Sua companhia já está preparada para o eSocial? O projeto não para! As alterações promovidas pela reforma trabalhista (Lei nº 13.467), por exemplo, já foram incorporadas aos leiautes da versão 2.4, publicado por meio da resolução nº 11, no Diário Oficial da União (DOU) de 15/09. Apesar da data do início da obrigatoriedade se aproximar – os eventos de tabela já devem ser enviados a partir de janeiro de 2018, para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016 – muitas organizações ainda não fizeram ajustes em seus processos.
Um estudo da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon), realizado em julho de 2017 com 1.332 organizações, revelou que somente 4,4% das entrevistadas estão prontas para a operação do novo sistema. O levantamento também mostrou que 42% delas ainda não iniciaram a implantação, enquanto as demais estão começando a se adaptar (29%) ou em fase intermediária (23%).
Para falar sobre os resultados da pesquisa e a importância da adequação ao projeto, a LG lugar de gente conversou com Hélio Donin Júnior, Diretor de Educação e Cultura da Fenacon, responsável por conduzir o estudo.
Segundo o Diretor, o alto índice de empresas que ainda não iniciaram o processo de implantação do projeto é preocupante. “Culturalmente, as companhias deixam os ajustes de novas obrigações fiscais para a última hora, mas, no caso do eSocial, isso pode significar um grande problema. Isso porque o processo inicial de adequação, como o saneamento da base de dados dos funcionários, por exemplo, demanda mais tempo do que as organizações estão habituadas”, relata Donin.
De acordo com a Receita Federal, nos primeiros 30 dias de teste, somente 800 companhias se cadastraram na plataforma. O número representa 0,01% das 8 milhões de empresas, que empregam mais de 40 milhões de trabalhadores e que terão que fazer o cadastro no sistema, cuja utilização será obrigatória a partir de janeiro de 2018, para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016, de acordo com o faseamento realizado pelo governo.
Desafios da adequação
O Diretor de Educação e Cultura da Fenacon, relata que a pesquisa mostrou alguns desafios enfrentados pelas empresas para de adaptarem ao eSocial. “A mudança cultural do empresariado e os ajustes das operações no RH são os principais. Somente com um bom planejamento as organizações poderão transformar os hábitos que não são aderentes ao projeto e fazer as modificações necessárias em seus processos”, afirma Donin.
Para Hélio, as empresas precisam se organizar o quanto antes. “É preciso mapear eventuais dificuldades e problemas nas companhias e corrigir antes da obrigatoriedade do eSocial”. Sobre a participação no ambiente de testes, ele afirma que as organizações devem aproveitar o momento para fazer validações operacionais e de dados. “Sem dúvidas, essa verificação contribui com o processo de adaptação”, destaca.
Apesar de ter aprovado a versão 2.4 dos leiautes do eSocial, os testes estão sendo realizados na versão 2.3, desde o último dia 10 de outubro. Com isso, os eventos já enviados pelas empresas desde a liberação do ambiente de produção restrita, em 1º de agosto, foram excluídos da base de dados e deverão ser reenviados, utilizando-se a nova versão de teste.
Qual o papel do RH?
Para o Diretor, a área de gestão de pessoas é responsável pelo projeto dentro das empresas. “Ela deve planejar e organizar o processo de implantação e envio de dados pela plataforma, definindo as competências de cada setor interno. Além disso, também deve gerenciar as informações geradas nos outros departamentos, para a correta consolidação e transmissão”, ressalta.
Hélio afirma que nesse momento é essencial que as companhias analisem seus parceiros de tecnologia para gestão de pessoas. “Muitas empresas de software, principalmente as pequenas, estão abandonando seus módulos de gestão de funcionários, por não conseguirem se adequar ao eSocial. O projeto é baseado em tecnologia, por isso, é fundamental contar com o apoio de um sistema preparado para a transmissão. O RH deve analisar com seu fornecedor se ele já realizou as adequações necessárias e o que os profissionais da área precisarão fazer para a operar o sistema”, destaca.
Desde 2010, a LG lugar de gente participa ativamente do grupo de empresas piloto que define, em conjunto com o governo, os leiautes do eSocial. Também foi a primeira fornecedora de software a testar a plataforma. Clique aqui e saiba mais!
Para o Diretor da Fenacon, o eSocial trará benefícios para as empresas. “Em médio e longo prazo, as operações relacionadas a funcionários ficarão mais ágeis e organizadas, gerando redução de custos operacionais e de manipulação e guarda de documentos”, comenta.
Hélio finaliza retomando a importância de as empresas se prepararem o quanto antes. “Por fim, relembro que é fundamental um planejamento eficiente de implantação do eSocial, sob pena de termos problemas e multas quando o projeto entrar em vigor, por não conseguirmos iniciar com a carga de dados necessária para o correto envio das informações”, conclui.
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