite que as empresas realizem atividades operacionais com mais rapidez, reduz erros manuais e melhora o acesso às informações relevantes para otimizar a rotina do setor.
Quais os benefícios da automação no RH?
Os colaboradores são o principal ativo de uma empresa. Ou seja, o departamento de recursos humanos está em uma posição central em relação às metas da organização. Portanto, automatizar o RH aprimora as rotinas operacionais e contribui com melhores resultados.
Os benefícios da automação no RH incluem:
- aumento da velocidade e da assertividade da equipe;
- redução da quantidade de erros em processos manuais;
- facilitação do acompanhamento de prazos e tarefas;
- melhoria da gestão e da preservação do conhecimento;
- armazenamento das informações sobre colaboradores e projetos;
- permissão de acesso às informações de forma remota e contínua;
- disponibilização de ferramentas para demonstrar os resultados;
- valorização e reconhecimento das ações do departamento.
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6 sinais de que é hora de automatizar o RH
Algumas situações deixam mais nítida a necessidade de automatizar o RH. Confira quais são esses sinais!
1. Muito tempo gasto em processos operacionais
O setor de RH é responsável por todas as informações sobre os funcionários da empresa. Ou seja, documentações, folhas de pagamento e resultados da avaliação de desempenho, por exemplo.
Por lidar com atividades relativas a todos os colaboradores, a área conta com muitos procedimentos burocráticos e operacionais, o que demanda grande investimento de tempo e esforço.
Embora indispensáveis, esses processos são os que menos produzem resultados imediatos para a organização. Também geram desmotivação e sobrecarga na equipe.
A pesquisa O Cenário do RH no Brasil, de 2023, da Associação Brasileira de Recursos Humanos (ABRH), indicou que 49,4% dos profissionais da área consideram a automação um dos principais desafios. Esse número reforça a urgência de simplificar tarefas operacionais.
Nesse sentido, automatizar o RH reduz o tempo gasto para que a equipe invista no planejamento e execução de ações estratégicas.
Em outras palavras, o time consegue focar nas atividades-chave que contribuem para os resultados da organização.
2. Processo seletivo muito demorado
Os processos de recrutamento e seleção estão entre as atividades mais importantes do setor de RH, pois permitem que você encontre os melhores talentos para a empresa.
No entanto, essa tarefa exige planejamento rigoroso e execução impecável, o que pode resultar em um fluxo demorado e custoso.
A automação surge como solução ao oferecer ferramentas que agilizam diversas etapas do processo seletivo, sem comprometer a qualidade.
Um software de gestão de RH pode realizar triagens, videochamadas para entrevistas e o acompanhamento em tempo real do progresso dos candidatos.
De acordo com um relatório da Gartner, 46% dos líderes do setor identificaram o recrutamento como uma prioridade estratégica, fator que influencia a busca por eficiência nos processos de RH.
Ao automatizar o RH, a equipe ganha agilidade, enquanto reúne e organiza as informações dos candidatos de maneira centralizada.
3. Perda de informações sobre os seus colaboradores
Além de ser responsável pela contratação, o departamento armazena toda a documentação e informações dos colaboradores, como dados pessoais, resultados de avaliações e registros de desempenho.
Quando você mantém esses dados em pastas ou arquivos físicos, o acesso fica mais complicado e o risco de perda de informações aumenta. A automação resolve esse problema ao centralizar os dados em sistemas digitais, que são organizados e mais seguros.
Um levantamento da ABRH revelou que 68,7% das empresas brasileiras já digitalizaram a folha de pagamento, um passo inicial para a centralização de informações.
Guardar os dados em nuvem, por exemplo, aumenta ainda mais a segurança e permite que você acesse as informações rapidamente e de qualquer lugar.
4. Dificuldade em demonstrar resultados para gestores
Embora vital para a empresa, o RH costuma enfrentar desafios para demonstrar o efeito de suas ações para a alta gestão. Essa questão ocorre devido à falta de indicadores definidos e de ferramentas para análise comparativa de dados.
Automatizar o RH possibilita que você acompanhe e meça os resultados das iniciativas do departamento por meio de relatórios e dashboards personalizados.
Por exemplo, se você automatizar a avaliação de desempenho, pode comparar os dados objetivamente, além de mostrar a evolução e o impacto no desenvolvimento dos colaboradores.
5. Problemas na organização de treinamentos e capacitações
Organizar treinamentos é uma prática complexa. Exige levantamento de dados sobre as competências dos colaboradores, lacunas de conhecimento e necessidades das áreas. Você também precisa definir temas, horários e locais adequados para cada capacitação.
Com a automação, o RH tem acesso rápido a informações sobre competências e lacunas de conhecimento para uma melhor gestão de talentos. Então, você consegue definir qual tipo de treinamento e quais os participantes com mais agilidade e assertividade.
A pesquisa de 2023 da ABRH revelou que 51% dos profissionais veem a melhoria da cultura organizacional, o que inclui treinamentos, como um dos maiores desafios. Ou seja, mais um sinal da importância de ferramentas que contribuem para a eficiência nos processos de RH.
6. Lentidão na admissão de funcionários
O processo de admissão é uma etapa crucial para integrar novos colaboradores à empresa. A tarefa envolve a coleta de informações, envio de documentos e alinhamento à cultura organizacional.
Contudo, quando a dinâmica é manual, pode ser muito demorada e desgastante tanto para a equipe de recursos humanos quanto para o novo funcionário.
Automatizar o RH padroniza essa atividade e permite que a integração de novos colaboradores seja mais fluida, com menos erros e atrasos.
Ao investir na automação, você otimiza a experiência do novo colaborador, enquanto a equipe do departamento se concentra em atividades mais estratégicas.
Como implementar a automação para alcançar mais eficiência nos processos de RH?
Antes de escolher um software de gestão de RH, você precisa ter um plano estratégico e claro para otimizar as tarefas. Com um bom preparo, é possível transformar o trabalho do setor e melhorar os resultados da empresa.
Identifique os processos
Observe quais operações ocupam mais tempo da equipe, como controle de ponto, folha de pagamento e recrutamento. Comece a automatizar o RH pelos procedimentos internos mais repetitivos e manuais.
Avalie as necessidades do RH
Entenda os principais desafios do setor. É fundamental conversar com a equipe para saber o que atrasa o dia a dia e como a tecnologia no RH pode garantir que a automação realmente resolva os problemas existentes.
Integre a equipe
Prepare-se para envolver os profissionais de recursos humanos desde o início. Explique os benefícios da automação no RH, ofereça treinamentos e ouça sugestões.
Quanto mais engajados estiverem, melhor será a adaptação e implementação do software.
Elabore um planejamento estratégico
Defina metas, prazos e responsáveis por cada etapa da transição. Faça uma implementação por fases, se necessário, para garantir que tudo funcione bem e sem interrupções no trabalho.
Como escolher um software de gestão de RH?
As opções de software de gestão de RH não são iguais. Existem diversas soluções no mercado, cada uma com suas particularidades. Portanto, você deve analisar com atenção as funcionalidades e alinhá-las às necessidades específicas da sua empresa.
Para tomar a melhor decisão, observe os seguintes pontos:
- escalabilidade: escolha um sistema que cresça com sua empresa e atenda novas demandas com facilidade;
- integrações: verifique se o sistema se conecta com outros programas que você já usa, como folha de pagamento e controle de ponto;
- facilidade de uso: prefira uma ferramenta simples, fácil de entender e usar no dia a dia;
- suporte e atendimento: confirme se o fornecedor oferece suporte rápido e eficiente sempre que você precisar;
- segurança da informação: opte por um sistema que proteja bem os dados dos seus colaboradores;
- customização e flexibilidade: escolha um sistema que se adapte às necessidades específicas do seu negócio.
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