Thomas Edison, um dos maiores inventores que a humanidade já teve, dizia que a “boa sorte é o que acontece quando a oportunidade encontra o planejamento”. Uma lição que pode muito bem ser aplicada à atividade de planejar o orçamento de pessoal. Para 2019, o desafio do RH é otimizar os recursos destinados ao capital humano, prever diversos cenários e ajudar a empresa a alcançar os melhores resultados.
A expectativa das companhias é que o próximo ano seja de muitos investimentos. Segundo a pesquisa “Agenda 2019”, realizada pela Deloitte no Brasil, 47% dos líderes empresariais indicaram a intenção de aumentar o quadro de funcionários de suas respectivas empresas. Nesse cenário, o orçamento de pessoal ganha um papel ainda mais relevante. Afinal, é preciso considerar uma série de variáveis, como espaço físico para comportar esse crescimento, ações de desenvolvimento, pagamentos de benefícios e horas extras, dentre outras.
Mas, então, como começar o orçamento de pessoal? Especialistas deixam cinco dicas para evoluir essa prática dentro das organizações:
1 – Definir premissas
Para a especialista em gestão de pessoas e Sócia da Elevare Soluções em Gestão, Renata Carvalho, é necessário identificar as premissas que serão usadas na elaboração do orçamento. “Elas devem estar alinhadas diretamente ao planejamento estratégico da empresa”, comenta.
É bom lembrar que essa etapa contempla as variáveis que impactam o resultado. Por isso, é tão essencial que esteja vinculada às outras áreas do negócio. Por exemplo, se no ano seguinte a companhia pretende aumentar seu leque de produtos para o mercado, ela precisa prever quantas horas extras serão demandadas aos colaboradores e, consequentemente, recalcular os demais benefícios.
Saiba mais sobre o tema no post: “Muito além do salário: afinal, qual o custo de um funcionário para a empresa?”
2 – Estabelecer regras de cálculo
Como será feito o cálculo do orçamento? Que agrupadores de operações financeiras serão usados? Segundo o Diretor de Produtos da LG lugar de gente, Marcello Porto, nessa etapa, as empresas precisam se atentar à manutenção das fórmulas utilizadas no plano de conta e nas regras de cálculos. “Qualquer erro pode colocar as próximas fases em risco. Além disso, a falta de integração com outras bases de dados que alimentam o plano de conta pode dificultar o processo”, explica.
Renata também concorda com ele e vai além: “O ideal é optar por um Orçamento Base Zero (OBZ) e construir o planejamento sem informações anteriores. Caso a companhia opte por utilizar dados históricos, é preciso garantir que essas informações estejam corretas, pois um erro que não foi visto no passado, pode gerar problemas sérios de caixa no futuro”, completa e especialista.
3 – Revisar o headcount
No orçamento de pessoal, o headcount significa calcular a quantidade de colaboradores efetivos, as vagas em aberto e o aumento de quadro. Isso é necessário, porque o custo relacionado à contratação de pessoas carrega outras despesas indiretas vinculadas a essa atividade. Se a empresa contrata mais mão de obra, por exemplo, é necessário ter estação de trabalho, espaço, computador e benefícios a mais.
Por isso, Renata reforça que é necessário revisar o headcount, assim como os salários e benefícios concedidos pela empresa. Outro ponto destacado por ela é a busca de alternativas para evitar as horas extras, como o banco de horas. “Elas continuam sendo as grandes vilãs na folha de pagamento”, destaca.
4 – Elaborar vários cenários
Quando se fala em planejamento do orçamento de pessoal, nem sempre é possível que ele seja 100% preciso. Entretanto, é fundamental realizar várias simulações, tendo em vista os principais cenários da organização.
Por que essa ação é relevante? Marcello porto explica que com ela a empresa consegue visualizar como as movimentações, desligamentos, reajustes, incorporações salariais, dentre outras ações impactarão o resultado final. “Também é importante lembrar de incluir no orçamento os cargos e centros de custo que não existem hoje, mas que a empresa planeja criar no ano seguinte”, pontua o diretor.
5 – Integrar a folha de pagamento
Marcello destaca ainda que é imprescindível que os dados da folha de pagamento conversem com a área de orçamento de pessoal. “Dessa forma, a empresa conseguirá fazer simulações, bem como o planejamento e acompanhamento dessa tarefa com informações sólidas e confiáveis, evitando que o trabalho seja feito tendo por base fatos desatualizados ou apenas médias”, comenta.
Ainda sobre a importância dessa integração, Marcos Matheus, Gerente de Remuneração e Benefícios da VLI, cliente da LG lugar de gente desde 2014, conta que a empresa utilizava uma ferramenta desenvolvida internamente. No entanto, segundo o gerente, a solução não apresentava todas as funcionalidades necessárias para executar o processo na organização. “A ferramenta gerava uma demanda operacional muito grande e não apresentava facilidades, como a rapidez na geração dos cálculos e a precisão das informações, uma vez que não era integrada diretamente ao sistema de folha de pagamento”, ressalta ele.
Fique por dentro do assunto, neste conteúdo: “5 dicas para automatizar o processo de orçamento de pessoal”.
Quais os riscos no processo de orçamento de pessoal?
Renata reforça que é arriscado realizar essa atividade em planilhas. “Além de muitas variáveis, é possível ter erros nas fórmulas e isso pode provocar, de maneira não intencional, problemas imensos. Com a tecnologia, é possível obter mais segurança nas informações, bem como simular diversos cenários durante a elaboração do orçamento. Contemplando assim, além de reajustes e promoções por mérito, outros custos, como projeção de dissídio”, explica ela.
Pela experiência da VLI, Marcos explica que a falta de acuracidade dos dados de orçamento de pessoal impacta diretamente a gestão do negócio da companhia. “Se você não tem assertividade nos cálculos, você pode superestimar ou subestimar os custos e influenciar o fluxo de caixa da organização. O fato de termos uma ferramenta integrada, nos dá confiança de que os dados do orçamento de pessoal são assertivos e retratam a realidade da VLI, possibilitando a tomada de decisão no momento correto”, afirma ele.
Leia também: 5 erros mais frequentes na hora de elaborar o orçamento de pessoal
Quer entender na prática como planejar o orçamento de pessoal? Assista ao webinar “O desafio de transformar o orçamento de pessoal da VLI”, com Marcos Matheus, Gerente de Remuneração e Benefícios da VLI, Eduardo Marques, Especialista em orçamento de pessoal na VLI, e Marcello Porto, Diretor de Produtos da LG lugar de gente. Clique aqui para acessar o conteúdo.
