A folha de pagamento é uma das partes mais importantes da gestão financeira de uma empresa. Com o eSocial, ela ganha um papel ainda mais relevante. No Brasil, a lei determina que a organização realize a contabilização dela no próprio mês em que ocorre a prestação do trabalho referente à remuneração.
Ainda assim o pagamento dos salários pode ser realizado no mês seguinte, uma vez que a legislação trabalhista assegura que o pagamento ao colaborador deve ser feito até o quinto dia útil do mês subsequente. Mas essa prática merece um cuidado especial, após a chegada do eSocial.
Muitos empregadores possuem em sua folha de pagamento diversos valores correspondentes não somente ao salário contratual, mas também comissionamento e deduções de convênios. Para apurar o valor devido ao colaborador, Sáttila Silva, Gerente de Planejamento da LG lugar de gente, reforça que a companhia deve estabelecer um cronograma mensal, acordando com seus fornecedores e colaboradores a notificação de informações que afetem os valores das verbas a serem apuradas naquela competência.
Por que ter esse cuidado?
Muitas empresas deixavam para inserir esse tipo de composição salarial no mês seguinte, quando não apurados no mês vigente. A gerente cita como exemplo a entrega dos recibos de pagamentos referentes a prestação de trabalho em outras empresas por parte do colaborador, que demandam uma correta apuração para que seja feita a contribuição social.
Além disso, Sáttila destaca que o cálculo da folha de pagamento tem que estar alinhado aos acontecimentos registrados nos eventos não periódicos, pois eles podem refletir diretamente na remuneração devida ao colaborador. Desta forma, as empresas que estabelecem uma data de corte para o cálculo devem avaliar que medidas serão adotadas para as movimentações que ocorrerão após o fechamento do ciclo.
“As folhas fechadas antecipadamente, sem respeitar todo o período de competência, serão uma dor de cabeça com a entrada do eSocial. Porque pode haver divergência de valores e isso irá se refletir nas movimentações de eventos não periódicos previamente enviados ao governo”, destaca Sáttila Silva.
Nesse cenário, vale reforçar que o controle da folha se torna ainda mais essencial, pois, além de ser um ponto sensível do eSocial, ela representa uma das maiores fontes de gastos. Pensando nisso, separamos algumas perguntas para esclarecer suas dúvidas sobre esse documento fundamental para qualquer companhia. Vamos a elas:
O que é a folha de pagamento?
De maneira resumida, a folha de pagamento é uma lista com as remunerações pagas a cada colaborador de uma empresa. Para se chegar a ela, são feitos vários cálculos, baseados em uma análise de diversos fatores que compõem a remuneração de cada funcionário.
Além de informações relativas a salários, descontos e bônus, também são discriminados os dias trabalhados, as faltas, o cargo ou as horas extras realizadas pelo colaborador. Dessa forma, o documento pode ser visto como um histórico do funcionário na empresa.
Qual objetivo da folha de pagamento?
O documento tem o propósito de organizar e registrar valores referentes a remunerações dos colaboradores, com os devidos descontos e acréscimos. A folha tem validade legal para comprovação de renda e atividade remunerada.
Dessa maneira, o documento tem função contábil e fiscal, além de sua importância operacional. Isto significa que, para o governo, a folha de pagamento funciona como um comprovante das arrecadações de verbas trabalhistas, além de ser um importante instrumento para fiscalizar possíveis irregularidades.
Já para a empresa, ela é fundamental para levantamento de dados e controle financeiro.
Quem deve ser o responsável pela folha na empresa?
Normalmente, a folha de pagamento é gerida pelo departamento pessoal das empresas, uma vez que seu cálculo requer conhecimentos técnicos e específicos.
Comumente, as organizações recorrem ao uso de software para apoiar esse serviço. Trata-se de uma boa alternativa, já que isenta o departamento de RH de realizar exaustivas conferências de dados e diminui a incidência de falhas por erro humano.
É importante lembrar que entregar a folha de pagamento com erros pode trazer vários problemas para a empresa, como multas e ações trabalhistas. Portanto, é imprescindível que haja precisão na formulação do documento.
Como é feito o cálculo na folha de pagamento?
A folha de pagamento representa a soma de todos os registros financeiros relativos aos colaboradores. Legalmente, o documento pode ser confeccionado de forma manuscrita ou por meio de processos eletrônicos.
O processo acontece da seguinte maneira:
- Primeiro ocorre a classificação do colaborador em relação à sua categoria, que determina as regras para o cálculo de seus valores.
- Depois, são analisadas as horas trabalhadas, faltas do mês (e se foram justificadas), horas extras, jornadas adicionais, descanso, entre outros pontos que afetam o total de horas trabalhadas e remuneradas.
- Então, são observados impostos e benefícios, como INSS, FGTS, férias e 13º salário. Aqui, é feito o cálculo do desconto do Imposto de Renda.
- Por fim, são deduzidos os valores de benefícios legais como vale-refeição e vale-transporte.
Um ponto importante na hora do cálculo é conferir se os valores que foram processados na folha de pagamento batem com aqueles que foram gerados para o governo através do eSocial, pois eles terão impacto diretamente no recolhimento dos encargos.
Sendo assim, as empresas devem aproveitar os primeiros meses de envio dos eventos periódicos para conferir os valores das guias de recolhimento (GFIP, GPS, GRRF, dentre outras) com a DCTF Web e a GRFGTS, que serão geradas através dos sites dos entes participantes do eSocial e substituirão as atuais guias. Vale aproveitar que o governo ainda não está usando os dados do eSocial, para fazer esses testes. Saiba mais sobre isso clicando aqui.
Como a tecnologia pode ajudar na gestão da folha de pagamento?
Há vários processos parte da realização da folha de pagamento que podem ser automatizados. A administração dela, com seus encargos, o controle da jornada de trabalho dos colaboradores e a emissão do holerite são alguns exemplos de como a tecnologia pode intervir e otimizar essa gestão.
Além disso, com o uso de software pode-se agilizar processos como o acompanhamento do registro de ponto e das horas extras, agendamento de férias e até pagamentos, como o décimo terceiro salário.
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