Reformas previdenciária e trabalhista, crise político-econômica e os vários outros desafios, que o Brasil enfrentou nos últimos anos, não impediram o início do eSocial. Em agosto, o governo federal disponibilizou o ambiente de testes para todas as empresas do país e, em janeiro, já deu início a primeira fase do eSocial para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016. Ainda assim, muitas companhias não estão dando a devida importância ao assunto ou não se atentaram para o impacto do projeto.
Para Sáttila Silva, Gerente de Planejamento da LG lugar de gente, esse é um caminho perigoso já que tudo indica que este ano será turbulento. “Temos que manter a entrega das obrigações anuais, como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), e paralelamente entregar as obrigações exigidas pelo eSocial. Sem contar as mudanças na legislação trabalhista que irão impactar diretamente os processos de RH”, ressalta.
Sáttila destaca que não há tempo a perder e reforça o que as empresas devem fazer para se adequar ao eSocial. Confira as dicas!
1 – Corra com a qualificação cadastral
Manter os dados dos colaboradores atualizados é o primeiro grande passo para atender ao projeto. Desde 2016, o governo permite a consulta em lote de cadastros dos funcionários, por meio do envio de um arquivo padronizado, conforme leiaute estabelecido no sistema. A ferramenta, disponível aqui, otimiza o tempo do RH, pois permite a pesquisa de várias informações simultaneamente. Vale lembrar que para realizar a busca, é necessário ter o Certificado Digital.
2 – Providencie a certificação digital
Por falar sobre o assunto, com o eSocial, esse certificado é obrigatório. Mas para que ele serve? O certificado digital é uma assinatura eletrônica, que usa chaves criptográficas para confirmar a identidade de uma pessoa física ou empresa. Ele pode ser adquirido em formato de arquivo, hardware como cartão inteligente ou token, e serve para dar mais segurança a processos burocráticos, por exemplo, para emitir notas fiscais eletrônicas.
3 – Faça a parametrização dos seus sistemas
Hoje, são vários os eventos vinculados à folha de pagamento, também conhecidos como rubricas, e geralmente são transmitidos ao governo por meio de diferentes sistemas. Com o eSocial, temos um leiaute único para esses eventos. Portanto, as companhias terão que parametrizar seus sistemas ao formato padrão estabelecido no eSocial, também chamado DE X PARA. Confira o exemplo a seguir:
DE > Rubrica 020 – Horas Extras 50% X PARA Rubrica eSOCIAL 1003 – Horas Extraordinárias no mínimo a 50%
4 – Avalie sua infraestrutura
Um dos requisitos básicos para prestar as informações ao eSocial é ter conexão com a internet. Parece algo simples, mas na prática esse detalhe pode gerar uma série de problemas. Por exemplo, sua empresa irá gerar a folha hoje e o prazo para entrega é amanhã, mas, por uma falha na operadora que fornece a internet, sua companhia ficará sem conexão durante várias horas. Esse cenário, que é muito comum no dia a dia corporativo, pode impactar a entrega dos dados dentro do prazo estabelecido.
Como é a infraestrutura da sua empresa hoje? Ela permite gerar as obrigações atuais com agilidade e segurança? Se sua resposta foi não, é preciso acender o sinal de alerta! Com o eSocial, os problemas de entrega serão potencializados, já que quando todas as fases estiverem em vigor as empresas terão que fazer envios quase que diariamente.
Por isso, é fundamental que a companhia avalie sua infraestrutura, bem como o tempo que leva para processar a folha de pagamento atualmente, e já ajuste suas rotinas.
5 – Confira a integração dos sistemas
Com o eSocial, é fundamental que o RH avalie se os sistemas utilizados estão integrados. Por exemplo, a fornecedora de software de folha de pagamento é a mesma que atende à área de Medicina e Segurança do Trabalho? É certo que a solução de folha irá gerar a maior parte das informações, mas ela dependerá de uma série de dados que estão em outros sistemas. Por isso, é interessante concentrar essas atividades em um mesmo fornecedor. Assim, as companhias reduzem riscos e evitam retrabalho com integrações.
6 – Revise os processos
O eSocial não é apenas uma mudança de sistemas, mas sim uma transformação na cultura empresarial. Ou seja, além de mudar a plataforma tecnológica na qual as informações trabalhistas e previdenciárias serão prestadas ao governo, ele também exige dados adicionais e prazos mais apertados para a entrega dessas obrigações.
Nesse contexto, o papel do RH é fundamental para que a transição aconteça com o menor impacto possível. Para isso, é necessário rever os processos, identificar desde agora os possíveis gaps e ajustar a rotina da empresa às exigências do eSocial.
Sua empresa já está preparada para o eSocial? Ainda tem dúvidas sobre o assunto? Clique aqui e veja como a LG lugar de gente pode ajudar sua companhia a superar os desafios do projeto.
