Empresas com diversas unidades enfrentam um desafio a mais na gestão de pessoas: fazer com que as equipes estejam alinhadas e motivadas da mesma forma em todos os lugares. Como conseguir fazer a gestão de times virtuais? Quais habilidades necessárias para os líderes? Ricardo Rubio, Secretário-Geral adjunto da Médicos Sem Fronteiras Internacional (MSF), compartilha com a gente sua experiência nesse cenário.
Ricardo conta que sua equipe é formada por sete pessoas, os coordenadores internacionais de RH, finanças, captação de fundos, aprovisionamento, logística, sistemas de informação e gestão do conhecimento. Segundo ele, o time está espalhado por diversos locais do mundo. “Dois estão baseados em Barcelona, três em Amsterdam, um em Genebra e o outro em Bruxelas, e eles possuem colaboradores por todo o mundo”, explica.
Dificuldades para gestão de pessoas
Para Ricardo, a principal dificuldade para a gestão de times virtuais é manter um bom relacionamento com os colaboradores. “Não temos o ‘bate-papo da máquina de café’, local onde tantas decisões são tomadas e se tem uma das maiores fontes de troca de informações entre os funcionários. Para tratar disso, estamos pensando em ter vários tablets permanentemente conectados entre as máquinas de café e assim fomentar os intercâmbios informais”, conta.
Outro obstáculo destacado por ele é o fuso horário diferente. “Como a maior parte do time está na Europa, às vezes começo a trabalhar às 4h. Em compensação, a diferença de horário permite que eu tenha uma parte do dia sem reuniões. Assim, eu posso me concentrar em leituras profundas ou na produção de documentos sem interrupções. Quem trabalha em um escritório normal sabe o quanto pode ser complicado encontrar tempo de qualidade para essas tarefas”, ressalta.
Vantagens de ter times virtuais
Ricardo conta que encontra mais vantagens do que obstáculos na gestão virtual das equipes. “No meu caso, ter o time decentralizado me permite conhecer muito melhor a realidade em cada um dos escritórios onde eles estão alocados. Assim é mais fácil ter informações oficiais atualizadas”, revela o secretário.
Segundo ele, a não limitação geográfica também permite atrair talentos que não querem morar próximos aos escritórios centrais. “Há pouco tempo, as vagas para um posto sênior só podiam ser localizadas em um dos cinco centros operacionais da MSF (Paris, Amsterdam, Bruxelas, Barcelona e Genebra). Agora, as nossas vagas podem estar localizadas em qualquer escritório da MSF e estamos presentes em mais de 100 países. Se a melhor pessoa para dirigir a área de logística está em Addis Abeba, e não querer se mudar de lá, ela pode trabalhar em Addis Abeba. É um processo que estamos começando agora e vimos um imenso potencial nele”, afirma.
Habilidades para liderar times virtuais
Ricardo aponta que para fazer a gestão de times virtuais é necessário ter muita organização e capacidade de delegar. “É muito importante ter um momento fixo para falar individualmente ou em grupo com os membros do time e poder comunicar com eles sobre tudo. Eu tenho uma reunião semanal sempre no mesmo dia e hora com cada integrante da equipe e uma reunião quinzenal com todos. Nas reuniões de grupo, a agenda é sempre clara. Já nas individuais é mais um ponto de contato aberto. O mesmo acontece com o meu chefe: com ele tenho dois encontros por semana”, revela.
Ele lembra ainda que é importante ter sempre, mesmo que virtualmente, uma boa dinâmica de equipe. “Nas reuniões virtuais temos que estar atentos a quem não fala, incluir a todo o time, não deixar que ninguém monopolize os temas etc.”
Outra habilidade destacada por Ricardo é a criatividade, importante para conseguir criar uma relação interpessoal com o time. “É impossível fazer um happy hour ou sair para almoçar, então temos que ser criativos, por exemplo, organizar happy hour em diferentes lugares e falar por Skype for Business”. Apesar dos frequentes encontros virtuais, ele ressalta a importância do contato pessoal com os colaboradores. “Nós também temos reuniões presenciais a cada quatro meses. Nelas temos que aproveitar para fortalecer o relacionamento com todos da equipe”.
Por último, ele ressalta que um líder virtual deve ser acessível e construir uma relação de confiança com a equipe. “Os membros do time têm que saber que, mesmo que não seja fisicamente, você está com eles. É importante responder rápido suas perguntas e estar disponível para o que for preciso. Isso implica estar pronto a pegar um avião em qualquer momento, a qualquer lugar, se for preciso resolver problemas graves”, finaliza Ricardo.
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