eSocial: 8 dicas de ouro que vão mudar a forma como sua empresa enxerga o projeto

Data 20/04/2017

O eSocial, que faz parte da rotina dos empregadores domésticos desde 2015, também já está presente no dia a dia de muitas empresas, em especial dos departamentos de RH, uma das áreas mais impactadas. No entanto, o projeto, que entrou em vigor em 2018, já vem sofrendo alterações para sua simplificação.

Em 2019, a Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, a Secretaria Especial da Receita Federal e a Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital, divulgaram a Nota Conjunta SEPRT/RFB/SED Nº 1/2019, esclarecendo pontos sobre a simplificação do eSocial e a forma de envio das informações ao sistema.

Na nota, o governo ressalta que o eSocial já é uma realidade que passa por um processo de simplificação a fim de tornar a sua utilização mais intuitiva e amigável nas plataformas web destinadas ao uso pelo empregador doméstico e pelas pequenas empresas.

Quer saber mais sobre o tema? Para facilitar, listamos abaixo os principais pontos abordados:

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Vamos começar!

Quem é o dono do eSocial?

Dentre os pré-requisitos para que as entregas sejam bem-sucedidas, um deles é a definição do “dono” ou “patrocinador” do eSocial, também conhecido por “sponsor”. Essa figura é importante, pois é responsável por atribuir recursos, fazer a ligação entre as áreas envolvidas e ser o principal ponto de apoio com a alta gestão.

Com o eSocial, esse cenário não é diferente, e se ele movimenta toda a empresa, quem seria o melhor dono?

Primeiramente, vale ressaltar que o sponsor precisa mostrar a relevância do projeto para a presidência da companhia, deve conhecer bem os demais departamentos, ter potencial de argumentação e de encontrar recursos financeiros. É por isso que muitas companhias vêm apostando no RH.

O Santander é um exemplo bem-sucedido do envolvimento do RH no projeto. Na instituição financeira, que é cliente da LG lugar de gente desde 1998, a área de RH está à frente do eSocial desde 2013, como explica o Superintendente de RH, Manoel Jardim.

“No início, foi uma grande catarse: todo mundo reagindo ao que tinha que ser feito. A partir da análise do leiaute, identificamos os processos que seriam mais impactados e também fizemos uma avaliação dos dados. Assim, conseguimos colocar no ar uma nova versão do processo de admissão, o que garantiu dados atualizados de quem fosse admitido a partir daquela data. Também modificamos todo o processo de captura dos atestados médicos. Em paralelo, ainda alteramos a parte de atualização cadastral, assegurando que quem acessasse a página já atualizasse as informações pessoais conforme as necessidades do eSocial”, completa o superintendente do Santander.

Definindo o orçamento

O eSocial precisa ser um dos temas prioritários contemplados no orçamento da sua companhia. Mas muitas empresas não sabem como mensurar quanto será necessário investir para fazer todas as adequações.

Por isso, destacamos abaixo algumas perguntas que podem dar a dimensão do que será necessário para ficar em dia com o eSocial.

  • As informações exigidas pelo projeto estão automatizadas e os sistemas que gerenciam essas informações estão atualizados com a última versão do leiaute?
  • A empresa possui mais de um fornecedor envolvido nos processos ligados ao eSocial? Se sim, as integrações necessárias entre esses fornecedores já foram realizadas?
  • Será necessário contratar mais colaboradores para apoiar na adequação?
  • Os funcionários estão capacitados? Há necessidade de investir em treinamentos?
  • Sua empresa está com o certificado digital atualizado?

Alinhando escopo ao cronograma

Além de garantir que o eSocial estará contemplado no orçamento, também é necessário mapear as atividades que precisam ser realizadas para que os dados sejam entregues dentro do novo formato. Ou seja, definir o escopo do projeto na empresa, pois cada organização tem cultura e complexidade diferentes.

Por isso, é importante entender quais processos terão que ser revistos e quais departamentos deverão ser envolvidos nessa adequação. Para levantar esses dados, é preciso realizar as seguintes ações:

  • Mapear todas as informações exigidas nos leiautes do eSocial e quais departamentos são responsáveis por elas atualmente;
  • Identificar possíveis “gaps” e fazer um plano de ação para saná-los;
  • Estabelecer uma matriz de responsabilidade entre as áreas envolvidas;
  • Avaliar a aderência à legislação vigente e às convenções coletivas sobre cumprimento dos prazos legais, incidências das rubricas, exposição a vínculo de emprego, dentre outras medidas;
  • Identificar possíveis divergências na prestação de informações entre as diversas obrigações do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e o eSocial.

eSocial x folha de pagamento

eSocial folha de pagamento

Um dos subsistemas de RH mais afetado é a folha de pagamento, pois várias informações solicitadas pelo governo federal são retiradas de lá. Muitos dados que não eram obrigatórios agora passam a ser cobrados dentro do cronograma estabelecido pelo governo federal.

Caso sejam descumpridos, poderão gerar multa para a companhia. Podemos citar como exemplos dados referentes a dependentes, informações pessoais (grau de escolaridade, mudança de endereço e estado civil) e sobre estagiários.

Além disso, a partir de 2020, as empresas também precisarão emitir declarações referentes à saúde do trabalhador e às condições do ambiente de trabalho.

Vale reforçar que, como a entrega dessas informações é referente ao ano calendário anterior, o eSocial e essas obrigações acessórias terão que ser entregues paralelamente durante algum tempo.

Outra alteração que irá impactar a folha de pagamento é o prazo para envio dos eventos. As empresas, de forma geral, demoram muito para comunicar ao governo as modificações na folha de pagamento.

A admissão de um funcionário, por exemplo, era registrada até 40 dias após o início das atividades do colaborador. Já um acidente com necessidade de afastamento, levava até 30 dias. Com o eSocial, a admissão deve ser enviada até o final do dia que antecede o início da prestação do serviço.

No caso dos acidentes, o Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT) precisa ser encaminhado até o dia útil seguinte ao fato, mas em caso de morte o envio deve ser imediato.

Saúde e Segurança Ocupacional

Com o eSocial, o Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho (SESMT) passou a ser um dos pontos de maior preocupação das empresas com relação a entrega das obrigatoriedades.

A primeira mudança que o projeto vai exigir é uma nova postura do profissional que lida com Medicina e Segurança do Trabalho.

Já não é suficiente apenas fazer planos de ação para atenuar riscos mais visíveis, pois o eSocial também exige dados qualitativos e quantitativos, que demandam uma avaliação mais complexa.

Outro ponto que o eSocial irá impor às companhias é a necessidade de integração da área de SESMT com outros departamentos, dentre eles o RH.

Fique por dentro do tema lendo o artigo: “3 impactos do eSocial na área de SESMT”!

De olho nas multas

Uma das principais preocupações das empresas quanto ao eSocial é o que irá acontecer com aquelas companhias que não cumprirem os prazos e as novas exigências impostas pelo projeto.

O governo já sinalizou alguns impactos que essas organizações podem sofrer, como a impossibilidade de retirar a Certidão Negativa de Débito (CND), documento essencial para que as empresas consigam incentivos tributários, liberação de créditos e participação em licitações públicas.

Outra consequência da não adequação ao eSocial é o aumento do passivo trabalhista.

Caso a empresa deixe de enviar as informações no prazo certo, os trabalhadores podem ser impossibilitados de retirar benefícios como seguro-desemprego, auxílio-doença ou sacar o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), por exemplo. Esse tipo de transtorno pode levar o funcionário a acionar a Justiça do Trabalho.

Por fim, é essencial estar atento às penalidades que podem ser impostas ao empregador. Por exemplo, no caso da admissão, que teve o prazo de entrega alterado como mencionamos acima, a falta de registro do empregado sujeita a empresa à multa prevista no artigo 47 da CLT, que pode variar de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, dobrada por reincidência.

Conheça as demais multas no post: 9 multas que as empresas podem sofrer caso não se adequem ao eSocial

Como escolher os fornecedores de software?

Outro ponto fundamental no processo de adaptação ao eSocial, é o relacionamento com os fornecedores de software que dão suporte a parte de automatização do envio das informações ao ambiente digital do governo federal.

Afinal, é fundamental que os sistemas estejam integrados para não correr o risco de chegarem informações desencontradas no ambiente digital do governo federal.

A Diretora Executiva da Nith Treinamentos, Zenaide Carvalho, reforça que, embora o governo acene uma simplificação dos processos, esse começo será de muitos ajustes, por isso a necessidade de estreitar a relação com as empresas de soluções de tecnologia. Segundo ela, “Tudo é via web. Então, não é mais possível utilizar sistemas genéricos, por exemplo tabelas em excel, como muitas empregadoras ainda fazem”.

Clique aqui e confira a entrevista na íntegra!

“Esse período pré e pós-implantação será muito difícil, por isso as companhias vão precisar de toda ajuda possível”, destaca a especialista.

Neste ebook, nós listamos 11 dicas para escolher o melhor software de RH para sua empresa.

dicas software

Precisa de ajuda com eSocial?

A LG lugar de gente tem expertise necessária para ajudar sua companhia com o projeto. A empresa já investiu mais de 200 mil horas na atualização de suas soluções ao eSocial.

Também está envolvida com o projeto desde 2010, quando iniciou sua participação no Grupo Técnico que define, em conjunto com o governo, o leiaute do eSocial. Como acompanha de perto as exigências do projeto, vem adequando constantemente sua solução de folha, o Gen.te Recebe – Folha de Pagamento ao projeto.

Além disso, oferece o Gen.te Agrega – Autoatendimento e o Atualização eSocial, que apoiam a empresa durante o recenseamento. Dessa forma, os próprios colaboradores podem atualizar suas informações, de maneira que as empresas consigam sanear os dados necessários e mantê-los atualizados facilmente.

Também oferece a solução Gen.te Cuida – Medicina e Segurança do Trabalho que ajuda as empresas a identificar os agentes de riscos do local de trabalho e controlar os prazos de realização e entrega dos exames.

Vale destacar que a empresa já disponibiliza seu módulo de mensageria, que possibilita o gerenciamento e a transmissão das informações e movimentações de trabalhadores com e sem vínculo empregatício para o Ambiente Nacional do eSocial, inclusive com diversas validações de campos e informações. Além disso, a mensageria da LG também faz o armazenamento dos recibos gerados após o envio dos dados ao governo federal.

Quer saber mais sobre o assunto? Assista ao webinar “eSocial em produção: repercussão e perspectivas” realizado com José Maia, Auditor-Fiscal no Ministério do Trabalho que coordena o Grupo Especial de Trabalho do eSocial, e Sáttila Silva, Gerente de Planejamento da LG lugar de gente. Clique aqui para ter acesso ao conteúdo!

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