Reduzir os gastos com a folha de pagamento é uma meta comum para muitas pequenas empresas, que geralmente operam com orçamentos limitados.
Em alguns casos, o empreendedor pode considerar a demissão como uma forma de economizar. No entanto, essa é uma decisão que exige planejamento financeiro e pode ter um custo elevado.
Para ajudar a equilibrar as finanças do seu negócio sem precisar reduzir o quadro de funcionários, reunimos dicas práticas para otimizar os custos da folha de pagamento. Acompanhe!
Como reduzir os custos com folha de pagamento
Gerenciar despesas é um desafio constante em qualquer tipo de empresa, independentemente do seu tamanho ou setor. Os gestores estão cientes de que manter a economia sob controle é essencial para alcançar um crescimento sustentável.
Os holerites, ou contracheques, são documentos que comprovam o pagamento dos salários dos colaboradores, e muitas vezes geram preocupação, já que representam custos indispensáveis para a operação do negócio.
Veja a seguir algumas dicas sobre como diminuir os gastos com a folha de pagamento sem precisar reduzir o número de funcionários.
1. Controle as horas extras
Monitorar de perto as horas extras dos colaboradores é uma estratégia eficaz para reduzir os custos com a folha de pagamento. É importante verificar se há de fato a necessidade de um profissional estender sua jornada e fazer hora extra.
O RH desempenha um papel essencial nesse processo, comunicando-se com as equipes para esclarecer quando o reforço de trabalho é realmente necessário e quando não é. O diálogo aberto pode evitar que os colaboradores tomem a iniciativa de trabalhar além do expediente sem necessidade.
A tecnologia também pode ser uma grande aliada nesse controle. Sistemas de ponto eletrônico on-line oferecem uma maneira prática de acompanhar as horas extras em tempo real, além de fornecer uma visão antecipada do impacto financeiro dessas horas no fechamento da folha mensal.
2. Crie um banco de horas
Uma solução eficaz para diminuir os custos com a folha de pagamento é implementar um banco de horas. Para isso, é necessário registrar os momentos em que os colaboradores trabalharam além do horário regular.
Essas horas extras são então acumuladas e convertidas em folgas, eliminando a necessidade de pagamento adicional por esse tempo trabalhado.
Em essência, o banco de horas funciona como um acordo, onde o tempo extra de trabalho é compensado com descanso. Vale lembrar que a decisão sobre quando o colaborador poderá tirar folga é do empregador, embora o diálogo sempre seja uma opção.
Além disso, a criação de um banco de horas precisa estar prevista em um acordo coletivo ou sindical.
Saiba mais:
- Folha de pagamento: o que é, seu cálculo e como fazer sua gestão (lg.com.br)
- Folha de pagamento digital: o que é, como funciona e vantagens (lg.com.br)
- Por que escolher um software de folha de pagamento? (lg.com.br)
3. Aperfeiçoe a jornada de trabalho
Elevar a produtividade das equipes contribui diretamente para o aumento dos lucros da empresa. Além de realizar mais tarefas em menos tempo, essa estratégia também ajuda a evitar a necessidade de horas extras.
Mais uma vez, a comunicação aberta e transparente com os colaboradores é fundamental para alcançar sucesso nesse aspecto. É importante esclarecer as expectativas quanto à produtividade, estabelecer metas claras e definir prazos a serem cumpridos.
Dessa forma, é possível atingir resultados com o engajamento de todos, sem incorrer em custos adicionais.
4. Reforce o controle de faltas e atrasos
A gestão de pessoas é essencial para lidar com faltas e atrasos, que muitas vezes não são justificadas. Para reduzir custos com a folha de pagamento, é importante monitorar essa questão de forma eficaz.
Embora imprevistos aconteçam, justificativas são importantes para manter a organização da jornada de trabalho e evitar que a produtividade seja comprometida.
Além disso, controlar ausências e atrasos ajuda a prevenir problemas trabalhistas, que podem resultar em custos adicionais.
Como o absenteísmo afeta as finanças de uma pequena empresa? Faltas recorrentes de um colaborador podem levar a descontos no período de férias, gerando despesas invisíveis, mas que impactam o caixa da empresa. Por isso, é importante que as ausências sejam devidamente justificadas, com atestados médicos, por exemplo.
A tecnologia pode ser uma aliada nesse controle, com sistemas de ponto eletrônico em ambiente virtual, que facilitam o monitoramento do tempo de trabalho dos colaboradores e ajudam os gestores a gerenciar essa questão de forma eficiente.
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5. Faça uma reestruturação nos setores
Analisar os diferentes departamentos da empresa pode ser uma estratégia eficaz para reduzir custos. Em algumas situações, é viável integrar áreas que possuem funções semelhantes, até mesmo compartilhando o mesmo espaço físico.
Além disso, essa reorganização pode gerar economia com mão de obra especializada, já que possibilita o desenvolvimento de novas habilidades pelos colaboradores, muitas vezes ainda não identificadas pelos gestores.
6. Proponha implementar o home office
Essa é uma solução adequada ao contexto atual, já que o trabalho remoto ganhou popularidade e foi amplamente aceito por empresas e profissionais. Dessa forma, pode ser uma opção para diminuir os custos com a folha de pagamento.
O trabalho remoto oferece aos colaboradores acesso às informações necessárias para realizar suas tarefas e manter a interação com a equipe. Para a empresa, as vantagens incluem a redução de gastos com infraestrutura física e a dispensa do vale-transporte.
No entanto, é importante lembrar que o auxílio alimentação deve continuar a ser fornecido durante o home office.
7. Aposte na transparência
Manter um diálogo franco com os funcionários é essencial para uma relação saudável: eles precisam estar cientes da situação financeira da empresa. Por isso, transparência é fundamental, tanto ao explicar desafios quanto ao celebrar resultados positivos.
Como gestor, é importante fornecer demonstrativos de pagamento claros e fáceis de entender. Os holerites devem detalhar os ganhos e os descontos aplicados, refletindo o cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas.
Além de fortalecer a confiança, essa prática permite ao empreendedor ter uma visão clara dos custos da folha de pagamento de cada colaborador, possibilitando a adoção de medidas de contenção, se necessário.
8. Mantenha a documentação dos colaboradores atualizada
Essa é uma dica simples, mas muito eficiente para reduzir os custos com a folha de pagamento em pequenas empresas. Manter a documentação dos colaboradores organizada e atualizada é uma medida preventiva contra possíveis ações trabalhistas.
Algumas ações recomendadas incluem:
- Fazer cópias de segurança regularmente;
- Manter backups completos dos arquivos digitais sempre que possível;
- Registrar corretamente admissões e demissões;
- Arquivar de forma adequada toda a documentação profissional dos colaboradores.
Ter fácil acesso a esses documentos é essencial para estar preparado em caso de fiscalização. Além disso, revisar horas extras e controlar faltas e atrasos são passos importantes, pois essas situações geram custos adicionais.
Investir em ferramentas tecnológicas de gestão de processos também pode otimizar o tempo dos colaboradores e do próprio gestor. Conhecer as rotinas da empresa e identificar gargalos de produtividade permite usar os recursos de maneira mais eficiente.
Com essas práticas, será possível reduzir os custos da folha de pagamento e elevar o nível do seu negócio. Para continuar aprimorando seus conhecimentos, baixe gratuitamente nosso ebook sobre gestão de RH para pequenas empresas.
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