Organizador de tarefas: A checklist para executivos sempre ocupados

Data 02/03/2015

Cada pessoa se organiza de um jeito e precisa descobrir qual é o melhor método para si e segui-lo com disciplina. Se você ainda não conhece o seu, este texto vai te mostrar sete princípios universais de organização, seguidos inclusive por sistemas de inteligência artificial, como um software organizador de tarefas. 

1. O dia só termina com planejamento e organização

Se você começar seu dia com um plano em mãos e uma mesa em ordem, é capaz de fazer tudo o que precisa e que você não acreditou que coubesse em um dia. Todas as manhãs, analise e revise sua lista de tarefas. No fim do dia, deixe sua mesa organizada de novo e liste suas tarefas para o dia seguinte. É só isso. Não tem por que você não adotar esse costume a partir de hoje, né?

2. Uma tarefa de cada vez

Ser multitarefa é uma ilusão, mas seduz. A vontade de fazer tudo de uma vez é tentadora, eu sei, mas de acordo com a Universidade de Utah, só 2,5% das pessoas conseguem de fato realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Por isso, é bem mais garantido fazer benfeito uma de cada vez e você terá feito várias ao fim do dia. Além disso, se a próxima tarefa te custa 2h e você tem uma reunião daqui a meia hora, não é a melhor opção para assumir agora. Uma ótima ideia é quebrar grandes tarefas em etapas, tudo por escrito, tanto para te dar noção do que é necessário e você havia esquecido, quanto para te fazer sentir mais satisfeito(a) perante uma longa lista de entregas.

3. Separe

Um dos princípios mais famosos da organização de tarefas consiste em separá-las e resolvê-las da seguinte maneira: 1) urgente e importante – comece por elas; 2) importante, mas pendente – dê atenção a elas até o fim da semana; 3) urgente, mas não tão importante – delegue; 4) distrações, como checar redes sociais e bater papo – em vez de eliminá-las, o mais inteligente a se fazer é adotá-las como recompensa por um dia produtivo – especialmente se você seguir todos os princípios desta lista.

4. Agrupe

O tempo que você leva para procurar arquivos no seu computador ou no caderno poderia ser usado para organizar em pastas o que você precisa com certa recorrência. Você pode fazer da mesma forma com os tipos de tarefa em que você trabalha. Pesquisa, ligações, e-mails e gerar relatórios, por exemplo, são tipos de tarefas que podem ser feitas com mais rapidez se agrupados. Com um organizador de tarefas, você ainda pode ir além e descobrir que tipo de tarefa mais toma seu tempo.

5. Tudo tem limite, especialmente reuniões

A chave para uma reunião eficiente e breve, segundo Mary Sigmann, consultora da Organize Coach, é a preparação. Ela aconselha que você comunique três coisas a todos os participantes, que deveriam, inclusive, ser em pouca quantidade: 1) quais assuntos serão abordados, 2) que informações você espera ouvir de cada um e 3) quanto tempo vai durar a reunião. Uma forma inteligente de garantir que saia tudo conforme planejado é compartilhar a pauta online com os participantes para que eles escrevam com antecedência do que precisam falar. E o que surgir de novidade não deverá ser prioridade.

6. Uma bolha no seu dia

As pessoas são mais compreensivas do que você pensa. Sempre que novas demandas pularem na sua mesa, tenha em mente que você pode oferecer uma entre várias soluções: indicar outro responsável para tarefa, executá-la você mesmo(a), pedir um prazo maior e até mesmo recusar-se. Para pensar no que fazer, informe a todos com quem trabalha que não estará disponível para durante um determinado período do seu dia. E, claro, você pode usar essa bolha de isolamento também para recuperar o atraso em alguma tarefa.

7. E-mails: como lidar?

A última dica vai te surpreender. Responder e-mails e limpar a caixa de entrada provavelmente é uma das tarefas que você menos quer fazer e por isso mesmo merece uma das soluções mais definitivas. Em 2012, a consultoria McKinsey chegou à conclusão de que adotar ferramentas de tecnologia que facilitam a interação social no lugar do e-mail pode aumentar a produtividade de uma empresa em mais de 30%.

Esta notícia foi publicada no blog Runrun.it, em 25/02/2015

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