Você já parou para pensar no que está por trás da folha de pagamento e sua elaboração?
Mais do que um simples cálculo de salários, esse processo envolve diversas leis, regras e análises que garantem que tudo esteja certo, tanto para a empresa quanto para o colaborador.
Empresas brasileiras com até 50 funcionários levam, em média, 4 horas para fazer os cálculos e organizar a folha, segundo pesquisa da Fenacon (Federação Nacional das Empresas de Contabilidade).
Apesar de ser uma rotina mensal, o assunto ainda levanta muitas dúvidas, principalmente entre quem é responsável pelo seu fechamento. Afinal, qualquer erro pode gerar prejuízos, atrasos e até problemas legais.
Continue a leitura para entender os principais pontos da gestão de folha de pagamento, esclarecer dúvidas comuns e descobrir boas práticas!
O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento que lista as remunerações pagas aos colaboradores de uma empresa. É obrigatória para os departamentos de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP), conforme os artigos 464 e 225 do Decreto 3048/1999.
Embora não tenha um modelo oficial, deve conter informações básicas, como salário bruto e líquido, número de dias trabalhados e nome do colaborador.
Por que a gestão da folha de pagamento é importante?
A gestão da folha de pagamento é essencial para o cumprimento das leis trabalhistas, manter a saúde financeira da empresa e assegurar a confiança e satisfação dos colaboradores.
Por lei, todas as empresas devem preparar o documento e manter uma cópia, junto com os recibos, no estabelecimento. Geralmente, o preenchimento mensal é responsabilidade do time de Departamento Pessoal.
Além de atender às exigências legais, uma excelente gestão traz diversos benefícios à organização, como:
- evita multas e autuações por erros ou omissões;
- oferece clareza nos valores pagos e descontados;
- contribui para a organização e controle da rotina de RH;
- reduz riscos de ações trabalhistas e conflitos internos;
- facilita o planejamento financeiro e orçamentário;
- melhora a imagem da empresa diante de colaboradores e órgãos fiscalizadores;
- fornece dados consistentes para tomadas de decisão estratégicas;
- ajuda a manter registros atualizados sobre promoções, férias e benefícios.
Quais os principais itens que compõem a folha de pagamento?
O documento é composto por uma série de itens que detalham todas as remunerações, deduções e informações necessárias para o cálculo do salário dos colaboradores.
Confira os principais itens que devem estar presentes!
1. Informações do colaborador
- Nome completo;
- CPF;
- Cargo ou função;
- Departamento;
- Número de registro/identificação.
2. Informações da empresa
- Nome da empresa;
- CNPJ;
- Endereço;
- Contato.
3. Período de pagamento
- Data de início e término do período de pagamento;
- Data de pagamento.
4. Remuneração bruta
- Salário base (valor acordado no contrato de trabalho);
- Horas extras;
- Adicional noturno;
- Insalubridade;
- Periculosidade;
- Comissões e prêmios;
- Gratificações;
- Participação nos lucros.
5. Benefícios
- Vale-transporte;
- Vale-alimentação/refeição;
- Plano de saúde/odontológico;
- Auxílio-creche;
- Outros benefícios (bônus, ajuda de custo);
- Descontos legais;
- INSS (Contribuição Previdenciária);
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte);
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço);
- Contribuições sindicais;
- Vale-transporte (até 6% do salário base);
7. Outros descontos
- Empréstimos consignados;
- Pensão alimentícia;
- Faltas e atrasos não justificados;
- Adiantamentos salariais.
8. Salário líquido
- Valor final após todos os descontos aplicados ao salário bruto.
9. Resumo dos valores
- Total de proventos (remuneração bruta + benefícios);
- Total de descontos (legais + outros);
- Salário líquido (total de proventos – total de descontos).
10. Outras informações
- Número de dias trabalhados no período;
- Horas extras trabalhadas;
- Férias e abonos (se aplicável);
- Licenças (maternidade, paternidade, gala).
11. Forma de pagamento
- Detalhes sobre a forma de pagamento do salário (transferência, depósito bancário ou cheque);
- Dados bancários do colaborador (se aplicável).
Remuneração e salário: qual a diferença?
O salário representa o valor fixo que a empresa paga ao colaborador como compensação direta pelo trabalho. Já a remuneração engloba o salário e outros tipos de vantagens financeiras que o profissional recebe pela prestação de serviços.
O salário inclui:
- valor base, acordado no contrato de trabalho;
- adicionais legais, como insalubridade, periculosidade e adicional noturno;
- horas extras, os valores pagos por tempo trabalhado além da jornada normal.
No caso da remuneração, pode incluir:
- benefícios corporativos, como vale-transporte, vale-alimentação e plano de saúde;
- prêmios e comissões pagos por desempenho ou metas atingidas;
- participação nos lucros vinculada aos resultados da empresa;
- outras parcelas, como gratificações, ajuda de custo e bonificações.
Por exemplo, se um colaborador recebe R$ 3.000,00 de salário base e a empresa paga R$ 500,00 de vale-alimentação, R$ 200,00 de vale-transporte e R$ 300,00 de bônus, a remuneração total será de R$ 4.000,00.
Ao entender essa diferença, empregadores organizam melhor o documento e colaboradores compreendem com mais clareza os valores recebidos.
Como fazer a folha de pagamento? Passo a passo
Elaborar a folha de pagamento exige atenção redobrada. Afinal, os principais desafios envolvem cálculos precisos, atualizações legais, organização das informações, previsão de custos e descentralização dos dados.
Portanto, entender cada etapa do processo e manter todas as informações corretas e atualizadas faz toda a diferença para garantir conformidade e evitar erros na folha de pagamento.
Vale ressaltar novamente que não existe um modelo único, mas deve sempre incluir dados essenciais (nome do colaborador, informações da empresa, salário bruto e líquido).
Confira abaixo o passo a passo!
1. Controle seu quadro de colaboradores
Organize-se para gerenciar contratações e demissões. Assim, você evita erros ou atrasos no cálculo dos valores devidos aos funcionários ativos e previne pagamentos indevidos a ex-empregados.
2. Defina as categorias dos seus funcionários
Cada profissional, conforme sua área de atuação, tem vínculo com determinada convenção coletiva. Essas convenções possuem bases de cálculo, descontos e regras para concessão de benefícios específicos.
3. Acompanhe as mudanças na rotina do colaborador e na legislação
Considere promoções, mudanças de cargo, aumentos salariais, férias e licenças (maternidade, gala) ao preencher o documento.
Também é importante que você se mantenha em dia com quaisquer alterações na legislação, como mudanças nas taxas de impostos, para evitar erros.
4. Inclua parcela extras no cálculo
Não se esqueça de incluir horas extras, com 50% a mais durante a semana e 100% nos finais de semana ou feriado. Adicione dias de vale-transporte e vale-refeição se o colaborador trabalhar em um dia de descanso.
5. Desconte os impostos que incidem sobre o salário
Aplique os descontos legais obrigatórios, como INSS e IRRF, com base nos valores atualizados. Dessa forma, você cumpre a legislação vigente e evita problemas fiscais.
6. Calcule os valores corretamente
Some os valores devidos e subtraia os descontos com precisão. Qualquer erro pode resultar em pagamento incorreto e gerar transtornos tanto para a empresa quanto para o colaborador.
7. Separe salário bruto de salário líquido
Especifique no documento o salário bruto (valor total) e o salário líquido (quantia real que o funcionário recebe após os descontos legais) para assegurar clareza e transparência.
8. Organize-se para cumprir o prazo de pagamento
De acordo com o artigo 459 da Consolidação das Leis Trabalhistas, a empresa deve pagar a remuneração até o quinto dia útil do mês. Atrasos resultam em pagamento com correção monetária e juros.
Como fazer o cálculo da folha de pagamento?
Para o cálculo, você deve somar todos os proventos do colaborador (salário base, adicionais e benefícios) e subtrair os descontos legais e contratuais, como INSS, IRRF, faltas, adiantamentos e outros encargos.
Organize previamente os dados de cada funcionário, como cargo, jornada e benefícios. Acompanhe alterações mensais, como horas extras ou licenças, e aplique corretamente as alíquotas dos encargos.
Invista em um software de folha de pagamento para automatizar a gestão
Você já sabe: organizar e calcular a folha dá trabalho. Agora, pense no prejuízo que um erro pode causar.
O cenário inclui valores divergentes, repetição de tarefas, perda de credibilidade nas informações, prejuízos financeiros e até problemas com as obrigações trabalhistas por não as seguir à risca.
Se você ainda realiza esse processo manualmente ou com ferramentas ultrapassadas, já sentiu na pele o impacto: retrabalho constante, dificuldade de visualização de dados e decisões mal embasadas.
A solução? Parar de apagar incêndios e começar a comandar a gestão do RH com as soluções da LG lugar de gente, a maior HR Tech do Brasil!
Com o nosso software de folha de pagamento moderno, você consegue:
- automatizar cálculos com precisão para evitar retrabalhos e erros humanos. O sistema calcula automaticamente e adere à legislação atual;
- centralizar processos de RH. Folha, benefícios, admissões e desligamentos em uma única plataforma integrada;
- tomar decisões com base em dados. Dashboards e relatórios atualizados em tempo real ajudam a direcionar estratégias com mais confiança;
- evitar multas e penalidades. Com conformidade ao eSocial e à legislação de mais de 150 países, você atua com segurança jurídica;
- garantir mobilidade e praticidade. Soluções responsivas e mobile-friendly permitem acesso rápido e seguro de qualquer lugar.
Não aceite mais relatórios imprecisos nem processos manuais que travam seu crescimento.
